Số dư đầu kỳ trên phần mềm Sapo Accounting - HKD

Màn hình Số dư đầu kỳ giúp bạn khai báo và quản lý toàn bộ các thông tin số dư ban đầu về quỹ, tồn kho, công nợ và tài sản, giúp hệ thống theo dõi và hạch toán chính xác dữ liệu tài chính theo thời gian thực.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn là tài khoản chủ cửa hàng hoặc đã được phân quyền Số dư đầu kỳ trên Sapo Accounting - Hộ kinh doanh.
Đã tạo danh mục Hàng hóa, dịch vụ và danh mục Kho hàng trước khi nhập tồn kho (Tham khảo thêm bài viết Thêm mới hàng hóa dịch vụ trên Sapo Accounting - Hộ kinh doanh).
Đã khởi tạo thông tin Nhân viên, Khách hàng, Nhà cung cấp tại menu Danh mục > Đối tượng trước khi nhập công nợ.

1. Khai báo tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi

Tại thanh menu bên trái, bạn chọn Số dư đầu kỳ > chọn tab Tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi.

Nhập trực tiếp số dư tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng vào ô tương ứng.
Dữ liệu sẽ được lưu và cập nhật trực tiếp theo thời gian thực.

2. Cập nhật tồn kho hàng hóa

Tại màn hình Số dư đầu kỳ, bạn nhấp chọn tab Tồn kho hàng hóa. Bạn có thể cập nhật số dư bằng 2 phương thức:

Nhập thủ công: Sửa trực tiếp thông tin trên danh sách.
Nhập file excel: Chọn nút Nhập file trên thanh menu đầu trang > Nhấp tải File mẫu. Bạn tiến hành nhập dữ liệu vào file (có thể chọn tạo mới, cập nhật hoặc ghi đè) rồi tải file lên hệ thống.

Bảng trường thông tin bắt buộc khi nhập file tồn kho

Trường thông tin	Mô tả chi tiết & Ràng buộc dữ liệu
Mã hàng hóa/SKU	SKU phải tồn tại trong danh mục HH, DV trên phần mềm. Không dùng SKU của sản phẩm dạng “Dịch vụ”.
Mã kho hàng	Mã kho hàng phải tồn tại trong danh mục Kho hàng (xem thông tin tại sheet data_khohang).
Số lượng	Nhập số lớn hơn 0 (Tối đa 15 chữ số nguyên và 2 chữ số thập phân).
Giá trị tồn	Nhập số lớn hơn hoặc bằng 0 (Nếu không có giá trị thì nhập 0. Tối đa 15 chữ số nguyên và 2 chữ số thập phân).

Lưu ý:

Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực.
Ví dụ: Bạn tạo chứng từ bán 2 cái áo trước khi khai báo tồn đầu kỳ, hệ thống sẽ ghi nhận tồn là -2. Sau khi nhập tồn đầu kỳ là 10, hệ thống sẽ tự động tính lại tồn cuối kỳ là 8.

3. Cập nhật công nợ Khách hàng và Nhà cung cấp

Tại màn hình Số dư đầu kỳ, nhấp chọn tab Công nợ khách hàng hoặc Công nợ nhà cung cấp.

Thực hiện nhập thủ công hoặc bấm Nhập file (Sử dụng file mẫu từ hệ thống để tạo mới, cập nhật hoặc ghi đè dữ liệu).

Bảng trường thông tin bắt buộc khi nhập file công nợ

Trường thông tin	Mô tả chi tiết & Ràng buộc dữ liệu
Mã khách hàng/ Nhà cung cấp	Mã đối tượng phải tồn tại trong danh mục Đối tượng. Nếu có nhiều hóa đơn, nhập lặp lại mã đối tượng trên từng dòng.
Số còn phải thu	Không nhập số thập phân, số âm. Giá trị hóa đơn (nếu có) không được nhỏ hơn Số còn phải thu.
Số thu trước	Không nhập số thập phân, số âm. Trên cùng 1 dòng, không được nhập đồng thời cả Số còn phải thu và Số thu trước đều lớn hơn 0.

4. Khai báo công nợ tạm ứng nhân viên

Tại màn hình Số dư đầu kỳ, nhấp chọn tab Tạm ứng nhân viên.

Tìm kiếm nhân viên cần hạch toán.
Nhập thủ công số tiền tạm ứng trực tiếp trên danh sách.

5. Khai báo các số dư khác (Tài sản cố định,...)

Nhấp chọn tab Khác tại màn hình Số dư đầu kỳ.

Nhập trực tiếp các thông tin số dư đầu kỳ cho các đối tượng khác như Tài sản cố định vào các ô tương ứng.
Hệ thống sẽ tự động lưu lại thông tin vừa nhập.

Trợ lý Sapo