Quản lý danh sách phiếu thu trên phần mềm Sapo Accounting

Màn hình Danh sách phiếu thu là nơi giúp bạn quản lý tập trung tất cả các chứng từ ghi nhận việc thu tiền vào quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng (tiền gửi) của hộ kinh doanh. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng xem, tìm kiếm, lọc và thực hiện các thao tác quản lý phiếu thu một cách thuận tiện và hiệu quả.

1. Danh sách phiếu thu tiền mặt

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu thu tiền mặt

1. Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền mặt.
2. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Phiếu thu trong menu con.
3. Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu thu theo tab Tiền mặt.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách phiếu thu tiền mặt

1. Tổng quan về số dư quỹ tiền mặt

Thông tin về số dư tiền nằm ở phía trên cùng màn hình, là nơi cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về tình hình tài chính của quỹ tiền mặt trên sổ sách:

• Tổng số dư tiền mặt: Thể hiện tổng số tiền hiện có trong quỹ tiền mặt của bạn.
• Số liệu tính đến: Thể hiện thời điểm hệ thống cập nhật số liệu tổng quan.

2. Bảng dữ liệu danh sách phiếu thu

• Bảng dữ liệu danh sách phiếu thu là khu vực làm việc chính, hiển thị chi tiết tất cả các chứng từ thu tiền mặt đã được ghi nhận trên phần mềm.
  
• Ngay dưới tiêu đề "Danh sách phiếu thu", hệ thống mặc định lọc và hiển thị dữ liệu theo "Năm nay".
• Danh sách sẽ liệt kê tất cả các phiếu thu tiền mặt phát sinh trong "Năm nay". Dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian (từ ngày hạch toán mới nhất) và theo các trường hiển thị mặc định.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý phiếu thu.

1. Tùy chọn trường hiển thị

• Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Số chứng từ").
• Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:
  • Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách (ví dụ: Ghi sổ, Số tiền, Diễn giải, Đối tượng,...).
  • Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
• Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin hiển thị:

2. Tìm kiếm phiếu thu

• Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, đối tượng, mã đối tượng, hoặc diễn giải để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Để tìm kiếm chính xác theo nhiều điều kiện, bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (góc trên bên phải bảng dữ liệu). Thanh sidebar bên phải sẽ xuất hiện các tiêu chí lọc:

• Loại chứng từ: Tích chọn các loại phiếu thu cần xem (Phiếu thu tiền mặt khách hàng, Phiếu thu tiền mặt khác, Phiếu thu tiền trả thừa từ nhà cung cấp, Phiếu thu hoàn ứng nhân viên, Phiếu thu từ kiểm kê).

• Trạng thái ghi sổ: Chọn lọc theo trạng thái Chưa ghi sổ hoặc Ghi sổ.

• Lý do thanh toán: Tích chọn lý do chi tiết (Thu tiền khách hàng, Thu tiền khách hàng (không theo hóa đơn), Thu tiền trả thừa từ nhà cung cấp, Thu hoàn ứng nhân viên, Thu khác).

• Ngày hạch toán / Ngày chứng từ: Chọn khoảng thời gian theo các tab Gần đây, Theo tháng, Theo quý hoặc Tùy chọn khoảng ngày.

Sau khi chọn xong điều kiện, bạn nhấp nút Lọc để áp dụng hoặc nhấp Xoá hết bộ lọc để quay về trạng thái mặc định.

4. Thêm phiếu thu

• Để thêm một phiếu thu mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu thu (nút màu xanh ở góc trên bên phải màn hình).
• Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách Thêm mới phiếu thu tại đây.

5. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng phiếu thu trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

• Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin phiếu thu (Chỉ sửa phiếu thu chưa ghi sổ). Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách Sửa phiếu thu tại đây.
• Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để mở rộng menu:
  • Ghi sổ / Bỏ ghi: Tùy vào trạng thái của phiếu, bạn có thể nhấp để Ghi sổ (nếu phiếu chưa ghi sổ) hoặc Bỏ ghi (nếu phiếu đã ghi sổ).
  • Nhân bản: Tạo một bản sao phiếu thu mới với các thông tin tương tự để bạn chỉnh sửa.
  • Xóa: Xóa phiếu thu khỏi hệ thống (Chỉ xóa phiếu thu chưa ghi sổ). Bạn có thể xem hướng dẫn Xoá phiếu thu tại đây.

6. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số phiếu thu tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 20 trên tổng 50).
• Hiển thị: Để thay đổi số lượng phiếu thu hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (nằm ở góc dưới bên phải, mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
• Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.

2. Danh sách phiếu thu tiền gửi

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu thu tiền gửi

1. Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền gửi.
2. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Phiếu thu trong menu con.
3. Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu thu theo Tiền gửi.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

1. Tổng quan về số dư quỹ tiền gửi

Thông tin về số dư tiền nằm ở phía trên cùng màn hình, là nơi cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về tình hình tài chính của quỹ tiền gửi trên sổ sách:

• Tổng số dư tiền gửi: Thể hiện tổng số tiền hiện có trong quỹ tiền mặt của bạn.
• Số liệu tính đến: Thể hiện thời điểm hệ thống cập nhật số liệu tổng quan.

2. Bảng dữ liệu danh sách phiếu thu

• Bảng dữ liệu danh sách phiếu thu là khu vực làm việc chính, hiển thị chi tiết tất cả các chứng từ thu tiền mặt đã được ghi nhận trên phần mềm.
  
• Ngay dưới tiêu đề "Danh sách phiếu thu", hệ thống mặc định lọc và hiển thị dữ liệu theo "Năm nay".
• Danh sách sẽ liệt kê tất cả các phiếu thu tiền mặt phát sinh trong "Năm nay". Dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian (từ ngày hạch toán mới nhất) và theo các trường hiển thị mặc định.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý phiếu thu.

1. Tùy chọn trường hiển thị

• Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Số chứng từ").
• Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:
  • Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách (ví dụ: Ghi sổ, Số tiền, Diễn giải, Đối tượng,...).
  • Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
• Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin hiển thị:

2. Tìm kiếm phiếu thu

• Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, đối tượng, mã đối tượng, hoặc diễn giải để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Để tìm kiếm chính xác theo nhiều điều kiện, bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (góc trên bên phải bảng dữ liệu). Thanh sidebar bên phải sẽ xuất hiện các tiêu chí lọc:

• Loại chứng từ: Tích chọn các loại phiếu thu cần xem (Thu tiền gửi từ khách hàng, Thu tiền gửi khác, Thu tiền trả thừa từ nhà cung cấp, Thu hoàn ứng nhân viên, Thu tiền gửi từ sao kê).

• Trạng thái ghi sổ: Chọn lọc theo trạng thái Chưa ghi sổ hoặc Ghi sổ.

• Lý do thanh toán: Tích chọn lý do chi tiết (Thu tiền khách hàng, Thu tiền khách hàng (không theo hóa đơn), Thu tiền trả thừa từ nhà cung cấp, Thu hoàn ứng nhân viên, Thu khác).

• Ngày hạch toán / Ngày chứng từ: Chọn khoảng thời gian theo các tab Gần đây, Theo tháng, Theo quý hoặc Tùy chọn khoảng ngày.

Sau khi chọn xong điều kiện, bạn nhấp nút Lọc để áp dụng hoặc nhấp Xoá hết bộ lọc để quay về trạng thái mặc định.

4. Thêm phiếu thu

• Để thêm một phiếu thu mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu thu (nút màu xanh ở góc trên bên phải màn hình).
• Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách Thêm mới phiếu thu tại đây.

5. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng phiếu thu trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

• Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin phiếu thu (Chỉ sửa phiếu thu chưa ghi sổ). Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách Sửa phiếu thu tại đây.
• Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để mở rộng menu:
  • Ghi sổ / Bỏ ghi: Tùy vào trạng thái của phiếu, bạn có thể nhấp để Ghi sổ (nếu phiếu chưa ghi sổ) hoặc Bỏ ghi (nếu phiếu đã ghi sổ).
  • Nhân bản: Tạo một bản sao phiếu thu mới với các thông tin tương tự để bạn chỉnh sửa.
  • Xóa: Xóa phiếu thu khỏi hệ thống (Chỉ xóa phiếu thu chưa ghi sổ). Bạn có thể xem hướng dẫn Xoá phiếu thu tại đây.

6. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số phiếu thu tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 20 trên tổng 50).
• Hiển thị: Để thay đổi số lượng phiếu thu hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (nằm ở góc dưới bên phải, mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
• Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.