Quản lý danh sách nhóm khách hàng, nhà cung cấp trên phần mềm Sapo Accounting

Trang Danh sách nhóm khách hàng, nhà cung cấp cho phép bạn quản lý toàn bộ thông tin nhóm khách hàng, nhà cung cấp của hộ kinh doanh một cách tập trung. Tại đây, bạn có thể dễ dàng xem, tìm kiếm, lọc dữ liệu và thực hiện các thao tác hàng loạt trên danh sách nhóm khách hàng, nhà cung cấp.

Điều kiện tiên quyết

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Nhóm khách hàng, nhà cung cấp. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm nhóm khách hàng, nhà cung cấp trên phần mềm. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn thêm mới nhóm khách hàng, nhà cung cấp tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách nhóm khách hàng, nhà cung cấp

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Danh mục. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Đối tượng trong menu con.
Tại màn hình Danh mục > Đối tượng vừa hiển thị, bạn nhấp chọn tab Nhóm khách hàng, nhà cung cấp trên thanh menu đầu trang.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách nhóm khách hàng, nhà cung cấp.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

1. Xem danh sách tổng quan

Bảng dữ liệu danh sách nhóm khách hàng, nhà cung cấp sẽ hiển thị những trường thông tin mặc định và không thể thao tác tùy chỉnh danh sách.

Giải thích các trường thông tin:

Trường thông tin	Mô tả
Mã nhóm khách hàng, nhà cung cấp	Mã định danh duy nhất của nhóm khách hàng, nhà cung cấp trong hệ thống.
Tên nhóm khách hàng, nhà cung cấp	Tên đầy đủ của nhóm khách hàng, nhà cung cấp
Trạng thái	Trạng thái nhóm khách hàng, nhà cung cấp Đang hoạt động/ Ngừng hoạt động.
Chức năng	Thao tác Sửa hoặc Nhân bản

2. Xem danh sách chi tiết

Để xem được toàn bộ nhóm khách hàng, nhà cung cấp con, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên (>) ở bên trái dòng Mã nhóm khách hàng, nhà cung cấp.
Các nhóm khách hàng, nhà cung cấp con sẽ được hiển thị bên dưới nhóm khách hàng, nhà cung cấp cha và trình bày theo các trường thông tin tương ứng.
Các nhóm khách hàng, nhà cung cấp sẽ được gắn tag phân loại theo từng cấp:
- C1 (màu xanh lam): Nhóm khách hàng, nhà cung cấp cha
- C2 (màu xanh lá): Nhóm khách hàng, nhà cung cấp con cấp 1
- C3 (màu hồng): Nhóm khách hàng, nhà cung cấp con cấp 2
- C4 (màu cam): Nhóm khách hàng, nhà cung cấp con cấp 3
- C5 (màu vàng): Nhóm khách hàng, nhà cung cấp con cấp 4

Lưu ý:

Các nhóm khách hàng, nhà cung cấp sẽ được phân loại tối đa thành 5 cấp.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý nhóm khách hàng, nhà cung cấp.

1. Tìm kiếm nhóm khách hàng, nhà cung cấp

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là tên, mã nhóm khách hàng, nhà cung cấp để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc theo trạng thái

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái (bên cạnh thanh tìm kiếm) và chọn:
- Đang hoạt động: Lọc các nhóm khách hàng, nhà cung cấp đang còn sử dụng.
- Ngừng hoạt động: Lọc các nhóm khách hàng, nhà cung cấp đã ngừng sử dụng.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả nhóm khách hàng, nhà cung cấp".

3. Thêm nhóm khách hàng, nhà cung cấp

Để thêm một nhóm khách hàng, nhà cung cấp mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm nhóm khách hàng, nhà cung cấp (ở góc trên bên phải màn hình).
Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết về cách Thêm mới nhóm khách hàng, nhà cung cấp tại đây.

4. Thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều nhóm khách hàng, nhà cung cấp trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả nhóm khách hàng, nhà cung cấp đang hiển thị trên trang.

Bạn có thể thực hiện các hành động sau:

Hoạt động:

Nhấp vào nút Hoạt động để chuyển trạng thái các nhóm khách hàng, nhà cung cấp đã chọn (thường là từ "Ngừng hoạt động") sang "Đang hoạt động".
Hệ thống hiển thị pop-up Xác nhận cho hoạt động trở lại.
Nội dung thông báo: "Bạn sắp cho hoạt động trở lại [số] nhóm đã chọn. Toàn bộ nhóm khách hàng và nhà cung cấp con trong các nhóm này cũng sẽ được kích hoạt lại. Bạn có muốn tiếp tục không?"
Nhấp Xác nhận để hoàn tất.

Ngừng hoạt động:

Nhấp vào nút Ngừng hoạt động để chuyển trạng thái các nhóm khách hàng, nhà cung cấp đã chọn sang "Ngừng hoạt động".
Hệ thống hiển thị pop-up Xác nhận ngừng hoạt động nhóm.
Nội dung thông báo: "Bạn sắp ngừng hoạt động [số] nhóm đã chọn. Lưu ý: Toàn bộ nhóm khách hàng và nhà cung cấp con trong các nhóm này cũng sẽ bị ngừng hoạt động theo."
Nhấp Xác nhận để hoàn tất.

5. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng nhóm khách hàng, nhà cung cấp trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin nhóm khách hàng, nhà cung cấp. Bạn có thể xem hướng dẫn Sửa thông tin nhóm khách hàng, nhà cung cấp chi tiết tại đây.
Nhân bản: Tạo một bản sao nhóm khách hàng, nhà cung cấp mới với các thông tin tương tự để bạn chỉnh sửa.

6. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số nhóm khách hàng, nhà cung cấp tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 17 trên tổng 17).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng nhóm khách hàng, nhà cung cấp hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.