Sửa, ghi sổ, bỏ ghi sổ và xóa chứng từ Hạch toán chi phí khác trên Sapo Accounting - HKD

Bài viết này hướng dẫn bạn sửa, ghi sổ, bỏ ghi sổ và xóa chứng từ Hạch toán chi phí khác, kể cả thao tác hàng loạt, để chủ động quản lý bút toán phân bổ CPTT/CCDC trên phần mềm Sapo Accounting - HKD.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Tổng hợp > Chứng từ nghiệp vụ khác.
Với thao tác Ghi sổ và Bỏ ghi sổ, Ngày hạch toán của chứng từ không nằm trong kỳ đã khóa sổ.

Trên trang quản trị, truy cập menu Tổng hợp > Nghiệp vụ khác.
Ở tab Nghiệp vụ khác, màn hình Danh sách Chứng từ nghiệp vụ khác, bạn có thể lọc hoặc tìm kiếm chứng từ cần điều chỉnh và cập nhật.

Sửa chứng từ

Tại màn hình Danh sách, nhấn vào Số chứng từ để xem chi tiết (chỉ đọc). Hoặc mở menu thao tác (biểu tượng ba chấm ở cuối dòng chứng từ) và chọn Sửa. Lựa chọn Sửa chỉ hiện khi chứng từ chưa ghi sổ.
Màn hình Sửa có bố cục giống lúc thêm mới. Bạn sửa được thông tin chứng từ, thêm/sửa/xóa dòng chi tiết và thêm/xóa tệp đính kèm.
Nhấn Cập nhật để lưu lại.

Cảnh báo

Nếu bạn đổi Nghiệp vụ sang loại khác (ví dụ "Hạch toán chi phí lương" hoặc "Thuế sàn TMĐT khấu trừ"), hệ thống cảnh báo và xóa toàn bộ dòng chi tiết đã nhập, rồi chuyển sang bố cục của Nghiệp vụ mới. Nguyên nhân là cấu trúc dòng của "Hạch toán chi phí khác" (Khoản mục phí tự chọn) khác hẳn các Nghiệp vụ còn lại.
Tệp đính kèm vẫn được giữ nguyên.

Lưu ý:

Chứng từ đã ghi sổ không sửa trực tiếp được. Bạn phải Bỏ ghi sổ trước.

Ghi sổ chứng từ

Ở màn hình Danh sách hoặc màn hình Xem chi tiết, nhấn Ghi sổ. Nút này chỉ hiện khi chứng từ chưa ghi sổ.
Hệ thống sinh bút toán Nợ TK 642 / Có TK 242 cho từng dòng, giữ nguyên Khoản mục phí đã chọn lúc lập hoặc sửa chứng từ.

Lưu ý:

Nếu Ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa sổ, bạn không ghi sổ được. Hệ thống báo “Kỳ kế toán đã khóa sổ”.

Bỏ ghi sổ chứng từ

Ở màn hình Danh sách hoặc màn hình Xem chi tiết, nhấn Bỏ ghi sổ. Nút này chỉ hiện khi chứng từ đã ghi sổ.
Xác nhận trên popup cảnh báo.
Hệ thống hủy toàn bộ bút toán đã sinh và hoàn tác ảnh hưởng lên sổ sách. Chứng từ quay về trạng thái Chưa ghi sổ, bạn sửa hoặc xóa được bình thường.

Lưu ý:

Nếu Ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa sổ, bạn không bỏ ghi sổ được.

Xóa chứng từ

Trên màn hình Danh sách hoặc màn hình Xem chi tiết, nhấn Xóa.
Xác nhận trên popup cảnh báo.

Cảnh báo

Hành động xóa không thể hoàn tác. Hệ thống xóa luôn cả dòng chi tiết và tệp đính kèm của chứng từ.
Bạn chỉ xóa được khi chứng từ chưa ghi sổ. Chứng từ đã ghi sổ phải Bỏ ghi sổ trước.

Thao tác hàng loạt

Tích chọn nhiều chứng từ trên Danh sách. Lựa chọn được giữ nguyên khi bạn đổi trang hoặc đổi bộ lọc.
Thanh công cụ hiển thị số chứng từ đã chọn (ví dụ "Đã chọn 1 chứng từ") cùng các thao tác Ghi sổ, Bỏ ghi và Xóa. Bạn chọn thao tác cần dùng.
Mỗi chứng từ được xử lý độc lập theo đúng điều kiện ở các mục Ghi sổ, Bỏ ghi sổ và Xóa ở trên. Chứng từ không đủ điều kiện (ví dụ đã ghi sổ mà chọn Ghi sổ) bị bỏ qua, không làm hỏng cả lô.
Kết thúc, hệ thống hiển thị popup tổng kết số chứng từ xử lý thành công và số chứng từ bị bỏ qua kèm lý do.

Trợ lý Sapo