Thêm mới phiếu chi trả tiền nhà cung cấp trên Sapo Accounting

Chức năng “Trả tiền nhà cung cấp” giúp ghi nhận các khoản thanh toán tiền hàng hoặc thanh toán công nợ theo từng chứng từ mua hàng cho nhà cung cấp. Bạn có thể quản lý các khoản chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi để theo dõi công nợ với nhà cung cấp và đảm bảo tính chính xác của quỹ tiền và sổ sách kế toán.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Nghiệp vụ > Phiếu chi.
Tài khoản của người dùng cần được cấp quyền với các chứng từ tham chiếu. Bạn có thể xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã khai báo tài khoản ngân hàng (đối với phương thức thanh toán tiền gửi). Bạn có thể xem hướng dẫn Thêm tài khoản ngân hàng tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới phiếu chi

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền mặt - Tiền gửi. Bạn nhấp chọn mục Phiếu chi trong menu con. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu chi.
Nhấn nút + Thêm phiếu chi màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách Phiếu chi, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm phiếu chi.

Bước 2: Khai báo thông tin

1. Lựa chọn phương thức và Lý do thanh toán

Phương thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi tùy theo hình thức thanh toán.
Lý do thanh toán: Chọn Trả tiền nhà cung cấp.

2. Khai báo Thông tin chung

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Nhà cung cấp (Mặc định và không thể tùy chỉnh)
Mã nhà cung cấp*	Tìm kiếm và chọn Mã nhà cung cấp đã khai báo hoặc chọn (+) Thêm mới để thêm nhanh nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp	Sau khi chọn Mã nhà cung cấp, phần mềm sẽ tự động điền Tên nhà cung cấp
Số tài khoản đi* (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của bạn
Số tài khoản đến (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của nhà cung cấp
Nội dung thanh toán	Nội dung thanh toán tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Trả tiền nhà cung cấp cho” + “Tên nhà cung cấp” (Có thể tùy chỉnh)
Ngày hạch toán*	Nhập ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
Ngày chứng từ*	Nhập ngày chứng từ
Số chứng từ*	Phần mềm sẽ tự sinh số chứng từ

Lưu ý:

Những trường thông tin có dấu * đỏ là những trường thông tin bắt buộc điền.
Tính năng thêm nhanh đối tượng sẽ không cung cấp đầy đủ trường thông tin khai báo. Sau khi thêm nhanh đối tượng, bạn cần bổ sung thêm thông tin đối tượng trong phân hệ Danh mục.
Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán. Nếu nhập ngày bằng hoặc trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ báo lỗi.
Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ.

3. Khai báo Chi tiết thanh toán

Tại cột Số chứng từ, chọn Chứng từ tham chiếu.
Chọn chứng từ mua hàng (hóa đơn) mà bạn cần thanh toán.
Diễn giải: Diễn giải tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Trả tiền nhà cung cấp cho” + “Tên nhà cung cấp” và có thể chỉnh sửa.
Tại cột Số tiền trả, nhập Số tiền trả. Khi chọn chứng từ, phần mềm tự động điền Số tiền trả bằng Số tiền còn phải trả trên chứng từ tham chiếu. Hoặc bạn có thể nhập thủ công số tiền theo chứng từ tham chiếu, trong trường hợp bạn thanh toán 1 phần.
Tại cột Khoản mục phí, chọn phân loại Khoản mục phí cho chứng từ. Khi chọn lí do thanh toán, phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPMH - Chi phí mua hàng". Hoặc bạn có thể chọn Khoản mục phí theo mục đích quản lý.

Các thao tác sau khi đã thêm chứng từ tham chiếu:

Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm các chứng từ tham chiếu khác.
Xoá dòng: Nút X ở cột bên phải danh sách mỗi dòng chứng từ tham chiếu để xoá số tiền trả đã nhập.
Xoá tất cả: Chỉ hiển thị khi có ít nhất 2 chứng từ tham chiếu (bên dưới danh sách) để xoá tất cả số tiền trả bạn nhập liệu ở trên.

Bước 3: Hoàn tất phiếu chi

Kiểm tra lại thông tin phiếu chi đã khai báo và tổng tiền thanh toán.

Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu chi thành công”.
Chọn Lưu & thêm: Lưu thông tin phiếu chi vừa nhập và tiếp tục thêm phiếu chi mới.
Chọn Hủy: Hủy phiếu chi và quay lại màn hình danh sách.

Lưu ý:

Sau khi Lưu thông tin, phiếu chi đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện ghi sổ để hạch toán và ghi nhận số tiền trả trên báo cáo.