Xem quy tắc đánh số chứng từ trên Sapo Accounting - HKD

Quy tắc đánh số chứng từ là nơi cho phép người dùng kiểm tra và tra cứu toàn bộ cấu trúc mã định danh tự động áp dụng cho các loại chứng từ và danh mục phát sinh trên hệ thống. Tính năng này giúp hộ kinh doanh nắm rõ định dạng tiền tố, tổng số ký tự của từng nhóm dữ liệu (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, khách hàng, hàng hóa...), đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và thuận tiện trong việc đối chiếu sổ sách kế toán.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền truy cập vào phân hệ Cấu hình trên phần mềm Sapo Accounting - HKD. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập trang quản trị

Trên thanh menu điều hướng bên trái trang quản trị, bạn nhấp chọn phân hệ Cấu hình (biểu tượng bánh răng ở góc dưới cùng bên trái).
Tại danh mục cấu hình vừa mở ra, bạn tìm và chọn mục Quy tắc đánh số chứng từ. Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến giao diện bảng danh sách quy tắc.

Bước 2: Xem danh sách quy tắc hệ thống

Hệ thống hiển thị bảng dữ liệu trực quan chứa toàn bộ thông tin cấu trúc mã của tất cả loại chứng từ và danh mục trên phần mềm. Bạn có thể theo dõi chi tiết cấu hình mặc định của hệ thống theo bảng quy chuẩn dưới đây:

Loại chứng từ, danh mục	Tiền tố	Tổng ký tự phần số	Hiển thị
Phiếu thu	PT	6	PT000001
Phiếu chi	PC	6	PC000001
Kiểm kê quỹ	KKQ	6	KKQ000001
Thu tiền gửi	BCk	6	BCk000001
Ủy nhiệm chi	BNk	6	BNk000001
Chuyển tiền nội bộ	CTNB	6	CTNB000001
Đơn mua hàng	DMH	6	DMH000001
Chứng từ mua hàng	MH	6	MH000001
Nhận hóa đơn mua vào	NVK	6	NVK000001
Trả lại hàng mua	MTL	6	MTL000001
Giảm giá hàng mua	MGG	6	MGG000001
Đơn đặt hàng	DH	6	DH000001
Chứng từ bán hàng	BH	6	BH000001
Trả lại hàng bán	BTL	6	BTL000001
Giảm giá hàng bán	BGG	6	BGG000001
Kho hàng	KHO	6	KHO000001
Nhập kho	NK	6	NK000001
Xuất kho	XK	6	XK000001
Chuyển kho	CK	6	CK000001
Kiểm kê kho	KKK	6	KKK000001
Khách hàng	KH	6	KH000001
Nhà cung cấp	NCC	6	NCC000001
Nhân viên	NV	6	NV000001
Hàng hóa, dịch vụ	HHDV	6	HHDV000001
Nhóm Hàng hóa, dịch vụ, vật tư	DMVT	6	DMVT000001
Bảng lương HKD	BL	6	BL000001
Lệnh sản xuất	LSX	6	LSX000001
Bù trừ công nợ	BTCN	6	BTCN000001

Lưu ý:

Hiển thị được áp dụng đồng bộ cho toàn bộ hệ thống chứng từ và danh mục phát sinh theo tùy chỉnh của Hộ kinh doanh.

Bước 3: Nhập thông tin tra cứu

Tại thanh tìm kiếm nằm ở phía trên bảng dữ liệu, bạn tiến hành nhập từ khóa là tên loại chứng từ hoặc danh mục cần kiểm tra (Ví dụ: "Phiếu thu", "Nhập kho",...).
Hệ thống sẽ tự động lọc theo thời gian thực và hiển thị kết quả chính xác hoặc gần nhất với ký tự tra cứu của bạn.
Bạn tiến hành kiểm tra cấu trúc dòng dữ liệu vừa trả về để xác nhận đúng thông tin tiền tố và mẫu hiển thị thực tế áp dụng khi sinh chứng từ.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu phù hợp với từ khóa, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút Xem tất cả loại chứng từ.

Bước 4: Tùy chỉnh nội dung trên Quy tắc đánh số chứng từ

Bạn có thể tùy chỉnh nội dung Tiền tố và Tổng ký tự phần số theo mong muốn. Nội dung Hiển thị sẽ tự động thay đổi tương ứng.

Chỉnh sửa quy tắc: Nhấn vào nút Sửa ở góc trên bên phải màn hình danh sách.
Thay đổi thông tin: Bạn có thể tùy chỉnh lại Tiền tố (Ví dụ: thay đổi từ PT thành PThu) hoặc thay đổi Tổng ký tự phần số (tối thiểu là 1 và tối đa là 10) theo nhu cầu quản trị.
Lưu cấu hình: Nhấn Lưu để hệ thống áp dụng quy tắc mới cho các chứng từ sinh ra tiếp theo.

Lưu ý:

Thao tác Sửa chỉ áp dụng cho chứng từ tạo mới sau thời điểm sửa cấu hình, không ảnh hưởng chứng từ cũ và số thứ tự đếm của chứng từ.
Ví dụ: Thay đổi Tiền tố từ PT thành PThu và Tổng số ký tự từ 6 thành 2. Chứng từ cũ có mã là PT000041 thì chứng từ mới tiếp theo sẽ có mã là PThu42 (số thứ tự tiếp tục đếm tiếp, không bắt đầu lại từ đầu).

Trợ lý Sapo