Xuất file hàng hóa, dịch vụ trên Sapo Accounting - HKD

Màn hình Hàng hóa, dịch vụ là nơi lưu trữ danh mục sản phẩm của cửa hàng, giúp bạn sử dụng tính năng Xuất file để tải dữ liệu danh sách hàng hóa, dịch vụ từ hệ thống Sapo Accounting - HKD về máy tính dưới dạng file dữ liệu nhằm phục vụ cho việc kiểm kê, báo cáo hoặc lưu trữ nội bộ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản người dùng cần được cấp quyền Danh mục → Hàng hóa, dịch vụ. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Danh mục hàng hóa dịch vụ trên hệ thống đã có dữ liệu.

Bước 1: Truy cập trang Danh mục Hàng hóa, dịch vụ

Bạn tiến hành đăng nhập và truy cập vào trang quản trị hệ thống Sapo Accounting - HKD.

Trên thanh menu điều hướng bên trái màn hình, bạn nhấp chọn phân hệ Danh mục → Hàng hóa, dịch vụ.

Bước 2: Xuất file danh mục hàng hóa dịch vụ

Tại màn hình Danh sách hàng hóa, dịch vụ vừa hiển thị, bạn di chuột lên góc phía trên bên phải màn hình và nhấn nút Xuất file.

Mẹo:

Trước khi nhấn nút xuất file, bạn có thể chủ động sử dụng các bộ lọc hệ thống có sẵn như Tính chất, Nhóm HHDV, hoặc Trạng thái để thu hẹp phạm vi dữ liệu, giúp file xuất ra gọn gàng và đúng trọng tâm cần xử lý hơn.

Khi bạn nhấn nút Xuất file, hệ thống sẽ tự động hiển thị một cửa sổ pop-up cấu hình xuất dữ liệu. Bạn tiến hành thiết lập các trường thông tin lựa chọn sau trước khi xuất:

Chọn dữ liệu xuất: Lựa chọn một trong các phạm vi dữ liệu tùy theo nhu cầu quản trị:
- Tất cả dữ liệu: Hệ thống sẽ xuất toàn bộ danh sách hàng hóa, dịch vụ đang có trên phần mềm.
- Dữ liệu đã chọn: Hệ thống chỉ xuất các dòng sản phẩm/dịch vụ đang được tích chọn trực tiếp trên bảng danh sách hiển thị.
- Dữ liệu phù hợp với kết quả lọc/tìm kiếm: Hệ thống chỉ xuất dữ liệu theo đúng điều kiện bộ lọc hoặc từ khóa tìm kiếm hiện tại.
Chọn định dạng file: Lựa chọn định dạng file phù hợp để tải về máy tính:
- File Excel (.xlsx / .xls): Phù hợp để xem trực quan, thiết lập hàm tính toán và chỉnh sửa báo cáo.
- File CSV (.csv): Tối ưu cho việc kết xuất lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn hoặc đồng bộ sang các hệ thống ứng dụng khác.

Cảnh báo:

Hệ thống Sapo Accounting hỗ trợ xử lý tối đa 1.000.000 dòng dữ liệu trong một lần xuất file.
Nếu dung lượng dữ liệu danh mục vượt quá giới hạn cho phép này, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo: "Vượt quá giới hạn xuất file tối đa 1,000,000 dòng".

Lưu ý:

Định dạng file CSV phù hợp với tệp dữ liệu lớn, tuy nhiên bạn nên sử dụng các phần mềm chuyên dụng để mở và chỉnh sửa cấu trúc nhằm tránh lỗi hiển thị ký tự. Xem thêm hướng dẫn tham khảo phần mềm chuyên dụng tại đây.
Trong suốt thời gian hệ thống xử lý lệnh, bạn cần giữ nguyên màn hình trình duyệt đang thao tác, tuyệt đối không tắt tab hoặc chuyển trang để tránh làm gián đoạn tiến trình.

Bước 3: Tải và xem file tại máy

Khi thanh tiến trình chạy hoàn thành 100%, màn hình sẽ hiển thị một liên kết tải file dữ liệu. Bạn tiến hành nhấn chọn nút Tải file để chính thức lưu tệp dữ liệu và xem file trên máy tính cá nhân của mình.

Thông tin chi tiết các trường dữ liệu trong file xuất

Khi thực hiện xuất dữ liệu, hệ thống Sapo Accounting - HKD sẽ xuất tệp tin chứa đầy đủ 23 trường thông tin nghiệp vụ quản lý chi tiết từ danh mục:

STT	Tên trường thông tin	Ý nghĩa dữ liệu quản trị
1	Tên sản phẩm (*)	Tên của hàng hóa, vật tư hoặc dịch vụ.
2	Mã hàng hóa/SKU (*)	Mã định danh duy nhất của sản phẩm trên hệ thống.
3	Tính chất (*)	Phân loại thuộc tính (Hàng hóa, Dịch vụ, Combo...).
4	Mã nhóm HH, DV	Mã phân nhóm hàng hóa dịch vụ để quản lý danh mục.
5	Giảm thuế theo quy định (*)	Trạng thái áp dụng giảm thuế Nghị quyết theo quy định.
6	Ảnh sản phẩm (url1, url2...)	Đường dẫn liên kết hình ảnh hiển thị của sản phẩm.
7	Trạng thái (*)	Trạng thái sản phẩm (Đang hoạt động / Ngừng hoạt động).
8	Nhóm ngành nghề tính thuế GTGT, TNCN (*)	Nhóm ngành phân loại thuế tính cho Hộ kinh doanh.
9	Mã nhóm HHDV chịu thuế TTĐB	Mã xác định mặt hàng chịu thuế Tiêu thụ đặc biệt.
10	Mã nhóm hàng hóa chịu thuế tài nguyên	Mã phân loại thuế tài nguyên (nếu có).
11	Mã nhóm hàng hóa chịu thuế BVMT	Mã áp dụng thuế Bảo vệ môi trường.
12	Mã nhóm hàng hóa chịu phí BVMT	Mã áp dụng phí Bảo vệ môi trường.
13	Thuộc tính 1	Tên thuộc tính phân loại 1 (Ví dụ: Kích thước, Màu sắc).
14	Giá trị thuộc tính 1	Giá trị chi tiết (Ví dụ: 50ml, S, M, Đỏ, Vàng).
15	Thuộc tính 2	Tên thuộc tính phân loại thứ 2.
16	Giá trị thuộc tính 2	Giá trị chi tiết của thuộc tính phân loại 2.
17	Thuộc tính 3	Tên thuộc tính phân loại thứ 3.
18	Giá trị thuộc tính 3	Giá trị chi tiết của thuộc tính phân loại 3.
19	Đơn vị tính	Đơn vị đo lường của sản phẩm (Cái, Chai, Hộp, Gói...).
20	Đơn giá bán	Giá bán ra mặc định thiết lập trên hệ thống.
21	Thuế bán ra (%)	Tỷ lệ phần trăm thuế suất áp dụng khi xuất bán.
22	Đơn giá mua	Giá vốn nhập hàng mặc định thiết lập trên hệ thống.
23	Thuế mua vào (%)	Tỷ lệ phần trăm thuế suất áp dụng khi nhập mua.

Lưu ý:

Các trường thông tin trong file xuất ra là cố định, không ảnh hưởng khi Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách.

Trợ lý Sapo