Thiết lập quy định lương trên phần mềm Sapo Accounting - Hộ kinh doanh

Quy định lương chung trên Sapo Accounting là bộ tham số nền tảng (mức lương cơ sở, mức trần đóng bảo hiểm, tỷ lệ bảo hiểm, thông số thuế TNCN) làm căn cứ tính bảng lương, giúp bảng lương lập ra tuân thủ đúng quy định Nhà nước và phù hợp đặc thù hộ kinh doanh.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn cần được phân quyền Bảng lương trên phần mềm Sapo Accounting HKD. Nếu không có quyền, hệ thống sẽ hiển thị màn cảnh báo và không cho truy cập tính năng. Bạn có thể xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Hệ thống chỉ có duy nhất 1 bản ghi Quy định lương chung dùng chung cho toàn bộ hộ kinh doanh - chỉ hỗ trợ Xem và Sửa, không tạo mới.

Bước 1: Truy cập danh sách bảng lương

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương. Hệ thống mặc định trỏ vào mục Bảng lương trong menu con và điều hướng bạn đến màn hình Danh sách bảng lương.
Tại màn hình này, bạn nhấn nút Quy định lương ở góc trên bên phải.

Bước 2: Xem chi tiết quy định lương

Hệ thống hiển thị màn hình Chi tiết quy định lương với đầy đủ các nhóm thông tin đang áp dụng:

Nhóm	Trường thông tin
Quy định chung	Mức lương cơ sở, Mức lương tối đa đóng BHXH/BHYT, Mức lương tối đa đóng BHTN
Tỷ lệ bảo hiểm đơn vị phải đóng	BHXH (%), BHYT (%), BHTN (%)
Tỷ lệ bảo hiểm nhân viên phải đóng	BHXH (%), BHYT (%), BHTN (%)
Thuế thu nhập cá nhân	Giảm trừ bản thân, Giảm trừ người phụ thuộc, Thuế suất cá nhân không cư trú (%), Thuế suất cá nhân cư trú và không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng (%)
Biểu tính thuế TNCN	Biểu tính thuế TNCN áp dụng: "Biểu thuế năm 2025 trở về trước" (7 bậc) hoặc "Biểu thuế năm 2026 trở đi" (5 bậc)

Lưu ý:

Thuế suất cá nhân cư trú và không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng (%): đây là tỷ lệ khấu trừ khai báo tại màn Quy định lương. Điều kiện áp dụng tỷ lệ này khi trả lương (ví dụ mức thu nhập tối thiểu phải khấu trừ) được xử lý ở nghiệp vụ trả lương, ngoài phạm vi thiết lập tại màn hình này.
Hiện tại, khi khởi tạo tài khoản Sapo Accounting - Hộ kinh doanh mới, trường Biểu tính thuế TNCN áp dụng mặc định chọn sẵn "Biểu thuế năm 2026 trở đi".

Bước 3: Mở màn hình sửa quy định lương

Từ màn hình Chi tiết quy định lương, bạn nhấn nút Sửa. Hệ thống chuyển sang màn hình Sửa quy định lương, hiển thị đầy đủ các trường ở dạng cho phép chỉnh sửa.
Có 2 cách để cập nhật Quy định lương chung: sửa trực tiếp từng trường (Bước 4), hoặc dùng nút Cập nhật theo quy định từ 2026 để hệ thống tự động điền sẵn giá trị mới nhất (Bước 5).

Bước 4: Sửa từng trường theo cách thủ công

Nhập lại giá trị cần thay đổi vào từng trường tương ứng (theo bảng nhóm thông tin ở Bước 2).
Riêng trường Biểu tính thuế TNCN áp dụng: Đây là biểu thuế lũy tiến từng phần dùng để tính thuế TNCN cho các bảng lương lập mới. Bạn chọn 1 trong 2 giá trị từ danh sách sổ xuống:
- Biểu thuế năm 2025 trở về trước: biểu 7 bậc (áp dụng cho các kỳ lương từ năm 2025 trở về trước).
- Biểu thuế năm 2026 trở đi: biểu 5 bậc (áp dụng từ năm 2026, theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15).

Lưu ý:

Toàn bộ trường đều bắt buộc nhập.
Các trường tiền (mức lương cơ sở, mức trần bảo hiểm, giảm trừ bản thân/người phụ thuộc) phải lớn hơn 0.
Các trường tỷ lệ (%) phải nằm trong khoảng 0–100.

Bước 5: Cập nhật tự động theo quy định từ 2026

Bạn nhấn nút Cập nhật theo quy định từ 2026 — có thể bấm ngay từ màn hình Chi tiết quy định lương (Bước 2) hoặc từ màn hình Sửa (Bước 3).
Hệ thống tự động điền sẵn toàn bộ trường theo mức quy định pháp luật mới nhất. Dữ liệu này chưa được lưu, bạn vẫn có thể rà soát, chỉnh sửa lại trước khi lưu ở Bước 6.

Mẹo:

Khi có văn bản pháp luật mới thay đổi mức lương cơ sở, mức giảm trừ gia cảnh hay biểu thuế TNCN, hệ thống không tự động cập nhật giá trị đang áp dụng cho hộ kinh doanh của bạn. Bạn cần chủ động bấm nút này để lấy giá trị mới, rà soát rồi lưu lại - thay vì tự tra cứu và nhập tay từng trường.

Bước 6: Lưu lại thiết lập

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khai báo.
Nhấn Cập nhật để lưu lại quy định lương. Phần mềm hiển thị chi tiết quy định vừa lưu và thông báo "Cập nhật quy định lương thành công".
Nhấn Hủy nếu muốn bỏ thay đổi và quay lại màn hình Chi tiết quy định lương mà không lưu.

Cảnh báo

Nếu để trống 1 trường bắt buộc hoặc nhập sai định dạng, hệ thống báo lỗi ngay tại trường tương ứng và chưa cho lưu. Bạn cần sửa lại theo hướng dẫn rồi lưu tiếp.

Lưu ý:

Sửa quy định chung về sau không làm thay đổi số liệu của các bảng lương đã lập trước đó. Chỉ các bảng lương lập mới, sau thời điểm sửa, mới áp dụng theo giá trị vừa cập nhật.

Trợ lý Sapo