Nhận hóa đơn mua vào (Hóa đơn Giá trị gia tăng) trên Sapo Accounting

Chức năng Nhận hóa đơn mua vào (Hóa đơn giá trị gia tăng) dùng để ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp để hạch toán chi phí hợp lệ và bổ sung hóa đơn cho các chứng từ mua hàng đã ghi nhận trước đó (trường hợp hàng về trước – hóa đơn về sau). 

Các bước thực hiện

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

• Từ Menu bên trái màn hình → Chọn mục Mua hàng → Chọn chức năng Nhận hóa đơn.
• Nhấn vào nút Nhận hóa đơn ở góc phải màn hình Danh sách Nhận hóa đơn mua vào.

Bước 2: Chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn

Chọn các thông tin tìm kiếm chứng từ mua hàng

• Chọn Nhà cung cấp (bắt buộc).
• Thời gian: Thời gian hạch toán chứng từ mua hàng.
• Loại hóa đơn → chọn Hóa đơn GTGT.
• Nhập tìm kiếm theo số chứng từ, diễn giải.

Chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn

• Tích chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn.
• Nhấn nút Tiếp theo, chuyển đến màn hình Nhận hóa đơn mua hàng.

Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn bán hàng

Tại màn hình Nhận hóa đơn mua hàng, tiến hành nhập những thông tin sau:

Thông tin chứng từ

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán.
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ.
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.

Thông tin nhà cung cấp

• Mã nhà cung cấp, Tên NCC, Mã số thuế, Địa chỉ: Hệ thống tự động điền theo chứng từ mua hàng, có thể chỉnh sửa địa chỉ.
• Diễn giải: Tự động gợi ý, có thể chỉnh sửa.

Thông tin hóa đơn bắt buộc

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn.
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn.
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn bán hàng từ NCC.

Bước 4: Khai báo thông tin hàng hóa/dịch vụ

Thông tin hàng hóa

• Hiển thị danh sách và thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên hàng, Giá trị HHDV chưa thuế) đã nhập ở chứng từ mua hàng, không cho phép chỉnh sửa.
• Khoản mục phí: Chọn khoản mục phí phù hợp.

Thông tin thuế

• Nhập % Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa.
• Tiền thuế GTGT: Phần mềm tự động điền số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị hàng hóa trước thuế.

Bước 5: Hoàn tất

Xem lại thông tin

• Kiểm tra tổng cộng: Giá trị HHDV chưa thuế, Tiền thuế GTGT.
• Xác nhận thông tin hóa đơn chính xác.

Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm hóa đơn khác.
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận đã nhận hóa thành công sau khi lưu.
• Nhấn Ghi sổ để hệ thống ghi nhận chứng từ.

Sau khi hoàn tất

Sau khi thực hiện thành công, hệ thống sẽ:

Cập nhật chứng từ mua hàng

• Hóa đơn GTGT được gắn vào chứng từ mua hàng đã chọn.
• Chứng từ hiển thị trạng thái “Đã nhận hóa đơn”.
• Hệ thống ghi nhận chi phí theo giá trị hàng hóa/dịch vụ.

Xử lý thanh toán

• Nếu chứng từ mua hàng đã thanh toán, hệ thống chỉ bổ sung thông tin hóa đơn, không phát sinh lại phiếu chi/ủy nhiệm chi.