Trả lại hàng mua trong kho trên Sapo Accounting

Trả lại hàng mua trong kho là nghiệp vụ ghi nhận việc trả lại cho nhà cung cấp phần hàng hóa đã nhập kho trước đó. Khi lập chứng từ này, hệ thống sẽ giảm tồn kho, đồng thời giảm công nợ phải trả hoặc ghi nhận khoản hoàn tiền từ nhà cung cấp. Nghiệp vụ này thường áp dụng trong các trường hợp: Hàng bị lỗi, hỏng, kém chất lượng; Nhà cung cấp giao thừa so với đơn đặt hàng; Hàng không đúng quy cách hoặc không còn nhu cầu sử dụng;…

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

Truy cập trang chức năng

• Từ Menu bên trái màn hình → Chọn mục Mua hàng → Chọn chức năng Trả lại hàng mua.
• Nhấn vào nút Thêm chứng từ trả lại hàng mua.

Bước 2: Chọn loại chứng từ

• Ở Loại chứng từ → chọn Trả hàng trong kho.

Bước 3: Chọn hình thức hoàn tiền và Loại hóa đơn

Chọn hình thức hoàn tiền

• Giảm trừ công nợ: Giảm số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp.
• Hoàn tiền ngay: Nhà cung cấp trả tiền lại (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi).

Chọn loại hóa đơn: Nhập theo hóa đơn điều chỉnh

• Hóa đơn GTGT: Xuất hóa đơn GTGT.
• Hóa đơn bán hàng: Xuất hóa đơn bán hàng.
• Không có hóa đơn: Trả lại hàng mua không có hóa đơn.

Bước 4: Khai báo thông tin chung

Thông tin chứng từ chung

• • Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán.
  • Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ.
  • Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
  • Mã nhà cung cấp (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên nhà cung cấp (Không thể chỉnh sửa) và Mã số thuế (Không thể chỉnh sửa).

Thông tin phiếu xuất

Nhấn chọn tab Phiếu xuất, nhập các thông tin:

• • Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp.
  • Người giao hàng: Tên người giao hàng.
  • Nhân viên mua hàng: Tên nhân viên mua.
  • Diễn giải: Nội dung diễn giải chứng từ.

Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Hoàn tiền ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền mặt

Nhấn chọn tab Phiếu thu tiền, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp.
• Người nộp: Tên người nhận tiền.
• Nội dung thanh toán: Diễn giải nội dung thanh toán.

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Hoàn tiền ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền chuyển khoản

Nhấn chọn tab Phiếu thu tiền chuyển, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp.
• Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền của hộ kinh doanh.
• Nội dung thanh toán: Diễn giải nội dung thanh toán.

Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn.
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn.
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn mua hàng từ NCC.

Bước 5: Khai báo hàng hóa, dịch vụ, thuế

Thêm hàng hóa/dịch vụ

Nhấn vào nút “Thêm dòng”, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính.
• Kho (bắt buộc): Chọn kho hàng hóa trả lại.
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc).
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính.

Khai báo thuế/giảm thuế (nếu có hóa đơn)

Hóa đơn GTGT

• Nhập % Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa.
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị trước thuế (tiền hàng).

Hóa đơn bán hàng

• Nhóm ngành nghề: Chọn nhóm ngành nghề.
• Nếu thuộc chính sách giảm thuế: Tích Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.
• Tiền thuế GTGT giảm trừ: Nhập khi tích chọn Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.

Bước 6: Lưu chứng từ

Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán.
• Xác nhận thông tin hàng hóa và nhà cung cấp.

Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác, Nhấn Ghi sổ để lên báo cáo.
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận "Tạo chứng từ trả lại hàng mua thành công".

Sau khi hoàn tất

Sau khi thực hiện thành công, hệ thống sẽ:

Cập nhật tồn kho

• Hệ thống sinh Phiếu xuất kho (giảm tồn kho theo số lượng hàng trả lại).

Xử lý thanh toán

• Nếu chọn Giảm trừ công nợ → Công nợ phải trả với NCC giảm theo giá trị hàng trả.
• Nếu chọn Hoàn tiền ngay → Sinh Phiếu thu (tiền mặt) hoặc Phiếu thu tiền chuyển khoản (tiền gửi).

Lưu trữ thông tin hóa đơn

• Nếu có hóa đơn kèm theo → Chứng từ lưu đầy đủ thông tin hóa đơn.