Theo dõi lịch sử đồng bộ chứng từ Sapo Accounting trên Sapo Omni

Tính năng Lịch sử đồng bộ chứng từ giúp bạn theo dõi chi tiết trạng thái của các phiếu được chuyển từ Sapo Omni sang Sapo Accounting. Bạn có thể nhanh chóng kiểm tra các giao dịch thành công, thất bại và xem lý do lỗi để kịp thời xử lý.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản kết nối thành công Sapo Omni với phần mềm kế toán Sapo Accounting - Hộ kinh doanh. Xem hướng dẫn tại đây.
Tài khoản kết nối thành công Sapo Omni với Sapo Accounting - Doanh nghiệp. Xem hướng dẫn tại đây.
Tài khoản đã thao tác chuyển dữ liệu từ Sapo Omni sang phần mềm kế toán. Xem hướng dẫn tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình Lịch sử đồng bộ

Trên trang menu bên trái trang quản trị, bạn tìm mục Kế toán và thuế và chọn Sapo Accounting > Lịch sử đồng bộ.
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình danh sách lịch sử đồng bộ.

Bước 2: Các thao tác trên màn hình danh sách

1. Tùy chọn các trường hiển thị

Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Thời gian chuyển").

Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:

Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.

Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin hiển thị:

Trường thông tin	Mô tả
Thời gian chuyển	Hệ thống ghi nhận thời điểm thực hiện chuyển chứng từ theo ngày và giờ
Người chuyển	Hệ thống ghi nhận tài khoản người dùng thực hiện chuyển chứng từ
Loại dữ liệu	Thông tin mà người dùng thực hiện chuyển chứng từ
ID chứng từ gốc	Hệ thống tự động ghi nhận ID chứng từ gốc
Mã chứng từ gốc	Mã chứng từ gốc trên phần mềm bán hàng
ID chứng từ kế toán	Hệ thống tự động ghi nhận ID chứng từ kế toán
Số chứng từ kế toán	Số chứng từ kế toán tương ứng trên phần mềm kế toán
Trạng thái chuyển	Thể hiện trạng thái chuyển dữ liệu Thành công/ Thất bại

2. Tìm kiếm chứng từ đồng bộ

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã chứng từ gốc để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Tại màn hình Lịch sử đồng bộ chứng từ, bạn có thể sử dụng các bộ lọc và thanh tìm kiếm để tra cứu giao dịch:

Lọc theo Đơn vị kế toán (MST): Chọn chi nhánh/đơn vị kế toán bạn muốn xem lịch sử (nếu bạn quản lý nhiều đơn vị).
Lọc theo Thời gian chuyển: Chọn khoảng thời gian phát sinh giao dịch bạn muốn kiểm tra.
Lọc theo Trạng thái chuyển: Lọc nhanh các giao dịch "Thành công" hoặc "Thất bại".

Lưu ý:

Các giao dịch thất bại sẽ không được hệ thống tự động đồng bộ lại. Bạn cần phải chỉnh sửa thông tin trên chứng từ gốc (ví dụ: đơn hàng, thông tin khách hàng) theo hướng dẫn ở mục "Hướng dẫn xử lý lỗi" và thực hiện đồng bộ lại thủ công.

4. Kiểm tra chi tiết lỗi chuyển Thất bại

Với các giao dịch có trạng thái Thất bại, bạn có thể xem chi tiết lý do lỗi để tìm cách khắc phục.

Tại dòng giao dịch có trạng thái Thất bại, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên (>>) ở đầu dòng.
Hệ thống sẽ hiển thị 3 tab thông tin lỗi:
- Thông tin lỗi: Mô tả phân hệ/ thông tin bị lỗi
- Chi tiết lỗi: Diễn giải chi tiết thông tin lỗi
- Hướng dẫn xử lý lỗi: Trình bày ngắn gọn cách xử lý đối với các chứng từ bị chuyển thất bại.

Trợ lý Sapo