Xem báo cáo sổ quỹ

Báo cáo sổ quỹ là một công cụ hữu ích trên hệ thống Sapo, giúp bạn nắm bắt toàn bộ dòng tiền của cửa hàng. Để tìm hiểu về các giao dịch thu - chi, hỗ trợ lọc và xuất dữ liệu báo cáo chi tiết, hỗ trợ việc quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả, bạn có thể tham khảo bài viết này.

Điều kiện tiên quyết:

Nhân viên được phân quyền Báo cáo sổ quỹ
Xem thêm phân quyền nhân viên tại đây

1. Ý nghĩa và cách tính các chỉ số trong sổ quỹ

Các chỉ số chính trong sổ quỹ bao gồm: Số dư đầu kỳ, Tổng thu, Tổng chi, Tồn cuối kỳ. Các chỉ số này không thể chỉnh sửa hay khởi tạo trực tiếp từ phần sổ quỹ mà hoạt động dựa trên nguyên tắc:

Tiền vào/ Tổng thu được ghi nhận bằng phiếu thu.
Tiền ra/ Tổng chi được ghi nhận bằng phiếu chi.
Số dư đầu kỳ này là Tồn cuối kỳ liền trước đó.
Tồn cuối kỳ được tính theo công thức: Tồn cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Tổng thu – Tổng chi

Cụ thể như sau:

Chỉ số	Ý nghĩa
Số dư đầu kỳ	Là số tiền trong quỹ tính đến ngày trước khoảng ngày lọc Ví dụ: Thời gian được lọc từ ngày 02/11/2020 - 15/11/2020 (Ngày ghi nhận hoặc Ngày tạo) -> Số dư đầu kỳ của khoảng thời gian 02/11/2020 - 15/11/2020 chính là số tồn cuối kỳ tính đến ngày 01/11/2020
Tổng thu	Là số tiền cửa hàng thu về trong khoảng ngày lọc Ví dụ: Thời gian được lọc từ ngày 02/11/2020 - 15/11/2020 (Ngày ghi nhận hoặc Ngày tạo) -> Tổng thu là số tiền tính của hàng thu được trong thời gian từ 02/11/2020 - 15/11/2020 được ghi nhận thông qua các phiếu thu tạo tự động hoặc thủ công trên phần mềm.
Tổng chi	Là số tiền cửa hàng chi, thanh toán trong khoảng ngày lọc Ví dụ: Thời gian được lọc từ ngày 02/11/2020 - 15/11/2020 (Ngày ghi nhận hoặc Ngày tạo) -> Tổng chi là số tiền tính của hàng bỏ ra trong thời gian từ 02/11/2020 - 15/11/2020 được ghi nhận thông qua các phiếu chi tạo tự động hoặc thủ công trên phần mềm.
Tồn cuối kỳ	Là số tiền trong quỹ tính đến ngày cuối trong khoảng ngày lọc Công thức: Tồn cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Tổng thu - Tổng chi

2. Các bước xem báo cáo sổ quỹ

Ngoài các chỉ số chính nêu trên, sổ quỹ trên Sapo Omni cung cấp chi tiết thông tin liên quan đến dòng tiền ra - vào của cửa hàng.

Bước 1: Truy cập vào tính năng Báo cáo sổ quỹ

Bạn có thể xem sổ quỹ qua hai cách:

Từ menu chính, chọn Sổ quỹ.
Hoặc vào Báo cáo > Báo cáo tài chính > Sổ quỹ.

Bước 2: Lọc dữ liệu sổ quỹ

Sau khi vào giao diện Báo cáo sổ quỹ, bạn có thể sử dụng các bộ lọc để xem dữ liệu chi tiết theo nhu cầu. Các tiêu chí lọc bao gồm:

Chi nhánh: Lọc báo cáo theo từng chi nhánh của cửa hàng.
Thời gian:
- Lọc theo Ngày ghi nhận (thời điểm giao dịch được ghi nhận vào hệ thống).
- Lọc theo Ngày tạo (thời điểm phiếu thu/chi được tạo).
Loại phiếu: Chọn xem phiếu thu, phiếu chi, hoặc cả hai.
Nhân viên: Lọc theo nhân viên tạo phiếu thu/chi.
Phương thức thanh toán: Lọc báo cáo theo các phương thức thanh toán, như tiền mặt, chuyển khoản, COD.
Người nộp/nhận: Xem nguồn gốc phiếu thu (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên) hoặc nơi nhận tiền từ phiếu chi.

Lưu ý:

Bạn có thể sử dụng thêm chức năng tìm kiếm theo mã phiếu thu/chi nếu muốn kiểm tra thông tin cụ thể của từng phiếu.

Bước 3: Nhấn Xem báo cáo

Sau khi chọn các tiêu chí lọc phù hợp, nhấn Xem báo cáo để hiển thị thông tin chi tiết.
Báo cáo sẽ bao gồm các thông tin như: số dư đầu kỳ, tổng thu, tổng chi, tồn cuối kỳ, và chi tiết từng giao dịch thu - chi.

Bước 4: Xuất file sổ quỹ

Để lưu trữ dữ liệu hoặc phân tích thêm, bạn có thể nhấn Xuất file.
Hệ thống sẽ xuất báo cáo sổ quỹ ra file Excel, bao gồm các thông tin theo trường dữ liệu đã lọc.

Lưu ý quan trọng:

Hệ thống tự động tạo phiếu thu hoặc phiếu chi dựa trên giao dịch bán hàng, nhập hàng, hoặc hoàn tiền. Bạn không cần tạo thủ công các phiếu này để báo cáo sổ quỹ hoạt động chính xác.