Xem báo cáo sổ kho trên phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Báo cáo sổ kho trong phần mềm quản lý kho Sapo là công cụ hữu ích giúp quản lý thông tin về nhập kho, xuất kho và tồn kho. Báo cáo này hỗ trợ người dùng theo dõi chi tiết các giao dịch kho, từ đó dễ dàng nắm bắt tình trạng hàng hóa và giá trị tồn kho theo thời gian.Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xem và sử dụng Báo cáo sổ kho một cách hiệu quả.

Điều kiện tiên quyết:

Nhân viên được phân quyền Báo cáo kho
Xem thêm phân quyền nhân viên tại đây

Bước 1: Hướng dẫn truy cập báo cáo

Tại giao diện quản trị Sapo, vào Danh mục bên trái →chọn Báo cáo → Báo cáo kho → chọn Báo cáo sổ kho.
Màn hình sẽ hiển thị dữ liệu báo cáo đến ngày hiện tại, mặc định theo chi nhánh bạn được phân quyền.

Bước 2: Tùy chỉnh báo cáo

Chi nhánh: chọn chi nhánh cần xem
Ngày ghi nhận: Nhấn vào ô Thời gian để tùy chỉnh khoảng thời gian cần xem (Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày trước, hoặc tùy chỉnh).
Tìm kiếm: Điền tên sản phẩm, mã sản phẩm để tìm kiếm sản phẩm cụ thể xem báo cáo
Giao dịch: Là các nghiệp vụ, hoạt động thực tế của cửa hàng đối với kho. Mỗi giao dịch sẽ có 1 mã chứng từ tương ứng
Loại sản phẩm: Nhấn vào tìm kiếm và chọn loại sản phẩm muốn xem báo cáo
Nhãn hiệu: Nhấn vào tìm kiếm và chọn nhãn hiệu muốn xem báo cáo
Trạng thái phiên bản: chọn trạng thái của sản phẩm muốn xem
- Đang giao dịch: Hiển thị sản phẩm còn hoạt động
- Ngừng giao dịch: Hiển thị sản phẩm ngừng kinh doanh
- Đã xóa: Hiển thị toàn bộ sản phẩm

Bước 3: Xem dữ liệu theo dạng bảng

Dữ liệu chi tiết được hiển thị dưới dạng bảng, giúp bạn theo dõi thông tin một cách rõ ràng hơn.
Giúp hiển thị thêm những trường thông tin không hiển thị mặc định
Nhấn biểu tượng cài đặt → Tích chọn trường thông tin cần hiển thị thêm → Nhấn Lưu.

Bước 4. Xuất file báo cáo

Bạn có thể xuất dữ liệu báo cáo ra file Excel để lưu trữ hoặc phân tích.

Các bước xuất file báo cáo

Nhấn vào nút Xuất file ở góc trên của màn hình báo cáo.
Có 2 cách để tải file đã xuất:

Cách 1: Tải từ email đã điền trong thông tin tài khoản
- File xuất sẽ được gửi về email đăng ký.
- Nếu bạn chưa điền email, làm như sau:
- - Vào Tổng quan > Tài khoản của tôi (góc trên bên phải).
  - Điền email vào dòng Email và nhấn Lưu.
Cách 2: Tải trực tiếp trên hệ thống
- Vào Cấu hình > Xuất nhập file.
- Tìm dòng dữ liệu vừa xuất và nhấn Tải xuống.

Lưu ý:

Mỗi lần xuất file tối đa 20,000 dòng dữ liệu.
Nếu báo cáo lớn hơn 20,000 dòng, hãy lọc lại dữ liệu trước khi xuất.

Giải thích thuật ngữ trong báo cáo

Thuật ngữ	Ý nghĩa
Ngày ghi nhận	Là ngày phát sinh giao dịch kho (các giao dịch làm thay đổi số lượng hàng trong kho hoặc thay đổi giá trị tồn kho)
Giao dịch	Là các nghiệp vụ, hoạt động thực tế của cửa hàng đối với kho. Mỗi giao dịch sẽ có 1 mã chứng từ tương ứng. Các giao dịch sẽ được liệt kê theo Ngày ghi nhận
Phiên bản sản phẩm	Là các sản phẩm của cửa hàng (sản phẩm có nhiều phiên bản sẽ gọi là phiên bản sản phẩm). Mỗi sản phẩm sẽ có 1 mã tương ứng
Nhập kho	Nhập kho cho biết số lượng sản phẩm và giá trị của các giao dịch làm tăng số lượng hàng trong kho
Xuất kho	Xuất kho cho biết số lượng sản phẩm và giá trị của các giao dịch làm giảm số lượng hàng trong kho
Tồn kho sau giao dịch	Số lượng và giá trị tồn kho sau các giao dịch Nhập kho và Xuất kho VD: Bộ lọc Ngày ghi nhận là `01/4/2025 - 20/4/2025` thì Tồn kho sau giao dịch = Tồn kho trước `01/4/2025` + Các giao dịch nhập kho - Các giao dịch xuất kho