Phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo Omni

Phát hành hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong quy trình bán hàng, giúp minh bạch doanh thu và tuân thủ các quy định thuế. Trên Sapo Omni, bạn có thể phát hành hóa đơn điện tử từ danh sách hóa đơn đã tạo, giúp việc này trở nên đơn giản và nhanh chóng. Sau đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể phát hành hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả.

Bước 1: Truy cập danh sách Hóa đơn điện tử

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Đơn hàng. Bạn nhấp chọn mục Hóa đơn điện tử trong menu con.
• Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách Hóa đơn điện tử.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn hóa đơn cần phát hành

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã hóa đơn, mã đơn hàng, mã tra cứu, tên khách hàng để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

• Bạn sử dụng thao tác lọc theo các bộ lọc tương ứng:
  • Lọc theo Chi nhánh
  • Lọc theo Người tạo
  • Lọc theo Đơn vị phát hành
  • Lọc theo Trạng thái
  • Lọc theo Phương thức thanh toán
  • Lọc theo Ngày hóa đơn
  • Lọc theo Ngày phát hành
• Bạn nhấp nút Lọc để hệ thống tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Cách 1: Phát hành từng hóa đơn điện tử

• Nhấp chọn Mã hóa đơn cần phát hành. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình chi tiết thông tin hóa đơn.
• Tại đây, bạn có thể kiểm tra lại thông tin đơn hàng và chỉnh sửa các thông tin cần thiết trước khi phát hành.
• Bạn nhấp chọn Lưu và phát hành ở góc trên bên phải màn hình.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu chọn Hình thức ký số:
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
  • Chọn chữ ký số đã kết nối trên Sapo Invoice. Xem hướng dẫn kết nối chữ ký số trên Sapo Invoice tại đây.
• Bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới màn hình pop-up để phát hành hóa đơn điện tử.
• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo Phát hành hóa đơn điện tử thành công.

Cách 2: Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử

• Tại màn hình danh sách hóa đơn điện tử, bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều hóa đơn trong danh sách. Hoặc bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả hóa đơn điện tử đang hiển thị trên trang.
• Tính năng Chọn thao tác sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề danh sách.
• Bạn nhấp Chọn thao tác, sau đó chọn Phát hành để phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt cho các hóa đơn đã chọn.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up thông báo Phát hành hàng loạt, trong đó:
  • Bạn đã chọn [số lượng] hóa đơn, trong đó:
  • Hóa đơn đủ điều kiện: [số lượng] Hóa đơn
  • Hóa đơn không đủ điều kiện: [số lượng] Hóa đơn
• Sau đó, bạn nhấn nút Tiếp tục để hoàn thành phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt.

• Hệ thống sẽ điều hướng sang màn hình Phát hành hàng loạt, bạn nhấp chọn Phát hành ở góc trên bên phải màn hình.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu chọn Hình thức ký số:
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
  • Chọn chữ ký số đã kết nối trên Sapo Invoice. Xem hướng dẫn kết nối chữ ký số trên Sapo Invoice tại đây.
• Bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới màn hình pop-up để phát hành hóa đơn điện tử.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up thông báo Xử lý dữ liệu hoàn tất, trong đó:
  • Hóa đơn phát hành thành công: [số lượng] đính kèm Chi tiết (nếu có)
  • Hóa đơn phát hành không thành công: [số lượng] đính kèm Chi tiết (nếu có)
• Bạn nhấp chọn vào biểu tượng tam giác (bên phải Chi tiết) để xem chi tiết phát hành và lý do.
• Sau đó, bạn nhấn nút Xác nhận để hoàn thành phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt.