Để giúp bạn thêm hoặc cập nhật thông tin của nhiều khách hàng mới vào hệ thống một cách nhanh chóng, Sapo cung cấp tính năng nhập dữ liệu khách hàng từ file Excel. Quy trình này đòi hỏi bạn chuẩn bị file dữ liệu đúng định dạng và thực hiện các bước nhập liệu theo hướng dẫn chi tiết dưới đây.
Điều kiện tiên quyết
- Tài khoản cần có quyền Xem khách hàng, Xuất file và Nhập file khách hàng.
- Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.
Bước 1: Tải file mẫu
- Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Khách hàng > Danh sách khách hàng.
- Tại giao diện Danh sách khách hàng, nhấp chọn nút Nhập file ở góc trên bên trái (bên cạnh nút Xuất file).
- Popup Nhập file dữ liệu khách hàng hiển thị, nhấp vào liên kết "tại đây" để tải file mẫu.
Bước 2: Điền dữ liệu vào file mẫu
- Để hoàn thiện các trường thông tin có danh sách giá trị có sẵn từ Sapo, hãy nhấp vào một ô bất kỳ trong cột đó, sau đó chọn biểu tượng mũi tên chữ v đi xuống bên phải ô để hiển thị và chọn giá trị phù hợp (file mẫu có hướng dẫn chi tiết).
- Dung lượng file không vượt quá 2MB hoặc 5000 dòng.
Trong file mẫu, điền các thông tin theo yêu cầu sau:
| Trường thông tin | Bắt buộc/ Không bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên khách hàng | Bắt buộc | Nhập tên khách hàng, không được để trống. |
| Mã khách hàng | Không bắt buộc | Mã định danh khách hàng. - Nhập mã tự đặt (không được chứa tiền tố CUZN). - Nếu để trống, hệ thống tự sinh mã mặc định. - Nếu mã trùng, hệ thống sẽ cập nhật thông tin vào khách hàng có mã bị trùng đó thay vì tạo khách hàng mới. |
| Mã nhóm khách hàng | Không bắt buộc | - Nhập mã nhóm khách hàng đã tạo trước đó, nhóm bạn muốn thêm khách hàng mới này vào. - Kiểm tra nhóm khách hàng tại menu trang quản trị, chọn Khách hàng > Nhóm khách hàng, và xem mã các nhóm tại trang danh sách nhóm khách hàng. |
| Áp dụng ưu đãi | Không bắt buộc | - Chọn ưu đãi theo khách hàng hoặc theo nhóm khách hàng. - Nếu để trống, hệ thống mặc định áp dụng theo nhóm khách hàng. |
| Không bắt buộc | Nhập địa chỉ email của khách hàng. | |
| Điện thoại | Không bắt buộc | Nhập số điện thoại (08-25 ký tự). |
| Thông tin khác: Ngày sinh / Giới tính / Website / Fax / Mã số thuế |
Không bắt buộc | Các thông tin khác về khách hàng. |
| Số điện thoại nhân viên phụ trách | Không bắt buộc | Nhập số điện thoại của nhân viên phụ trách khách hàng (nếu có). |
| Mô tả | Không bắt buộc | Mô tả đặc điểm nổi bật về khách hàng đang tạo mới này. Ví dụ: Khách quen của cửa hàng |
| Chính sách giá mặc định | Không bắt buộc | Điền tên chính sách giá đã tạo áp dụng cho khách hàng, tùy vào đối tượng khách hàng hoặc nhu cầu riêng của cửa hàng. |
| Chiết khấu mặc định (%) | Không bắt buộc | Nhập mức chiết khấu dành riêng cho khách hàng khi tạo đơn bán hàng. |
| Phương thức thanh toán mặc định | Không bắt buộc | - Nhập phương thức thanh toán (ví dụ: chuyển khoản). - Hệ thống sẽ áp dụng phương thức này khi tạo đơn bán hàng cho khách hàng. |
| Thông tin người liên hệ: Người liên hệ Người liên hệ - SĐT Người liên hệ - Email |
Không bắt buộc | Đây là các thông tin về người liên hệ của khách hàng, lần lượt bao gồm tên, số điện thoại và email của người liên hệ. - Nếu nhập số điện thoại/email, bắt buộc phải nhập cả tên. - Nếu không có thông tin, để trống cả ba cột. |
| Địa chỉ | Không bắt buộc | Nhập địa chỉ chi tiết của khách hàng. |
| Tỉnh thành, Quận huyện, Phường xã | Không bắt buộc | Chọn lần lượt các giá trị Tỉnh thành, Quận huyện, Phường xã từ danh sách có sẵn. |
| Nợ hiện tại | Không bắt buộc | Nhập số tiền công nợ khởi tạo ban đầu (chỉ hỗ trợ khi thêm mới khách hàng, không hỗ trợ chỉnh sửa sau này). |
| Tổng chi tiêu | Không bắt buộc | - Ghi nhận tổng chi tiêu trước đó của khách hàng (chỉ hỗ trợ khi khởi tạo ban đầu cho khách hàng, không hỗ trợ chỉnh sửa sau này). - Sử dụng để tích điểm hoặc xếp hạng loyalty cho khách hàng. |
| Ghi chú | Không bắt buộc | Nhập các ghi chú cần thiết về khách hàng. |
| Tags | Không bắt buộc | - Nhập thẻ để dễ dàng tìm kiếm/lọc danh sách khách hàng. - Các thẻ cách nhau bằng dấu phẩy. Ví dụ 1 trung tâm tiếng Anh có thể để 2 tags cho khách hàng là: Khóa học VIP, Khóa học trên 6 tháng |
Sau khi điền xong các thông tin trên file, bạn lưu lại file Excel (dạng .xlsx) và thực hiện tải file lên như hướng dẫn ở bước 3.
Bước 3: Tải file lên hệ thống
- Vẫn tại popup Nhập file dữ liệu khách hàng, nhấp chuột vào khu vực Kéo thả file vào đây hoặc tải lên từ thiết bị để nhập file bạn vừa tạo.
- Sau khi chọn file, nhấn nút Nhập file.
Bước 4: Xem kết quả nhập file
Kết quả thêm mới khách hàng từ việc nhập file Excel sẽ được gửi về email của tài khoản thao tác. Bạn hãy kiểm tra để đảm bảo khách hàng đã được thêm mới thành công, và kịp thời cập nhật các lỗi nhập file hệ thống thông báo.
Trường hợp tài khoản chưa cập nhật thông tin email: Bạn thao tác cập nhật bổ sung email tại trang Thông tin tài khoản profiles.sapo.vn hoặc kiểm tra kết quả nhập file khách hàng tại mục Cấu hình > Xuất nhập file trên trang quản trị.
Khách hàng được khởi tạo thành công sẽ xuất hiện trong Danh sách khách hàng, sẵn sàng để bạn thao tác tạo đơn bán hàng hoặc quản lý.
Mọi thắc mắc chưa được giải quyết vui lòng tạo ticket hoặc liên hệ tổng đài 1900 6750 để được tư vấn và giải đáp.
