Phiếu thu là công cụ quan trọng giúp ghi nhận các khoản tiền đã thu được từ khách hàng, nhà cung cấp hoặc các nguồn khác. Trên hệ thống Sapo, phiếu thu có thể được tạo thủ công hoặc tự động sinh ra từ các giao dịch. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo phiếu thu thủ công và tìm hiểu cách hệ thống tự động sinh phiếu thu dựa trên các giao dịch.

1. Các loại phiếu thu

Trên hệ thống Sapo, phiếu thu được chia thành hai loại:

• Phiếu thu tự tạo: Do người dùng tự thêm vào để ghi nhận các khoản thu không liên quan trực tiếp đến giao dịch hệ thống.
• Phiếu thu tự động theo giao dịch: Được hệ thống tự động sinh ra khi có các giao dịch như đơn bán hàng, trả đơn nhập hàng.

2. Hướng dẫn tạo phiếu thu

2.1. Phiếu thu tự tạo

Để tạo phiếu thu thủ công, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào mục Sổ quỹ > Phiếu thu > Tạo phiếu thu

Bước 2: Điền thông tin trong giao diện Thêm mới phiếu thu

Tại giao diện thêm mới, bạn nhập các thông tin cần thiết:

• Nhóm người nộp: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Đối tác vận chuyển, Đối tác khác.
• Tên người nộp: Nhập tên của người nộp tiền.
• Loại phiếu: Chọn loại phiếu phù hợp với khoản thu, ví dụ:
  • Nhượng bán, thanh lý tài sản.
  • Cho thuê tài sản.
  • Tiền bồi thường.
  • Thu nợ khách hàng.
  • Thu nhập khác.
  • Thanh toán cho đơn hàng.
• Giá trị: Nhập số tiền thu được.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt, Chuyển khoản, COD.
• Chi nhánh: Chọn chi nhánh muốn tạo phiếu thu.

Lưu ý: Nếu bạn muốn ghi nhận khoản thu này vào mục Thu nhập khác trong báo cáo lãi lỗ, hãy tích chọn vào tùy chọn Hạch toán kết quả kinh doanh. Nếu không muốn ghi nhận, để trống tùy chọn này.

Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn tất phiếu thu

2.2. Phiếu thu tự động theo giao dịch

Hệ thống Sapo sẽ tự động tạo phiếu thu khi xảy ra các giao dịch sau:

a. Phiếu thu tự động theo đơn bán

Khi tạo Đơn bán hàng hoặc Đơn đặt hàng và khách hàng đã thanh toán, hệ thống sẽ tự động sinh phiếu thu.

Phiếu thu sẽ có giá trị bằng với số tiền mà khách hàng đã thanh toán.

Ví dụ:

• Khách hàng thanh toán 200,000đ cho đơn bán hàng. Sau khi nhấn Thanh toán, hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu thu với giá trị 200,000đ trong danh sách phiếu thu.

b. Phiếu thu tự động khi nhận hoàn tiền từ trả đơn nhập hàng

Khi bạn trả lại đơn nhập hàng cho nhà cung cấp và nhận hoàn tiền, hệ thống sẽ tự động sinh phiếu thu với giá trị bằng số tiền được hoàn.

Quy tắc: Tiền vào thì có phiếu thu.

Ví dụ:

• Nhà cung cấp hoàn trả 500,000đ từ một đơn nhập hàng bị trả lại. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận một phiếu thu trong mục Sổ quỹ.

3. Lưu ý quan trọng

• Sau khi tạo, bạn có thể xóa phiếu thu nếu phiếu được tạo thủ công.
• Các phiếu thu tự động theo giao dịch sẽ không thể xóa được vì chúng được liên kết trực tiếp với giao dịch hệ thống.