Các vấn đề thường gặp khi đồng bộ đơn hàng từ Sàn TMĐT

Việc đồng bộ đơn hàng tự động từ các Sàn Thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, TikTok về Sapo Omni giúp bạn quản lý bán hàng đa kênh một cách tập trung và hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, đôi khi có thể phát sinh các vấn đề khiến đơn hàng không đồng bộ, sai trạng thái, hoặc báo lỗi.

Hướng dẫn này tổng hợp các vấn đề thường gặp nhất khi đồng bộ đơn hàng từ Sàn về Sapo Omni, giải thích nguyên nhân và cung cấp các bước xử lý chi tiết, giúp bạn nhanh chóng khắc phục sự cố và đảm bảo dữ liệu đơn hàng luôn chính xác.

I. Lỗi chung.. (Có thể gặp trên tất cả các Sàn)

Vấn đề / Thông báo lỗi	Nguyên nhân có thể	Cách xử lý / Giải pháp
Thiếu đơn hàng, sai trạng thái đơn hàng (Đặc biệt sau ngày Sale lớn)	Do lượng đơn hàng trên Sàn quá lớn, Sàn có thể không trả đủ hoặc kịp thời thông tin về Sapo.	Chủ động nhấn nút "Cập nhật đơn hàng" trên Sapo (tại mục quản lý kênh Sàn TMĐT) vào cuối ngày Sale hoặc sáng ngày hôm sau để đảm bảo đồng bộ đủ và đúng trạng thái.
Lỗi "Người thực hiện thao tác được khai báo không hợp lệ" khi đồng bộ	Nhân viên được gán phụ trách đơn hàng trong cấu hình gian hàng trên Sapo Omni (Kênh bán hàng > [Tên Kênh] > Cấu hình > Nhân viên phụ trách đơn) không còn tồn tại (đã bị xóa) hoặc chưa được thiết lập.	Truy cập cấu hình gian hàng trên Sapo Omni, chọn một nhân viên hợp lệ (đang hoạt động) vào mục "Nhân viên phụ trách đơn". Lưu ý: Các thao tác tự động trên đơn hàng sẽ được thực hiện dưới tên nhân viên này.
Lỗi liên quan đến quyền duyệt đơn (Ví dụ: "Tài khoản cần thêm quyền...")	Nhân viên được gán phụ trách đơn hàng (trong cấu hình gian hàng) thiếu quyền "Duyệt đơn hàng" trong hệ thống Sapo.	Truy cập Cấu hình > Nhân viên và phân quyền trên Sapo. Tìm đến nhân viên đang được gán phụ trách, kiểm tra và cấp thêm quyền "Duyệt đơn hàng" cho nhân viên đó.
Sản phẩm trong đơn Sapo khác sản phẩm trong đơn trên Sàn	Do bạn đã thay đổi liên kết sản phẩm (mapping) trên Sapo sau khi đơn hàng đã được đồng bộ về. Đơn hàng trên Sapo giữ nguyên liên kết tại thời điểm đồng bộ ban đầu.	Nếu đơn hàng Sapo còn ở trạng thái có thể sửa đổi: Sửa đơn hàng thủ công trên Sapo, xóa sản phẩm cũ và thêm lại đúng sản phẩm bạn muốn liên kết. Nếu đơn hàng Sapo không thể sửa: Tạo đơn đổi/trả hàng thủ công trên Sapo để xử lý kho và công nợ cho đúng sản phẩm thực tế.
Lỗi fulfillment_line _items.quantity: Số lượng không được vượt quá 0.00	Thường do xung đột giữa việc đóng gói tự động (webhook từ Sàn) và đóng gói thủ công/đồng bộ lại từ Sapo, hoặc do đã đóng gói bên Sapo trước khi đồng bộ trạng thái từ Sàn.	Thử nhấn "Đồng bộ lại đơn" trên Sapo. Nếu không được, Hủy thao tác đóng gói trên đơn hàng Sapo (nếu có) rồi thực hiện "Đồng bộ lại đơn".
Lỗi "Mã đơn hàng đã tồn tại" khi đồng bộ về Sapo Core	Đơn hàng đó đã được tạo thủ công trên Sapo Core trước đó và bạn đã điền mã đơn trùng với mã đơn trên Sàn. VÀ bạn đang bật cấu hình "Sử dụng mã đơn sàn làm mã đơn Sapo" trong cài đặt kênh.	Sapo không cho phép 2 đơn hàng có cùng mã. Bạn cần: Tìm đơn hàng đã tạo thủ công trên Sapo Core và xử lý (ví dụ: hủy nếu trùng). Hoặc, vào cấu hình kênh Sàn trên Sapo, tắt tùy chọn "Sử dụng mã đơn sàn làm mã đơn Sapo" (hệ thống Sapo sẽ tự sinh mã khác).
Liên kết đơn hàng thất bại: Sản phẩm đã liên kết nhưng báo lỗi chưa liên kết	Do sản phẩm trên Sàn chưa được đồng bộ về mục "Sản phẩm kênh bán hàng" trên Sapo trước khi bạn thực hiện liên kết từ màn hình đơn hàng.	Nhấn "Đồng bộ lại đơn" cho các đơn hàng bị lỗi này. Hệ thống sẽ thử liên kết lại dựa trên thông tin sản phẩm mới nhất.
Thông báo "Đã dừng đồng bộ do đơn hàng đã được xử lý trên Sapo" nhưng không rõ thao tác	Thường xảy ra khi trạng thái đơn hàng trên Sàn thay đổi (ví dụ: có yêu cầu Trả hàng) sau khi đơn hàng đã được đồng bộ trạng thái Hoàn thành về Sapo. Khi đồng bộ lại, hệ thống phát hiện sự không khớp nhưng không thể tự động hủy đơn Sapo đã hoàn thành.	Hiện tại, cần tạo đơn hoàn trả thủ công trên Sapo để ghi nhận đúng nghiệp vụ. Sapo đang cải thiện để xử lý tốt hơn trường hợp này.
Lỗi "Khách hàng không tồn tại"	Khách hàng tương ứng với SĐT/thông tin trên đơn Sàn đã bị xóa trên Sapo. Hoặc khách hàng đó đang ở trạng thái "Ngừng giao dịch" trên Sapo.	Lấy SĐT khách hàng trên đơn Sàn (chuyển dạng 84xxxx thành 0xxxx). Tìm kiếm SĐT đó trong mục "Khách hàng" > "Danh sách khách hàng" trên Sapo. Nếu tìm thấy và trạng thái là "Ngừng giao dịch", chuyển thành "Đang giao dịch". Nếu không tìm thấy (đã bị xóa), bạn có thể cần tạo lại khách hàng hoặc liên hệ hỗ trợ nếu cần xử lý đơn cũ. Sau đó, thực hiện "Đồng bộ lại đơn".
Lỗi "Có lỗi xảy ra khi lấy thông tin sản phẩm, vui lòng thử lại sau"	Thường do sản phẩm liên kết trên Sapo đã bị thay đổi SKU hoặc đã bị xóa.	Kiểm tra sản phẩm tương ứng trên Sapo: Nếu bị xóa: Khôi phục sản phẩm (nếu có thể) hoặc liên kết đơn hàng với sản phẩm khác. Nếu bị đổi SKU: Cập nhật lại liên kết sản phẩm trên Sapo cho đúng với SKU mới. Sau đó, nhấn "Đồng bộ lại đơn".
Sản phẩm trong đơn đã liên kết nhưng vẫn báo lỗi chưa được liên kết	Do sản phẩm trên sàn chưa được lấy về mục quản lý sản phẩm của kênh trên Sapo trước khi bạn thực hiện liên kết từ màn đơn hàng.	Nhấn "Đồng bộ lại đơn" cho các đơn hàng bị lỗi.
Kênh đã đồng bộ kho = 0 mà vẫn phát sinh đơn hoặc Kho bị lệch	Do bạn chỉnh sửa tồn kho trực tiếp trên Seller Center của Sàn mà không thông qua Sapo. Do sử dụng phần mềm quản lý kho khác song song với Sapo và gây xung đột.	Bước 1: Kiểm tra "Lịch sử đồng bộ kho" trên Sapo (tại mục quản lý kênh Sàn TMĐT) để xem Sapo đã đồng bộ tồn kho đúng chưa. Bước 2: Nếu Sapo đã đồng bộ đúng (ví dụ: đã đẩy tồn = 0 lên Sàn), hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ của Sàn TMĐT đó để kiểm tra log thay đổi tồn kho trên Seller Center xem nguồn thay đổi đến từ đâu. Ngừng việc chỉnh sửa tồn kho trực tiếp trên Seller Center hoặc sử dụng phần mềm thứ ba nếu muốn Sapo đồng bộ kho chính xác.

II. Lỗi riêng theo từng sàn

1. Đơn hàng Shopee

Vấn đề / Thông báo lỗi	Nguyên nhân có thể	Cách xử lý / Giải pháp
Bấm vào mã đơn trên Sapo nhưng Shopee không tìm thấy đơn hàng	Shopee đã thay đổi cơ chế, không còn hỗ trợ tự động điền mã đơn vào ô tìm kiếm khi chuyển từ link Sapo sang.	Thao tác thủ công: Copy mã đơn hàng từ Sapo, sau đó truy cập Shopee Seller Center và dán mã đơn vào ô tìm kiếm đơn hàng.
Mở tab "Sản phẩm" trong đơn Shopee báo lỗi lấy thông tin	Token (quyền truy cập) kết nối Sapo - Shopee có thể đã hết hạn.	Vào quản lý kênh Shopee trên Sapo và thực hiện Đăng nhập lại/Kết nối lại.
Đơn giao thành công nhưng Sapo có log "Hủy phiếu giao hàng"	Có thể do người mua thay đổi địa chỉ giao hàng trên Shopee sau khi Sapo đã tạo phiếu giao. Shopee yêu cầu hủy phiếu cũ để tạo phiếu mới với địa chỉ đúng.	Đây là hành vi dự kiến để đảm bảo đúng địa chỉ. Kiểm tra lại thông tin vận đơn cuối cùng trên Sapo hoặc Shopee Seller Center để đảm bảo chính xác.
Kho Sapo = 0 nhưng khách vẫn đặt được đơn trên Shopee	Do đồng bộ trạng thái tồn kho từ Sapo lên Shopee bị thất bại tại một thời điểm trước đó (có thể do lỗi tạm thời từ Shopee).	Nếu không muốn giao đơn hàng này, bạn cần Hủy đơn hàng trực tiếp trên Shopee Seller Center. Đồng thời kiểm tra lại kết nối và thử đồng bộ lại kho.
Báo "Sản phẩm trong đơn đã bị xóa"	Lúc đơn hàng phát sinh, sản phẩm đó không có phiên bản (biến thể). Sau đó, bạn đã thêm phiên bản cho sản phẩm đó trên Sapo, làm thay đổi ID gốc của sản phẩm.	Liên kết lại sản phẩm trong đơn hàng với phiên bản sản phẩm đúng trên Sapo (nếu đơn hàng còn sửa được) hoặc tạo đơn đổi/trả thủ công.
Sản phẩm liên kết trong đơn không giống nhau (so với hiện tại)	Tương tự lỗi "Sản phẩm trong đơn Sapo khác sản phẩm trong đơn trên Sàn" ở phần Lỗi chung...	Xem lại cách xử lý ở phần Lỗi chung...

2. Đơn hàng Lazada

Vấn đề / Thông báo lỗi	Nguyên nhân có thể	Cách xử lý / Giải pháp
Liên kết thất bại, tab "Sản phẩm" báo lỗi	Mã SKU của sản phẩm trong đơn hàng Lazada không còn tồn tại trên Sapo (có thể đã bị xóa hoặc thay đổi).	Kiểm tra sản phẩm trên Sapo, đảm bảo SKU tồn tại và thực hiện liên kết lại sản phẩm cho đơn hàng.
App access frequency exceeds the limit. This ban will last X seconds	Bạn đã thực hiện quá nhiều yêu cầu đồng bộ/API sang Lazada trong thời gian ngắn.	Chờ hết khoảng thời gian bị giới hạn (X giây) như trong thông báo rồi thử "Đồng bộ lại đơn".
Lỗi "Mã đơn hàng đã tồn tại" (khi đồng bộ về Sapo)	Do Lazada không tách đơn (chỉ có 1 mã duy nhất), nếu bạn đã bật "Sử dụng mã đơn sàn làm mã đơn Sapo" và mã đó đã có trên Sapo từ nguồn khác (hoặc đơn tạo thủ công) sẽ bị trùng.	Xem lại cách xử lý tương tự lỗi "Mã đơn hàng đã tồn tại" ở phần Lỗi chung...
Không tìm thấy đơn hàng Lazada trên Sapo (dù có trên Seller)	Do Lazada không trả về trạng thái đơn hàng cho Sapo ở lần đồng bộ trước đó (trạng thái rỗng).	Liên hệ bộ phận hỗ trợ Sapo (1900 6750) và cung cấp mã đơn hàng Lazada. Kỹ thuật viên Sapo có thể cần can thiệp để cập nhật trạng thái ban đầu, sau đó bạn có thể "Đồng bộ lại đơn".
Mã vận đơn trên kênh Sapo khác mã vận đơn trên Lazada Seller	Do đơn hàng được Lazada chuyển tuyến giao hàng (sử dụng nhiều đơn vị vận chuyển), Lazada cập nhật mã vận đơn mới trên Seller, nhưng Sapo vẫn giữ mã vận đơn ban đầu.	Hiện tại cần cập nhật mã vận đơn mới thủ công trên đơn hàng Sapo nếu bạn cần theo dõi đúng mã cuối cùng.

3. Đơn hàng Tiki

Vấn đề / Thông báo lỗi	Nguyên nhân có thể	Cách xử lý / Giải pháp
Có đơn trên kênh Sapo nhưng tìm trên Tiki Seller không thấy	Đơn hàng đang ở trạng thái "Chờ thanh toán" trên Tiki, trạng thái này Tiki không hiển thị cho nhà bán hàng trên Seller Center.	Chờ khách hàng thanh toán thành công, đơn hàng chuyển trạng thái khác sẽ hiển thị trên Tiki Seller và đồng bộ về Sapo.
Lỗi đồng bộ đơn do trạng thái gian hàng "Chờ Duyệt" hoặc lỗi đăng nhập lại	Vấn đề liên quan đến kết nối hoặc trạng thái gian hàng trên Tiki.	Thử Đăng nhập lại gian hàng Tiki từ mục quản lý kênh trên Sapo. Nếu vẫn lỗi, nhấn nút "Cập nhật đơn hàng mới" trong quản lý kênh Tiki trên Sapo.

4. Đơn hàng TikTok Shop

Vấn đề / Thông báo lỗi	Nguyên nhân có thể	Cách xử lý / Giải pháp
Lỗi đồng bộ đơn: must not be null, must not be null (liên quan địa chỉ)	Do người dùng Sapo đã tự thao tác sửa địa chỉ của khách hàng trên đơn hàng Sapo sau khi đơn đã đồng bộ về lần đầu.	Vào chi tiết đơn hàng bị lỗi trên Sapo. Nhấp vào tên khách hàng để mở thông tin chi tiết. Sửa lại thông tin địa chỉ trong hồ sơ khách hàng cho chính xác. Quay lại đơn hàng và nhấn "Đồng bộ lại đơn".
Lỗi đồng bộ kho: seller tax number invalid	Thông tin thuế trên TikTok Seller Center chưa được cấu hình hoặc không hợp lệ.	Truy cập TikTok Seller Center > Tài khoản của tôi > Hồ sơ người bán > Thông tin thuế. Kiểm tra và cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin thuế theo yêu cầu của TikTok Shop. Sau đó thử đồng bộ lại đơn hoặc kho.

Trong quá trình sử dụng, nếu bạn gặp các vấn đề khác không được liệt kê ở trên, hoặc đã thực hiện theo hướng dẫn nhưng vẫn không khắc phục được lỗi, vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ của Sapo qua hotline 1900 6750 để được trợ giúp kịp thời.