Cơ chế đồng bộ thông tin từ đơn hàng sang hóa đơn điện tử trên Sapo Omni

Khi thực hiện lập Hóa đơn điện tử từ chi tiết Đơn hàng trên hệ thống Sapo, phần mềm sẽ tự động kế thừa các dữ liệu sẵn có. Cơ chế này giúp giảm thiểu thao tác nhập liệu thủ công, đảm bảo sự nhất quán dữ liệu và hạn chế sai sót trong quá trình phát hành.

Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết các trường thông tin được đồng bộ và các lưu ý quan trọng về cấu hình cũng như quy định pháp luật.

Nguyên tắc hoạt động chung

Cơ chế "Snapshot" (Chụp lại dữ liệu): Hóa đơn được tạo sẽ lấy dữ liệu từ đơn hàng tại đúng thời điểm bấm nút lập hóa đơn.
Không cập nhật ngược: Nếu sau đó bạn quay lại chỉnh sửa Đơn hàng, các thông tin trên Hóa đơn điện tử đã lập (dù là bản nháp hay đã phát hành) sẽ không tự động cập nhật theo. Bạn cần hủy bản nháp cũ và tạo lại nếu có thay đổi lớn.

Cơ chế đồng bộ thông tin

Thông tin ngày lập hóa đơn

Trên Sapo Omni v2, bạn được phép điều chỉnh ngày lập hóa đơn là ngày bất kỳ trong quá khứ.

Tuy nhiên theo quy định tại Điều 9, Nghị định 123: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Do đó, bạn cần thực hiện thao tác lập và phát hành hóa đơn đúng trong ngày giao hàng thành công hoặc khách mua tại quầy, tránh các rủi ro liên quan.

Thông tin người bán (Đơn vị phát hành)

Thông tin này không lấy từ đơn hàng mà được hệ thống tự động trích xuất từ cấu hình Hồ sơ hóa đơn điện tử trên phần mềm Sapo Invoice (đã được kết nối với trang quản trị Sapo Omni).

Các thông tin bao gồm:

Tên đơn vị bán hàng.
Mã số thuế.
Địa chỉ.
Mã cửa hàng, Điện thoại, Số tài khoản (theo khai báo).

Thông tin người mua hàng (Khách hàng)

Hệ thống sẽ lấy thông tin từ Đơn hàng để điền vào phần Người mua hàng trên hóa đơn.

Thông tin trên Hóa đơn	Nguồn lấy dữ liệu từ Đơn hàng	Ghi chú & Hành động bổ sung
Người mua hàng	Tên khách hàng	Nếu khách lẻ không lấy hóa đơn, có thể tích chọn mục "Người mua không lấy hóa đơn" (hệ thống sẽ tự động điền dòng chữ này).
Số điện thoại	Số điện thoại	Lấy chính xác theo đơn hàng.
Địa chỉ	Địa chỉ giao hàng	Lấy theo địa chỉ giao hàng trên đơn.
Tên đơn vị mua hàng	(Không có trên đơn hàng)	Bạn cần nhập tay hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm thông tin theo MST nếu khách hàng là Doanh nghiệp/Tổ chức.
Mã số thuế	(Không có trên đơn hàng)	Tương tự tên đơn vị, cần nhập tay hoặc hệ thống tự gợi ý nếu thông tin này đã được lưu trong Danh mục Khách hàng.
Email	(Không có trên đơn hàng)	Nhập tay để gửi hóa đơn điện tử cho khách.
Số CMT/CCCD/Hộ chiếu	(Không có trên đơn hàng)	Nhập tay nếu cần thiết (thường dùng cho khách hàng cá nhân nước ngoài hoặc trường hợp đặc thù).

Lưu ý:

Trước khi ký phát hành, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa thủ công các thông tin này ngay trên màn hình chi tiết hóa đơn.

Thông tin sản phẩm và dịch vụ

Danh sách hàng hóa được sao chép y nguyên từ đơn hàng sang hóa đơn, bao gồm:

Tên sản phẩm: Giữ nguyên tên hiển thị của sản phẩm trên đơn hàng.
Đơn vị tính: Lấy theo thiết lập sản phẩm.
Số lượng & Đơn giá: Đồng bộ chính xác theo đơn hàng.
Thành tiền: Tính toán dựa trên Số lượng x Đơn giá.

Lưu ý:

Với sản phẩm là Combo, khi đồng bộ sang hóa đơn điện tử từ đơn hàng trên Sapo Omni, hóa đơn chỉ hiện tên Combo, không liệt kê chi tiết các thành phần bên trong combocombo.

Thông tin giá trị và thanh toán

Thông tin trên Hóa đơn	Logic tính toán / Đồng bộ	Lưu ý quan trọng
Tổng tiền hàng	Tổng giá trị các dòng sản phẩm.
Chiết khấu	Lấy theo chiết khấu từng dòng sản phẩm (nếu có).	Quan trọng: Mã giảm giá (Coupon) áp dụng trên tổng đơn hàng tại Sapo Omni thường không được đồng bộ trực tiếp vào ô chiết khấu của hóa đơn (do quy định về phân bổ chiết khấu). Cần kiểm tra kỹ mục này.
Phí giao hàng	Không đồng bộ.	Phí giao hàng trên đơn hàng online thường là dịch vụ thu hộ hoặc chi phí vận chuyển bên thứ 3 (Grab, GHTK...), nên mặc định không đưa vào doanh thu hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên theo nguyên tắc kế toán thuế, nếu Phí giao hàng là khoản thu mà cửa hàng trực tiếp cung cấp dịch vụ vận chuyển thì phải xuất hóa đơn cho dịch vụ này (tạo thêm 1 dòng hàng hóa là "Phí vận chuyển").
Hình thức thanh toán	Mặc định: TM/CK.	Người dùng có thể chọn lại chính xác là: Tiền mặt, Chuyển khoản, hoặc để TM/CK (đối chiếu công nợ sau).
Tiền thuế GTGT	Tính theo công thức cấu hình.	Với Hóa đơn bán hàng (Hộ kinh doanh), giá trị trên hóa đơn: Là giá thanh toán cuối cùng (Đã bao gồm thuế). Trên mẫu hóa đơn thường sẽ không có dòng tách riêng "Tiền thuế GTGT" mà chỉ có dòng "Thành tiền" và "Cộng tiền hàng". Tuy nhiên, khi gửi dữ liệu lên Cơ quan Thuế (đặc biệt là Hóa đơn từ máy tính tiền), hệ thống phần mềm vẫn phải phân tách mức thuế suất tương ứng của mặt hàng để cơ quan thuế tính mức thuế khoán phải nộp.
Tổng tiền thanh toán	= Tổng tiền hàng - Chiết khấu + Thuế (nếu có).	Giá trị này phản ánh số tiền ghi nhận doanh thu trên hóa đơn.