- Điều kiện
- Bước 1: Truy cập trang quản trị và tạo đơn hàng
- Bước 2: Nhập thông tin khách hàng
- Bước 3: Nhập thông tin bổ sung cho đơn hàng
- Bước 4: Thêm sản phẩm vào đơn hàng
- Bước 5: Thêm chiết khấu và khuyến mãi đơn hàng
- Bước 6: Phí giao hàng
- Bước 7: Thêm tag và ghi chú đơn hàng
- Bước 8: Thanh toán đơn hàng
- Bước 9: Đóng gói và giao hàng
- Bước 10: Lưu đơn hàng
03/04/2025
Việc tạo đơn hàng online trên Sapo giúp bạn quản lý đơn hàng một cách dễ dàng và chuyên nghiệp, từ khâu tạo đơn đến duyệt đơn. Sapo cung cấp giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả bán hàng.
Điều kiện
- Tài khoản của bạn được phân quyền mục Xem tất cả đơn hàng hoặc Xem đơn hàng được phụ trách, Tạo đơn hàng, Duyệt đơn hàng
- Xem hướng dẫn tạo và phân quyền tài khoản
Lưu ý :
- Hướng dẫn này sử dụng tạo đơn tại màn hình Tạo đơn và giao hàng,
Bước 1: Truy cập trang quản trị và tạo đơn hàng
Có 2 cách để bạn tạo đơn:
Cách 1: Truy cập thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Đơn hàng > Tạo đơn và giao hàng.
Cách 2: Truy cập thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng > Nhấn tạo đơn hàng (góc trên, bên phải màn hình)
Bước 2: Nhập thông tin khách hàng
Với khách hàng đã tạo trước đó:
- Nhập tên khách hàng, SĐT, email, mã KH vào ô Tìm kiếm.
- Chọn đúng tên khách hàng từ danh sách tìm kiếm
Với khách hàng mới:
- Nhấn chuột vào ô Tìm kiếm khách hàng > Chọn Thêm mới khách hàng
- Điền các thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, số điện thoại,khu vực, phường xã, Mã khách hàng, Nhân viên phụ trách, Ngày sinh, Giới tính, Email, Mã số thuế, Nhóm khách hàng, website, Tags.
Lưu ý:
Để cập nhật nhiều thông tin hơn như Công nợ ban đầu, tổng chi tiêu, Cài đặt nâng cao, bạn thêm mới khách hàng tại mục Khách hàng
Nhấn Thêm để lưu thông tin khách hàng.
Bước 3: Nhập thông tin bổ sung cho đơn hàng
- Điền các thông tin cần thiết:
-
- Bán tại : Hệ thống mặc định chọn chi nhánh mà bạn đang phụ trách, nhấn chọn lại chi nhánh nếu cần
- Bán bởi: Hệ thống mặc định chọn nhân viên là tài khoản của bạn, nhấn chọn lại nếu bạn muốn gán đơn hàng cho một nhân viên khác
- Nguồn: Hệ thống mặc định chọn nguồn đơn theo cấu hình nguồn bán hàng mà bạn đã thiết lập. Nhấn chọn lại nguồn nếu bạn cần chọn lại nguồn phát sinh đơn hàng.
- Hẹn giao: chọn ngày hẹn giao theo yêu cầu của người mua
- Ngày bán: chọn ngày bán khác với thực tế (chỉ để theo dõi chứ báo cáo vẫn ghi nhận theo thời gian thực tế tạo đơn)
- Mã đơn: Mã định danh của đơn hàng. Nếu để trống hệ thống sẽ tự sinh mã có định dạng SONxxxxn , điền lại mã mà bạn muốn đặt cho đơn hàng này ( lưu ý: mã bạn nhập chỉ áp dụng một lần duy nhất, không áp dụng cho các đơn tiếp theo)
- Đường dẫn đơn hàng: điền đường dẫn có liên quan đến đơn hàng (nếu có)
- Tham chiếu: điền mã hóa đơn ngoài hoặc mã theo dõi riêng
- Thanh toán dự kiến: chọn phương thức thanh toán dự kiến cho đơn hàng
- Các thông tin này có thể tùy chỉnh thứ tự bằng cách nhấn vào biểu tượng răng cưa ở ô thông tin bổ sung, sau đó nhấn giữ tên và kéo thả vị trí từng mục trong danh sách
Bước 4: Thêm sản phẩm vào đơn hàng
Giao diện tạo đơn online hỗ trợ thêm 3 loại sản phẩm:
- Sản phẩm thường
- Sản phẩm Serial
- Sản phẩm dịch vụ (dùng phím tắt
F9).
- Cách thêm sản phẩm:
Có 3 cách để thêm sản phẩm vào đơn:
- Cách 1: Nhấn vào ô tìm kiếm và tìm sản phẩm theo Tên, mã SKU hoặc barcode và nhấn chọn sản phẩm phù hợp
- Cách 2: Nhấn vào nút Chọn nhanh ( bên phải thanh tìm kiếm) > nhấn vào dấu (+) màu xanh của mỗi dòng sản phẩm cần thêm > nhấn Chọn Xong
- Cách 3: Bạn click chuột vào một vị trí bất kỳ trên màn hình và dùng máy quét/ scan để quét nhanh sản phẩm, sau khi quét hệ thống sẽ tự động hiển thị sản phẩm tương ứng với mã vạch mà bạn đã quét
- Tạo mới sản phẩm
- Dùng chuột kích vào ô tìm kiếm hoặc nhấn phím tắt
F3để trỏ chuột vào ô tìm kiếm. - Nhấn nút Thêm mới sản phẩm ở dòng đầu tiên
- Cửa sổ thêm mới sản phẩm hiện lên, điền các thông tin của sản phẩm mới và ấn Thêm
Sau khi tìm kiếm/quét mã chọn thêm sản phẩm cho đơn hàng. Thông tin sản phẩm đã thêm được hiển thị ở trung tâm màn hình bán hàng. Các cột thông tin sản phẩm hiển thị trên màn hình đơn hàng gồm có:
| Trường thông tin | Giải thích |
|---|---|
|
STT
|
Số thứ tự của mỗi dòng sản phẩm, sản phẩm thêm vào sau sẽ đứng trên, bạn có thể cài đặt thay đổi thứ tự ngược lại với hướng dẫn điều chỉnh hiển thị bên dưới.
|
|
Ảnh
|
Ảnh của sản phẩm/ phiên bản sản phẩm
|
|
Mã SKU
|
Mã của sản phẩm
|
|
Tên sản phẩm
|
Tên của sản phẩm/ phiên bản sản phẩm
|
|
Đơn vị tính
|
Đơn vị tính của sản phẩm, bạn nhấn chọn lại đơn vị tính nếu có bán theo đơn vị quy đổi
|
|
Số lượng
|
Hiển thị tổng số lượng của mỗi dòng sản phẩm, nhấn vào để sửa lại theo nhu cầu của bạn
|
|
Đơn giá
|
Giá bán trên một đơn vị sản phẩm
|
|
Chiết khấu
|
Giá trị chiết khấu của mỗi dòng sản phẩm, nhấn vào để nhập mức chiết khấu theo nhu cầu
|
|
Thành tiền
|
Hiển thị tổng tiền của mỗi dòng sản phẩm
|
- Bạn có thể Điều chỉnh thông tin hiển thị bằng cách nhấn vào nút cài đặt (hình bánh răng) bên trên, góc phải danh sách và thao tác như sau:
Trên hộp thoại Tùy chỉnh hiển thị, bạn tích chọn các thông tin cần hiển thị bên cột Thêm cột hiển thị bao gồm:
- Ảnh
- Mã SKU
- Đơn vị tính
- Giá bán
- Chiết khấu
- Thuế
hoặc nhấn vào dấu “X” bên phải mỗi dòng thông tin của Cột hiển thị.
Nhấn vào biểu tượng bật/tắt để Hiển thị thành phần combo
Chọn một trong 2 Thứ tự hiển thị hàng hóa bao gồm:
- Thêm sau lên trên
- Thêm sau xuống dưới
Chọn một trong 3 hình thức quét mã vạch mặc định bao gồm:
- Quét mã barcode
- Quét mã Serial
- Quét mã cân điện tử
Nhấn vào dòng “ Cài đặt nâng cao” để cài đặt thêm các năng khác
Lưu ý:
Các thiết lập điều chỉnh hiển thị này chỉ áp dụng cho tài khoản thiết lập, không áp dụng chung cho toàn bộ cửa hàng
- Tách dòng sản phẩm:
Tích vào ô Tách dòng (bên phải thanh tìm kiếm sản phẩm) để chia cùng một sản phẩm thành nhiều dòng.
Ví dụ:
Khi bạn thêm sản phẩm vào đơn, nếu cùng là một sản phẩm thì hệ thống mặc định sẽ tự cộng số lượng tăng lên tại cột Số lượng.
Tích vào ô này thì khi bạn thêm sản phẩm vào đơn, hệ thống sẽ không cộng thêm số lượng nữa mà sẽ tách sản phẩm đó ra thêm một dòng riêng biệt
- Kiểm tra tồn kho: Nhấn vào nút Kiểm tra tồn kho (bên cạnh Tách dòng) để xem số lượng tồn kho của các sản phẩm đã chọn trong đơn bao gồm:
- Các chính sách giá tương ứng
- Số lượng tồn kho
- Số lượng Có thể bán
- Số lượng đang giao dịch
- Số lượng Hàng đang về
- Số lượng hàng đang giao.
- Thuế: chọn mức thuế cần áp dụng (nếu có)
- Chính sách giá: chọn chính sách giá cần áp dụng ở ô bên phải biểu tượng mã vạch
- Thêm phí dịch vụ khác:
Nhấn Thêm dịch vụ khác (
F9) hoặc nhấn phím tắt F9 để thêm phí phụ thu (nếu có).Điền thông tin dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá..) rồi kích chuột sang vị trí khác để hệ thống ghi nhận
Bước 5: Thêm chiết khấu và khuyến mãi đơn hàng
- Thêm chiết khấu thủ công:
Dùng phím tắt
F6 hoặc ấn vào mục Chiết khấu để áp dụng chiết khấu toàn đơn.Điều chỉnh chiết khấu theo Giá trị hoặc %, cùng với Lý do chiết khấu (nếu có)
- Mã giảm giá:
Nhấn Mã giảm giá > Nhập mã > Nhấn Áp dụng.
- Thêm khuyến mãi:
-
- Ấn vào mục Áp dụng chương trình khuyến mãi để xem các CTKM
- Chọn chương trình khuyến mãi phù hợp và nhấn Áp dụng để lưu, hoặc Ngừng áp dụng để hủy bỏ
Lưu ý:
trên danh sách khuyến mãi chỉ thể hiện các chương trình thỏa mãn điều kiện của đơn hàng, nếu không có chương trình nào thỏa mãn thì danh sách sẽ không có thông tin
Bước 6: Phí giao hàng
- Nhấn Phí giao hàng > Chọn mức phí (đã cấu hình sẵn) hoặc tự nhập phí.
- Có thể ấn Xem phí gợi ý của đối tác vận chuyển để được gợi ý mức phí giao hàng phù hợp
- Nhấn Áp dụng để lưu.
Bước 7: Thêm tag và ghi chú đơn hàng
- Thêm Tags:
Chọn hoặc thêm các thẻ cho đơn hàng, thẻ này phục vụ cho việc lọc và phân loại các đơn hàng theo quy trình của cửa hàng
Nhập tên thẻ tags rồi ấn Enter
- Thêm ghi chú đơn hàng:
Trong trường hợp đơn hàng cần note lại 1 số thông tin lưu ý để người mua hoặc shop sau này có thể check lại
Điền nội dung ghi chú vào ô Nhập ghi chú đơn hàng ở phía dưới bên phải (phía trên nút Thanh toán)
Bước 8: Thanh toán đơn hàng
- Nhấn Thêm phương thức
- Chọn phương thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản,...).
- Nhập số tiền khách thanh toán.
- Hệ thống sẽ hiển thị số tiền Còn phải trả nếu số tiền khách thanh toán nhỏ hơn tổng đơn
Mẹo: Nếu khách thanh toán bằng nhiều hình thức, bạn nhấn Thêm phương thức > chọn phương thức và nhấn Thêm phương thức lần nữa để chọn phương thức kế tiếp
Bước 9: Đóng gói và giao hàng
Chọn hình thức giao hàng (có 4 tùy chọn được hiển thị).
- Đẩy qua hãng vận chuyển
Lưu ý:
Chọn hình thức giao hàng này thì bạn bắt buộc phải có thông tin khách hàng như Số điện thoại, địa chỉ, khu vực phường xã.
- Đẩy vận chuyển ngoài
Lưu ý:
Chọn hình thức giao hàng này thì bạn bắt buộc phải có thông tin khách hàng như Số điện thoại, địa chỉ, khu vực phường xã.
- Khách nhận tại cửa hàng
- Giao hàng sau
Cập nhật thông tin giao hàng nếu cần.
Bước 10: Lưu đơn hàng
Có 2 tùy chọn:
- Tạo đơn hàng: Đơn sẽ được tạo ở trạng thái Đặt hàng, có thể chỉnh sửa và cần Duyệt để thực hiện các bước tiếp theo
Tại bước Đặt hàng, các chỉ số như tồn kho, có thể bán, công nợ hoặc báo cáo doanh thu sẽ chưa được ghi nhận
- Tạo đơn và duyệt: Đơn sẽ được tạo ở bước Duyệt,bạn vẫn có thể chỉnh sửa các thông tin đơn hàng ngoại trừ Mã đơn hàng và Chi nhánh.
Tại bước Duyệt: Hệ thống sẽ trừ số lượng “Có thể bán”, các chỉ số tồn kho, công nợ, báo cáo chưa bị ảnh hưởng.
Sau khi lưu, tiếp tục thực hiện các bước Đóng gói và Xuất kho để hoàn thành.
Lưu ý:
Trong quá trình nhập thông tin đơn hàng, bạn có xác nhận thanh toán thì đơn hàng tự động ở bước Duyệt
Mọi thắc mắc chưa được giải quyết vui lòng tạo ticket hoặc liên hệ tổng đài 1900 6750 để được tư vấn và giải đáp.
Đóng
