Thiết lập cấu hình tự động đồng bộ chứng từ sang phần mềm kế toán trên Sapo Omni

Tính năng đồng bộ tự động chứng từ từ Sapo Omni sang Sapo Accounting cho phép chuyển trực tiếp dữ liệu đơn hàng và đơn nhập hàng từ phần mềm bán hàng sang phần mềm kế toán Sapo Accounting mà không cần thao tác chuyển thủ công. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu hệ thống luôn được đồng bộ, chính xác và cập nhật liên tục, hỗ trợ công việc hạch toán hiệu quả và nhanh chóng.

Bước 1: Truy cập chức năng cấu hình tự động

• Trên trang menu bên trái trang quản trị, bạn tìm mục Kế toán và thuế và chọn Sapo Accounting > Cấu hình tự động.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình danh sách đơn vị kế toán đã kết nối.

Bước 2: Thiết lập cấu hình tự động đồng bộ chứng từ

• Tại danh sách đơn vị kế toán, bạn nhấp chọn Mã số thuế của đơn vị kế toán cần thiết lập cấu hình tự động. Hệ thống sẽ điều hướng sang màn hình chi tiết thiết lập.

Màn hình Cấu hình tự động bao gồm 2 phần thông tin bạn có thể cài đặt:

Bước 3: Hệ thống xử lý dữ liệu tự động

Sau khi bạn lưu cấu hình, khi có các phát sinh tạo mới hoặc cập nhật đơn hàng/đơn nhập hàng trên Sapo Omni, hệ thống sẽ vận hành theo quy trình tự động sau:

• Kiểm tra điều kiện: Hệ thống đối chiếu dữ liệu với các điều kiện thiết lập tại cấu hình để xác định tính hợp lệ.
• Khởi tạo hàng chờ: Nếu dữ liệu hợp lệ, hệ thống tự động đưa chứng từ vào hàng chờ đồng bộ.
• Xử lý đồng bộ: Cấu hình đồng bộ sẽ thực hiện xử lý dữ liệu lần lượt theo thứ tự và áp dụng đúng các quy tắc cài đặt đã thiết lập. Bạn có thể kiểm tra thiết lập quy tắc đồng bộ tại đây.
• Kiểm tra lịch sử: Để kiểm tra kết quả của lịch sử đồng bộ (thành công hay thất bại), bạn truy cập vào tab Lịch sử đồng bộ chứng từ. Các đơn đồng bộ tự động sẽ được đánh dấu người chuyển là “Hệ thống”. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết tại đây.