Thêm mới Chi nhánh, Phòng ban trên Sapo Accounting - HKD

Thêm mới Chi nhánh, phòng ban là tính năng được xây dựng với mục tiêu thiết lập, khai báo và khởi tạo nhanh các thực thể mới (Chi nhánh, Văn phòng hoặc Phòng ban) vào sơ đồ tổ chức của hệ thống khi Hộ kinh doanh mở rộng quy mô vận hành. Đây là chức năng cơ bản giúp quản lý tách bạch các cơ sở, địa điểm bán hàng mới phát sinh hoặc các khối phòng ban nội bộ, phục vụ cho việc hạch toán và theo dõi báo cáo kế toán chính xác.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn cần được cấp quyền Chi nhánh, phòng ban trong phân hệ Danh mục mới có thể truy cập và thao tác tính năng này.
Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.

1. Truy cập màn hình cấu hình

Bước 1: Tại giao diện trang Tổng quan của Sapo Accounting, nhìn vào thanh menu dọc bên trái, tìm và chọn mục Danh mục > chọn mục con Chi nhánh, phòng ban để vào giao diện danh sách Chi nhánh, phòng ban.
Bước 3: Tại góc trên bên phải màn hình danh sách, click vào nút Thêm chi nhánh, phòng ban (hoặc biểu tượng dấu cộng +). Hệ thống sẽ lập tức hiển thị một màn hình Popup nhập liệu.

2. Nhập liệu thông tin đơn vị

Hệ thống hỗ trợ lên tới 4 cấp tổ chức phân tầng (từ C1 đến C4). Ngay khi bạn chọn trường Cấp chi nhánh, phòng ban, form sẽ tự động hiển thị biểu mẫu nhập liệu tương ứng theo 2 nhóm cấu trúc sau:

Nhóm 1 - Đối với Cấp Chi nhánh

Biểu mẫu được chia làm 2 khối thông tin bắt buộc phải hoàn thiện (các trường có dấu * là bắt buộc):

Phần 1: Thông tin cơ bản

Trường thông tin	Bắt buộc	Hướng dẫn nhập
Mã đơn vị	*	Nhập mã nội bộ tự đặt (VD: CN0001, CN-HN01). Mã phải duy nhất trong toàn hệ thống và không thể sửa sau khi đã lưu.
Tên đơn vị	*	Nhập tên đầy đủ của chi nhánh (tối đa 255 ký tự).
Thuộc chi nhánh, phòng ban	*	Chọn đơn vị cha trực tiếp từ danh sách cây. Mặc định là Trụ sở chính (Hộ kinh doanh).
Cấp chi nhánh, phòng ban	*	Chọn Chi nhánh.
MST / Số đăng ký kinh doanh		Mã số thuế của chi nhánh (nếu có). Định dạng hợp lệ: 10 chữ số, hoặc 13 chữ số (10 số MST chính + dấu gạch ngang + 3 số chi nhánh), hoặc 12 chữ số (số CCCD).
Ngày cấp		Ngày cấp ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Định dạng: DD/MM/YYYY.
Nơi cấp		Cơ quan cấp giấy phép (VD: Sở KHĐT Hà Nội).

Phần 2: Địa chỉ và thông tin thuế

Trường thông tin	Bắt buộc	Hướng dẫn nhập
Mã địa điểm kinh doanh	*	Mã địa điểm kinh doanh do cơ quan thuế cấp (VD: 00999).
Tỉnh/Thành phố	*	Chọn tỉnh/thành phố từ danh sách.
Xã/Phường	*	Chọn xã/phường tương ứng.
Số nhà, đường phố	*	Nhập địa chỉ cụ thể (số nhà, tên đường).
Mã địa bàn hành chính	*	Hệ thống tự động điền sau khi chọn Tỉnh/Thành phố và Xã/Phường.
Cơ quan thuế quản lý	*	Chi cục thuế quản lý trực tiếp chi nhánh này.
Cơ quan thu	*	Cơ quan thực hiện thu nộp thuế.

Nhóm 2 - Đối với Cấp Văn phòng / Trung tâm / Phòng ban

Áp dụng cho các đơn vị nội bộ không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập. Biểu mẫu này được tinh gọn tối đa và chỉ gồm 4 trường thông tin cơ bản, hoàn toàn không có khối thông tin thuế:

Trường thông tin	Bắt buộc	Hướng dẫn nhập
Mã đơn vị	*	Nhập mã nội bộ tự đặt (VD: PB-KT, TO-KHO). Mã phải duy nhất trong toàn hệ thống và không thể sửa sau khi đã lưu.
Tên đơn vị	*	Nhập tên đầy đủ (tối đa 255 ký tự).
Thuộc chi nhánh, phòng ban	*	Chọn Chi nhánh hoặc đơn vị cha trực tiếp từ danh sách cây.
Cấp chi nhánh, phòng ban	*	Chọn cấp phù hợp: Văn phòng/Trung tâm hoặc Phòng ban.

3. Hoàn tất thao tác

Sau khi điền đầy đủ dữ liệu, tại phần dưới cùng của Popup, bạn có thể lựa chọn một trong 3 nút bấm sau để hoàn tất hành động:

Nút Lưu: Hệ thống lưu lại thông tin và đóng Popup. Đơn vị mới lập tức hiển thị trên sơ đồ tổ chức dạng cây.
Nút Lưu & thêm: Hệ thống thực hiện lưu dữ liệu vừa nhập, đồng thời giữ nguyên Popup ở trạng thái trống để bạn tiếp tục tạo đơn vị khác mà không phải click mở lại nhiều lần (Giúp tiết kiệm thời gian).
Nút Hủy: Đóng Popup và không ghi nhận dữ liệu. Nếu bạn đã nhập thông tin mà bấm Hủy, hệ thống sẽ hiển thị một cảnh báo xác nhận trước khi đóng hẳn.

Cảnh báo:

Khi Lưu chi nhánh/ phòng ban có thể xảy ra một số lỗi sau cần chú ý:

Lỗi hiển thị trên màn hình	Nguyên nhân	Cách xử lý nhanh
"Mã đơn vị đã tồn tại trong hệ thống"	Mã bạn vừa gõ đã trùng với một đơn vị khác đang có trên phần mềm (kể cả đơn vị đã ngừng hoạt động).	Thay đổi mã đơn vị bằng cách thêm ký tự hoặc số phân biệt vào sau (Ví dụ: CN01_NEW).
Nút Lưu bị mờ, không click được	Bạn đang bỏ trống ít nhất một trường có dấu sao đỏ (*) hoặc nhập sai định dạng số thuế, địa chỉ.	Kéo rà soát lại toàn bộ form, điền nốt các ô trống có dấu sao đỏ (*) và kiểm tra lại định dạng.

Lưu ý:

Cấp của đơn vị con bắt buộc phải thấp hơn cấp của đơn vị cha trong sơ đồ cây tổ chức (Ví dụ: Nếu đơn vị cha là Chi nhánh (C2) thì đơn vị con trực thuộc phải chọn cấp Văn phòng/Trung tâm (C3) hoặc Phòng ban (C4)).
Giá trị mặc định của form: Khi vừa bấm nút Thêm mới, ô Cấp chi nhánh, phòng ban sẽ tự động hiển thị mặc định là Chi nhánh (nếu cửa hàng của bạn đang BẬT chế độ Đa chi nhánh trong phần Cấu hình chung) hoặc hiển thị mặc định là Phòng ban (nếu cửa hàng đang TẮT chế độ Đa chi nhánh). Xem thêm hướng dẫn Cấu hình Tùy chọn chung tại đây.

Trợ lý Sapo