Quản lý danh sách nhà cung cấp trên phần mềm Sapo Accounting

Trang Danh sách nhà cung cấp cho phép bạn quản lý toàn bộ thông tin nhà cung cấp của hộ kinh doanh một cách tập trung. Tại đây, bạn có thể dễ dàng xem, tìm kiếm, lọc dữ liệu và thực hiện các thao tác hàng loạt trên danh sách nhà cung cấp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Nhà cung cấp. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm nhà cung cấp trên phần mềm. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn thêm mới nhà cung cấp tại đây.
Người dùng đã thêm nhóm khách hàng, nhà cung cấp trên phần mềm. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn thêm mới nhóm khách hàng, nhà cung cấp tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách nhà cung cấp

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Danh mục. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Đối tượng trong menu con.
Tại màn hình Danh mục > Đối tượng vừa hiển thị, bạn nhấp chọn tab Nhà cung cấp trên thanh menu đầu trang.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách nhà cung cấp.

Bước 2: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý nhà cung cấp.

1. Tùy chọn trường hiển thị

Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu).
Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị xuất hiện:
- Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
- Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin:

Trường thông tin	Mô tả
Nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp (cố định)	Mã định danh duy nhất của nhà cung cấp trong hệ thống.
Tên nhà cung cấp (cố định)	Họ và tên đầy đủ của nhà cung cấp.
Số tiền nợ	Tổng công nợ nhà cung cấp còn phải trả.
Là khách hàng	Đánh dấu nếu đối tượng này vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp.
Loại nhà cung cấp	Cá nhân, hộ kinh doanh hoặc công ty.
Nhóm nhà cung cấp	Nhóm phân loại do người dùng tự tạo (VD: Khách lẻ, khách sỉ, đại lý…).
Mã số thuế	Mã số thuế của nhà cung cấp.
Địa chỉ xuất hóa đơn	Địa chỉ ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp.
Mã ĐVCQHVNS	Mã đơn vị quan hệ (nếu có liên kết giữa nhiều chi nhánh).
Trạng thái	Trạng thái nhà cung cấp Đang hoạt động/ Ngừng hoạt động.
Đại diện pháp luật
Người đại diện	Họ tên người đại diện pháp lý.
Chức vụ	Chức danh của người đại diện.
Email	Email liên hệ của đại diện.
Số điện thoại	Số điện thoại liên hệ chính.
Thông tin nhận hóa đơn điện tử
Số CMND/CCCD	Số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (áp dụng với cá nhân).
Ngày cấp	Ngày phát hành giấy tờ tùy thân (nếu có).
Nơi cấp	Địa điểm phát hành giấy tờ tùy thân (nếu có).
Họ và tên	Họ tên người nhận hóa đơn điện tử.
Email nhận hóa đơn	Địa chỉ email nhận hóa đơn điện tử.
Số hộ chiếu	Áp dụng với nhà cung cấp nước ngoài (nếu có).
Điều khoản thanh toán
Điều khoản thanh toán	Điều khoản thanh toán do người dùng tụ tạo.
Số ngày được nợ	Số ngày nhà cung cấp được nợ.
Số nợ tối đa	Số tiền tối đa nhà cung cấp được nợ.
Sổ địa chỉ
Ghi chú	Ghi chú (nếu có).
Nhân viên mua hàng	Nhân viên mua hàng chuyên phụ trách nhà cung cấp (nếu có).

2. Tìm kiếm nhà cung cấp

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là tên, mã nhà cung cấp, MST, số CCCD, số điện thoại để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách nhà cung cấp:

3.1. Lọc theo trạng thái

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái (bên cạnh thanh tìm kiếm) và chọn:

Hoạt động: Lọc các nhà cung cấp đang còn hoạt động.
Ngừng hoạt động: Lọc các nhà cung cấp đã ngừng hoạt động.

3.2. Lọc theo Ngày tạo

Bạn nhấp vào bộ lọc Ngày tạo, nằm bên phải bộ lọc "Trạng thái".
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu:
Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
Hoặc bạn có thể theo Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/MM/yyyy) đến ngày (dd/MM/yyyy) mong muốn.
Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

3.3. Bộ lọc khác

Bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (có biểu tượng phễu ở ngoài cùng bên phải).
Một thanh trượt (sidebar) Bộ lọc khác sẽ xuất hiện từ bên phải màn hình.
Tại đây, bạn có thể lọc theo:
- Lọc theo Trạng thái: Lọc theo Trạng thái nhà cung cấp.
- Lọc theo Ngày tạo: Lọc theo Ngày tạo nhà cung cấp.
- Lọc theo Nhóm nhà cung cấp: Lọc theo nhóm nhà cung cấp đã phân loại.
- Lọc theo Loại nhà cung cấp; Lọc theo loại nhà cung cấp là cá nhân, hộ kinh doanh hay công ty.
Bạn nhấp nút Lọc ở cuối sidebar để áp dụng, hoặc Xoá hết bộ lọc để trả về mặc định.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: “Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm” và đề xuất nút “Xem tất cả nhà cung cấp”.

4. Thêm nhà cung cấp

Để thêm một nhà cung cấp mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm nhà cung cấp (ở góc trên bên phải màn hình).
Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết về cách Thêm mới nhà cung cấp tại đây.

5. Thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều nhà cung cấp trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả nhà cung cấp đang hiển thị trên trang.

Bạn có thể thực hiện các hành động sau:

Phân nhóm nhà cung cấp:
- Nhấp vào nút Phân nhóm nhà cung cấp để phân nhóm các nhà cung cấp đã chọn theo nhóm nhà cung cấp đã tạo.
- Hệ thống hiển thị pop-up Phân nhóm nhà cung cấp.
- Bạn tìm kiếm theo tên nhóm hoặc mã nhóm và tick chọn ô vuông ở cột trái danh sách, và nhấn Xác nhận.
- Nội dung thông báo: “Cập nhật nhóm nhà cung cấp thành công”.
Hoạt động:
- Nhấp vào nút Hoạt động để chuyển trạng thái các nhà cung cấp đã chọn (thường là từ "Ngừng hoạt động") sang "Đang hoạt động".
- Hệ thống hiển thị pop-up Xác nhận cho hoạt động trở lại.
- Nội dung thông báo: "Bạn đã chọn [số] nhà cung cấp. Sau khi xác nhận, các nhà cung cấp này sẽ được chuyển sang trạng thái "Đang hoạt động" và có thể sử dụng trên các chứng từ/danh mục mới. Bạn có muốn tiếp tục không?".
- Nhấp Xác nhận để hoàn tất.
Ngừng hoạt động:
- Nhấp vào nút Ngừng hoạt động để chuyển trạng thái các nhà cung cấp đã chọn sang "Ngừng hoạt động".
- Hệ thống hiển thị pop-up Ngừng hoạt động nhà cung cấp.
- Nội dung thông báo: "Bạn đã chọn [số] nhà cung cấp. Sau khi xác nhận, các nhà cung cấp này sẽ được chuyển sang trạng thái "Ngừng hoạt động" và bạn sẽ không thể chọn chúng trên các chứng từ/danh mục mới. Bạn có muốn tiếp tục không?".
- Nhấp Xác nhận để hoàn tất.

6. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số nhà cung cấp tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 10 trên tổng 10).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng nhà cung cấp hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.