Tra cứu và ghi sổ phiếu chuyển công nợ trên Sapo Accounting

Bạn có thể xem toàn bộ thông tin, chứng từ và nội dung hạch toán của phiếu chuyển công nợ. Với phiếu chưa ghi sổ, bạn có thể đổi đối tượng nhận công nợ, thêm hoặc bớt đối tượng và chứng từ, sửa ngày hạch toán, diễn giải hoặc tệp đính kèm.

1. Truy cập phiếu chuyển công nợ

Trên thanh menu bên trái, bạn chọn Tổng hợp > Nghiệp vụ khác, sau đó chọn tab Chuyển công nợ.

2. Xem chi tiết phiếu chuyển công nợ

1. Kiểm tra bố cục màn hình chi tiết

2. Kiểm tra tab Chi tiết chuyển công nợ

Tab này liệt kê các đối tượng đã chuyển nợ trên phiếu. Dùng ô "Tìm kiếm theo mã và tên đối tượng" để tra nhanh khi phiếu có nhiều đối tượng.

• Dòng Tổng ở đầu bảng cộng dồn cột Tổng công nợ và Số chuyển nợ của toàn phiếu.
• Cửa sổ Xem danh sách chứng từ công nợ {Mã đối tượng} hiển thị ô tìm kiếm theo số chứng từ, dòng Tổng và bốn cột Số chứng từ, Ngày hạch toán, Chi nhánh, Số tiền. Ở chế độ xem, cửa sổ không có ô tích chọn và phía dưới chỉ hiển thị nút Đóng.

3. Kiểm tra tab Hạch toán

Tab này cho biết tiền nợ được chuyển từ ai sang ai và số tiền bao nhiêu, phần mềm tự ghi, bạn không nhập gì. Nếu không làm kế toán, chỉ cần kiểm tra tên đối tượng chuyển, tên đối tượng nhận và số tiền.

4. Kiểm tra nút theo trạng thái phiếu

3. Sửa phiếu chuyển công nợ

Bước 1: Kiểm tra cảnh báo khi mở phiếu

Khi mở màn hình sửa, hệ thống kiểm tra lại toàn bộ chứng từ trên phiếu. Nếu có chứng từ đã thay đổi trạng thái kể từ lúc lập phiếu, hệ thống hiển thị cảnh báo ở đầu màn hình.

Bước 2: Sửa thông tin chung của chứng từ

Các trường ở phần đầu màn hình sửa được như khi lập mới, trừ một trường:

Những gì không sửa được

Bảng thông báo lỗi thường gặp

Bước 3: Thêm hoặc bớt đối tượng chuyển công nợ

Thêm đối tượng mới vào phiếu

• Tại tab Chi tiết chuyển công nợ, đặt lại điều kiện lọc rồi nhấn Lọc dữ liệu.
• Tích chọn các đối tượng cần thêm. Các đối tượng đã có sẵn trên phiếu hiển thị ở trạng thái đã tích và không bỏ tích được tại đây — muốn bỏ thì phải xóa dòng ở danh sách phiếu (xem bên dưới).
• Bộ đếm hiển thị Đã chọn: {n} / 250 đối tượng. Ví dụ phiếu đang có 245 đối tượng thì bạn chỉ thêm được tối đa 5 đối tượng nữa.

Xóa đối tượng khỏi phiếu

Bước 4: Thêm hoặc bớt chứng từ của từng đối tượng

• Trên dòng đối tượng, nhấn Sửa danh sách chứng từ.
• Trong cửa sổ, các chứng từ đang thuộc phiếu hiển thị ở trạng thái đã tích.
  • Bỏ tích một dòng → loại chứng từ đó khỏi phiếu.
  • Tích lại một dòng đã bỏ → đưa chứng từ trở lại phiếu.
• Theo dõi dòng Tổng trong cửa sổ, rồi nhấn Cập nhật.

Bước 5: Kiểm tra và lưu

• Đối chiếu lại khung Tổng tiền chuyển nợ ở góc phải phía trên với chứng từ căn cứ.
• Nhấn Lưu để ghi nhận thay đổi hoặc Hủy để bỏ toàn bộ chỉnh sửa và giữ nguyên phiếu như trước.
• Kết quả: Hệ thống báo lưu thành công và quay về màn chi tiết phiếu. Số chứng từ giữ nguyên; phiếu vẫn ở trạng thái Chưa ghi sổ.