Xem danh sách phiếu nhập kho trên phần mềm Sapo Accounting

Màn hình Danh sách phiếu nhập kho là nơi tập trung tất cả chứng từ liên quan đến việc nhập hàng vào kho. Tại đây bạn có thể dễ dàng theo dõi, tìm kiếm, lọc và phân loại các phiếu nhập kho để phục vụ cho nghiệp vụ kế toán hoặc kiểm tra tồn kho.

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu nhập kho

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Kho hàng.
• Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Phiếu nhập kho trong menu con
• Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu nhập kho.

Bước 2: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý phiếu nhập kho.

1. Tùy chọn trường hiển thị

• Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu).
• Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị xuất hiện:
  • Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
  • Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
• Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin:

2. Tìm kiếm phiếu nhập kho

• Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu, bên dưới các tab "Tiền mặt" / "Tiền gửi"), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải, mã đối tượng, tên đối tượng để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu nhập kho.

3.1. Lọc theo trạng thái ghi sổ

• Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái ghi sổ (bên cạnh thanh tìm kiếm) và chọn:
  • Đã ghi sổ: Lọc các phiếu nhập kho đã được ghi sổ.
  • Chưa ghi sổ: Lọc các phiếu nhập kho chưa được ghi sổ.
• Bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

3.2. Lọc theo Loại chứng từ

• Bạn nhấp vào bộ lọc Loại chứng từ, nằm bên phải bộ lọc "Trạng thái ghi sổ" và chọn:
  • Mua hàng trong nước nhập kho chưa thanh toán
  • Mua hàng trong nước nhập kho - Tiền mặt
  • Mua hàng trong nước nhập kho - Uỷ nhiệm chi
  • Nhập kho từ hàng bán trả lại
  • Nhập kho khác
• Bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

3.3. Bộ lọc khác

• Bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (có biểu tượng phễu ở ngoài cùng bên phải).
• Một thanh trượt (sidebar) Bộ lọc khác sẽ xuất hiện từ bên phải màn hình.
• Tại đây, bạn có thể lọc theo:
  • Lọc theo Trạng thái ghi sổ
  • Lọc theo Loại chứng từ
  • Lọc theo Ngày hạch toán
  • Lọc theo Ngày chứng từ
• Bạn nhấp nút Lọc ở cuối sidebar để áp dụng, hoặc Xoá hết bộ lọc để trả về mặc định

4. Thêm phiếu nhập kho khác

• Để thêm một khách hàng mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu nhập (ở góc trên bên phải màn hình).
• Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết về cách Thêm mới phiếu nhập kho khác tại đây.

5. Thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều phiếu nhập trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả phiếu nhập đang hiển thị trên trang.

Bạn có thể thực hiện các hành động sau:

• Ghi sổ:
  • Nhấp vào nút Ghi sổ để ghi sổ các chứng từ nhập kho đã chọn.
  • Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Ghi sổ chứng từ [số chứng từ] thành công”
• Bỏ ghi:
  • Nhấp vào nút Bỏ ghi để bỏ ghi sổ các chứng từ nhập kho đã chọn.
  • Hệ thống hiển thị pop-up Bỏ ghi sổ chứng từ?.
  • Nội dung thông báo: “Bạn có chắc muốn bỏ ghi [số] chứng từ không? Nếu bỏ ghi chứng từ này sẽ đồng thời bỏ ghi các chứng từ đang tham chiếu.”
  • Nhấp Bỏ ghi để hoàn tất.

6. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng phiếu nhập kho trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

• Ghi sổ / Bỏ ghi: Tùy vào trạng thái của phiếu, bạn có thể nhấp để Ghi sổ (nếu phiếu nhập kho chưa ghi sổ) hoặc Bỏ ghi (nếu phiếu nhập kho đã ghi sổ).
• Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để mở rộng menu:
  • Nhân bản: Tạo một bản sao phiếu nhập kho mới với các thông tin tương tự để bạn chỉnh sửa.
  • Xóa: Xóa phiếu nhập kho khỏi hệ thống. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết Xóa phiếu nhập kho tại đây.

7. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số phiếu nhập kho tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 17 trên tổng 17).
• Hiển thị: Để thay đổi số lượng phiếu nhập kho hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
• Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.