Thêm chứng từ mua dịch vụ trên phần mềm Sapo Accounting HKD

Chức năng Thêm chứng từ mua dịch vụ giúp bạn ghi nhận các dịch vụ mua ngoài phục vụ hoạt động của hộ kinh doanh (vận chuyển, quảng cáo, tư vấn, sửa chữa, thuê ngoài…). Hệ thống hạch toán giá trị dịch vụ, thuế GTGT đầu vào và công nợ hoặc tiền thanh toán.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn đã nhận/sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp.
Tài khoản của bạn có quyền truy cập chức năng Mua hàng trong hệ thống.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm chứng từ mua dịch vụ

Từ Menu bên trái màn hình, chọn mục Mua hàng.
Tại màn hình Danh sách mua hàng, nhấn nút mũi tên (▾) cạnh nút Thêm chứng từ mua hàng ở góc phải.
Chọn Thêm chứng từ mua dịch vụ.

Bước 2: Thiết lập phương thức thanh toán và hóa đơn

1. Chọn hình thức thanh toán

Chưa thanh toán: Mua dịch vụ chưa trả tiền nhà cung cấp.
Thanh toán ngay: Mua dịch vụ trả tiền ngay, bạn chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi.

2. Chọn loại hóa đơn

Không kèm hóa đơn: Dịch vụ thực hiện trước, hóa đơn về sau.
Không có hóa đơn: Mua dịch vụ không có hóa đơn.
Nhận kèm hóa đơn GTGT: Nhà cung cấp xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
Nhận kèm hóa đơn bán hàng: Nhà cung cấp xuất hóa đơn bán hàng.

3. Tùy chọn Là chi phí mua hàng

Tích chọn Là chi phí mua hàng nếu chi phí dịch vụ cần được phân bổ vào giá trị hàng mua. Khi đó, hệ thống bổ sung cột Giá trị phân bổ tại dòng dịch vụ.

Lưu ý:

Với dịch vụ gắn trực tiếp với việc mua hàng (chi phí thu mua), bạn tích chọn Là chi phí mua hàng để hệ thống phân bổ giá trị dịch vụ vào giá gốc hàng mua thay vì ghi nhận ngay vào chi phí.
Xem hướng dẫn phân bổ chi phí mua hàng vào chứng từ mua hàng nhập kho.

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

1. Nhập thông tin chung

Trường thông tin	Mô tả
Mã nhà cung cấp (bắt buộc)	Chọn mã nhà cung cấp, hệ thống tự động điền tên nhà cung cấp, mã số thuế và địa chỉ.
Địa chỉ	Địa chỉ của nhà cung cấp.
Ngày hạch toán (bắt buộc)	Ngày ghi sổ kế toán.
Ngày chứng từ (bắt buộc)	Ngày tạo chứng từ.
Nhân viên mua hàng	Chọn nhân viên mua hàng.
Diễn giải	Nội dung diễn giải chứng từ.
Số chứng từ (bắt buộc)	Hệ thống tự sinh.

2. Nhập thông tin chứng từ theo hình thức thanh toán

Chưa thanh toán (tab Chứng từ ghi nợ):
- Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp, bạn nhập các thông tin chung nêu trên.
- Số chứng từ do hệ thống tự sinh, ví dụ: MDV000001.
Thanh toán ngay bằng Tiền mặt (tab Phiếu chi):
- Người nhận: Tên người nhận tiền.
- Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu chi.
- Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh, ví dụ: PC000020.
Thanh toán ngay bằng Tiền gửi (tab Ủy nhiệm chi):
- Số tài khoản chi (bắt buộc): Số tài khoản tiền gửi dùng để thanh toán.
- Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền.
- Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của ủy nhiệm chi.
- Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh, ví dụ: UNC000009.

Bước 4: Khai báo dịch vụ, chiết khấu và thuế

1. Thêm dịch vụ

Tại tab Dịch vụ, bạn nhấn nút Thêm dòng và nhập các thông tin:

Trường thông tin	Mô tả
Mã dịch vụ (bắt buộc)	Hệ thống tự động điền Tên dịch vụ, Đơn vị tính.
Số lượng, Đơn giá (bắt buộc)	Bạn nhập số lượng và đơn giá của dịch vụ.
Thành tiền, Tổng tiền thanh toán	Hệ thống tự động tính.
Khoản mục phí	Chọn khoản mục phí tương ứng với dịch vụ.
Giá trị phân bổ	Hiển thị khi tích chọn Là chi phí mua hàng.

2. Áp dụng chiết khấu

Không có chiết khấu: Bạn không cần nhập thông tin chiết khấu.
Chiết khấu theo % hóa đơn: Nhập % chiết khấu; hệ thống tự tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng.
Chiết khấu theo số tiền: Nhập giá trị chiết khấu, sau đó nhấn Phân bổ; hệ thống tự tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng.

3. Khai báo thông tin thuế (tab Thuế)

Khi bạn chọn Nhận kèm hóa đơn GTGT hoặc Nhận kèm hóa đơn bán hàng, tab Thuế hiển thị các thông tin hóa đơn cần nhập/kiểm tra. Các trường sau áp dụng cho cả hai loại hóa đơn:

Trường thông tin	Mô tả
Nhà cung cấp, Mã số thuế, Địa chỉ	Thông tin nhà cung cấp.
Diễn giải thuế	Nội dung diễn giải dòng thuế.
Nhóm ngành nghề	Chọn nhóm ngành nghề của dịch vụ.
Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn	Thông tin trên hóa đơn.
Mã tra cứu HĐĐT, Đường dẫn tra cứu	Thông tin tra cứu hóa đơn điện tử.

Phần thuế suất khác nhau theo từng loại hóa đơn:

Nhận kèm hóa đơn GTGT: Khai thêm % Thuế GTGT (chọn tỷ lệ áp dụng), hệ thống tự động điền Tiền thuế GTGT (có thể tùy chỉnh).
Nhận kèm hóa đơn bán hàng: Không có thuế GTGT khấu trừ. Bạn tích chọn Giảm 20% thuế GTGT theo quy định (nếu áp dụng), hệ thống tính Tiền thuế GTGT giảm trừ.

4. Tệp đính kèm

Kéo thả tệp hoặc tải lên từ thiết bị.

Lưu ý:

Tệp đính kèm tối đa 5MB, định dạng .pdf, .jpeg hoặc .png.

Bước 5: Hoàn tất chứng từ

Xem lại thông tin:

Kiểm tra Tổng tiền thanh toán.
Xác nhận thông tin nhà cung cấp và dịch vụ.
Đảm bảo tài khoản hạch toán đã chọn đúng.

Nhấn Lưu để hoàn tất, hoặc Lưu & Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác.

Màn hình hiển thị thông báo xác nhận lập chứng từ thành công sau khi bạn nhấn Lưu.

Sau khi lưu, nhấn Ghi sổ để tạo bút toán và cập nhật vào báo cáo.

Sau khi thêm chứng từ mua dịch vụ

Sau khi thêm chứng từ mua dịch vụ thành công, hệ thống sẽ:

Tự động tạo chứng từ liên quan:
- Chưa thanh toán: Phát sinh công nợ phải trả với nhà cung cấp.
- Thanh toán ngay: Sinh Phiếu chi (tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (tiền gửi).
Cập nhật dữ liệu hệ thống:
- Ghi nhận chi phí dịch vụ vào tài khoản chi phí tương ứng, hoặc phân bổ vào giá trị hàng mua nếu chọn Là chi phí mua hàng.
- Cập nhật công nợ phải trả với nhà cung cấp (Chưa thanh toán).
- Cập nhật dòng tiền mặt/tiền gửi (Thanh toán ngay).
- Ghi nhận tiền thuế GTGT theo hóa đơn (nếu có).
Lưu trữ thông tin hóa đơn:
- Nhận kèm hóa đơn (GTGT / bán hàng): Lưu đầy đủ thông tin hóa đơn.
- Không kèm hóa đơn: Có thể nhận hóa đơn sau.

Bạn có thể thực hiện các hành động tiếp theo:

Ghi sổ chứng từ (nếu chưa ghi sổ).
Thanh toán công nợ phải trả nhà cung cấp (nếu Chưa thanh toán).
Nhận hóa đơn mua vào (nếu chọn Không kèm hóa đơn): xem hướng dẫn Nhận hóa đơn mua vào (Hóa đơn Giá trị gia tăng) hoặc Nhận hóa đơn mua vào (Hóa đơn bán hàng).

Trợ lý Sapo