Tạo phiếu chuyển công nợ trên Sapo Accounting

Phiếu chuyển công nợ được sử dụng để chuyển toàn bộ công nợ còn lại của các chứng từ đã chọn sang một đối tượng khác cùng nhóm. Đây là nghiệp vụ đổi người chịu nghĩa vụ nợ - không phát sinh doanh thu, chi phí hay dòng tiền mới, áp dụng cho:

Đối soát thu hộ COD: sau khi giao hàng thành công và có xác nhận thu hộ, gom công nợ của nhiều khách hàng lẻ chuyển sang một đơn vị vận chuyển để thu tiền qua một đầu mối.
Sáp nhập/ đổi chủ thể thanh toán: khách hàng X chuyển hợp đồng sang khách hàng Y - căn cứ trên biên bản thỏa thuận đã ký.
Bàn giao khoản tạm ứng: nhân viên A bàn giao công việc, nhân viên B tiếp nhận trách nhiệm hoàn ứng.
Điều chỉnh đối tượng khi không sửa được chứng từ gốc: ghi nhầm đối tượng nhưng kỳ đã khóa sổ hoặc hóa đơn đã phát hành.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn đang sử dụng Sapo Accounting dành cho hộ kinh doanh.
Tài khoản được phân quyền Nghiệp vụ > Tổng hợp > Chuyển công nợ.
Bạn đang thao tác tại đúng chi nhánh lập phiếu. Chi nhánh con chỉ có thể xem phiếu của chi nhánh khác, không thể lập hoặc sửa phiếu.
Đối tượng chuyển và đối tượng nhận đang hoạt động, thuộc cùng nhóm và không trùng nhau.
Đối tượng chuyển đã phát sinh chứng từ công nợ được ghi sổ và chưa thanh toán hoặc đối trừ hết.
Đối tượng chuyển công nợ đã phát sinh chứng từ công nợ đã ghi sổ và chưa thanh toán hết. Không thể chọn chứng từ chưa ghi sổ, đã hủy, đã hết công nợ hoặc đang nằm trong một phiếu chuyển công nợ hay bù trừ công nợ ở trạng thái chưa ghi sổ.
Ngày hạch toán không thuộc kỳ đã khóa sổ.
Nếu cần đính kèm căn cứ chuyển công nợ, bạn chuẩn bị tệp PDF, JPG hoặc PNG. Mỗi phiếu hỗ trợ tối đa 5 tệp, mỗi tệp không quá 5 MB.

Bước 1: Mở màn hình tạo phiếu

Trên thanh menu, bạn chọn Tổng hợp > Nghiệp vụ khác > Chuyển công nợ, sau đó nhấn Thêm chuyển công nợ ở góc trên bên phải.

Bước 2: Nhập thông tin chung

Bạn nhập các trường sau:

Tên trường thông tin	Bắt buộc	Ý nghĩa	Giá trị khả dụng
Nghiệp vụ	Có	Loại công nợ cần chuyển.	Chọn Chuyển nợ khách hàng, Chuyển nợ nhà cung cấp, Chuyển nợ tạm ứng nhân viên hoặc Chuyển nợ phải thu khác.
Mã đối tượng nhận	Có	Đối tượng nhận công nợ.	Chọn trong danh mục tương ứng với Nghiệp vụ; đối tượng phải đang hoạt động và không được trùng với đối tượng chuyển.
Tên đối tượng nhận	Không	Tên của đối tượng nhận công nợ.	Hệ thống tự điền theo Mã đối tượng nhận và không cho phép sửa.
Ngày hạch toán	Có	Ngày ghi nhận khoản chuyển công nợ vào sổ.	Định dạng ngày/tháng/năm; mặc định theo cấu hình và không được thuộc kỳ đã khóa sổ.
Ngày chứng từ	Có	Ngày lập chứng từ thực tế.	Mặc định bằng Ngày hạch toán và có thể sửa. Nếu bạn đã sửa trường này rồi thay đổi Ngày hạch toán, hệ thống giữ nguyên ngày chứng từ đã nhập.
Số chứng từ	Có	Số hiệu định danh của phiếu.	Hệ thống tự sinh với tiền tố PCN; có thể sửa nhưng không được trùng trong cùng chi nhánh.
Diễn giải	Không	Nội dung diễn giải cho nghiệp vụ chuyển công nợ.	Tối đa 255 ký tự.
Đính kèm chứng từ	Không	Tệp làm căn cứ chuyển công nợ.	Hỗ trợ PDF, JPG và PNG; tối đa 5 tệp, mỗi tệp không quá 5 MB; chỉ sửa được khi phiếu chưa ghi sổ.
Tổng tiền chuyển nợ	Không	Tổng số tiền của các chứng từ được chọn để chuyển.	Hệ thống tự tính, hiển thị 0 khi chưa chọn chứng từ và không cho phép nhập hoặc sửa.

Lưu ý:

Khi chưa chọn đủ Nghiệp vụ và Mã đối tượng nhận, tab Chi tiết chuyển công nợ chưa tải được danh sách đối tượng còn công nợ.

Cảnh báo:

Nếu đổi Nghiệp vụ sau khi đã chọn dữ liệu, hệ thống hiển thị xác nhận “Đổi nghiệp vụ sẽ xóa toàn bộ đối tượng và chứng từ đã chọn. Bạn có chắc chắn muốn tiếp tục?”. Khi xác nhận, toàn bộ danh sách đã chọn sẽ bị xóa.

Bước 3: Lọc đối tượng chuyển công nợ

Tại tab Chi tiết chuyển công nợ, bạn thiết lập một hoặc nhiều điều kiện:

Loại chứng từ: Chọn loại chứng từ công nợ cần chuyển; để trống nếu muốn lấy tất cả loại hợp lệ.
Ngày hạch toán: Chọn khoảng Từ ngày – Đến ngày. Bạn có thể chỉ nhập một đầu của khoảng thời gian.
Nguồn đơn hàng: Chỉ sử dụng khi Loại chứng từ là chứng từ bán hàng hoặc trả lại hàng bán.

Sau khi chọn điều kiện, nhấn Lọc dữ liệu. Danh sách chỉ thay đổi sau khi bạn nhấn nút này; việc đổi bộ lọc nhưng chưa nhấn nút không làm mới kết quả.

Bạn có thể nhập mã hoặc tên tại ô Tìm kiếm theo mã và tên đối tượng, sau đó tích chọn đối tượng cần chuyển. Cột Tổng công nợ hiển thị tổng tiền của các chứng từ đáp ứng bộ lọc.

Lưu ý:

Khi chọn một đối tượng, hệ thống tự đưa toàn bộ chứng từ đáp ứng điều kiện lọc của đối tượng đó vào phiếu. Mỗi phiếu chọn tối đa 250 đối tượng.

Lưu ý:

Nếu thay đổi điều kiện lọc khiến đối tượng đã chọn không còn chứng từ phù hợp, hệ thống hiển thị cảnh báo Không còn chứng từ thỏa điều kiện lọc và loại đối tượng đó khỏi phiếu. Bạn cần điều chỉnh bộ lọc, nhấn Lọc dữ liệu và chọn lại.

Bước 4: Chọn chứng từ cần chuyển

Trên dòng đối tượng đã chọn, nhấn Sửa danh sách chứng từ. Cửa sổ hiển thị ô Tìm kiếm theo số chứng từ và các thông tin:

Thành phần	Mô tả
Ô tìm kiếm	"Tìm kiếm theo số chứng từ" — tìm nhanh một chứng từ trong danh sách
Dòng Tổng	Tổng số tiền của các chứng từ đang được tích chọn, ví dụ 720.000
Cột Số chứng từ	Số của chứng từ gốc, dạng link — nhấn vào để mở chi tiết chứng từ
Cột Ngày hạch toán	Ngày hạch toán của chứng từ gốc, dạng DD/MM/YYYY
Cột Chi nhánh	Chi nhánh phát sinh chứng từ gốc
Cột Số tiền	Số tiền sẽ chuyển của chứng từ đó — chỉ xem, không sửa được

Toàn bộ chứng từ hợp lệ được chọn sẵn. Bạn bỏ tích những chứng từ không muốn chuyển, sau đó nhấn Cập nhật. Nhấn Hủy hoặc biểu tượng đóng nếu không muốn lưu thay đổi.

Lưu ý:

Nút Cập nhật chỉ được bật khi danh sách có thay đổi. Số tiền là toàn bộ công nợ còn lại của chứng từ, chỉ được xem và không thể sửa; phần mềm không hỗ trợ chuyển một phần số tiền của một chứng từ.

Bước 5: Lưu phiếu

Kiểm tra Tổng tiền chuyển nợ, sau đó:

Nhấn Lưu để lưu và mở màn hình Chi tiết chứng từ chuyển công nợ.
Nhấn Lưu & Thêm để lưu và tiếp tục tạo phiếu mới.
Nhấn Hủy để thoát và không lưu dữ liệu.

Sau khi lưu thành công, trạng thái phiếu phụ thuộc cấu hình ghi sổ. Nếu phiếu ở trạng thái Chưa ghi sổ, bạn nhấn Ghi sổ để hoàn tất chuyển công nợ.

Bước 6: Kiểm tra nội dung hạch toán

Tại màn hình chi tiết phiếu, mở tab Hạch toán để kiểm tra Diễn giải, Số tiền, Đối tượng nợ và Đối tượng có. Hệ thống tự tạo nội dung hạch toán; bạn không cần nhập thêm.

Cột	Ý nghĩa
Diễn giải	Nội dung khoản chuyển, dạng Chuyển nợ {tên nghiệp vụ} {Tên đối tượng chuyển} qua {Tên đối tượng nhận}.
Số tiền	Số tiền được chuyển, luôn hiển thị số dương.
Đối tượng nợ	Bên ghi tăng khoản nợ sau khi chuyển.
Đối tượng có	Bên ghi giảm khoản nợ sau khi chuyển.
Khoản mục phí	Không áp dụng với chuyển công nợ, luôn để trống (---).

Các chứng từ có cùng cặp đối tượng có thể được gom thành một dòng. Nếu phiếu đồng thời có khoản công nợ dương và khoản ứng trước hoặc trả thừa, tab Hạch toán hiển thị các dòng ngược chiều và không tự cấn trừ.

Trợ lý Sapo