Trả lại hàng bán không nhập kho trên Sapo Accounting

Trả lại hàng bán không nhập kho là nghiệp vụ ghi nhận việc khách hàng trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán nhưng không nhập kho. Nghiệp vụ này làm giảm doanh thu hoặc công nợ phải thu của khách hàng, nhưng không ảnh hưởng đến tồn kho. Các trường hợp thường gặp: Bán hàng giao thẳng, cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc khách hàng yêu cầu hoàn trả tiền.

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

Truy cập trang chức năng

• Từ Menu bên trái màn hình > Chọn mục Bán hàng > Chọn mục Trả lại hàng bán.
• Nhấn nút Thêm chứng từ trả lại hàng bán ở góc phải màn hình Danh sách bán hàng.

Bước 2: Chọn loại chứng từ

• Ở Loại chứng từ → chọn Trả hàng không nhập kho.

Bước 3: Chọn hình thức thanh toán và Loại hóa đơn

Chọn hình thức thanh toán

• Giảm trừ công nợ: Giảm số tiền còn phải thu khách hàng.
• Hoàn tiền ngay: Trả tiền lại cho khách hàng (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi).

Chọn loại hóa đơn

• Có hóa đơn: Trả lại hàng bán có hóa đơn.
• Không có hóa đơn: Trả lại hàng bán không có hóa đơn.

Bước 4: Khai báo thông tin chung

1. Thông tin chứng từ chung

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán.
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ.
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
• Mã khách hàng (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên khách hàng và Mã số thuế.

2. Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Giảm trừ công nợ → Nhập thông tin Chứng từ giảm trừ công nợ

Nhấn chọn tab Chứng từ giảm trừ công nợ, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
• Người liên hệ
• Nhân viên bán hàng: Chọn nhân viên bán hàng hoặc nhấn “Thêm mới” để thêm mới nhân viên nhanh.
• Diễn giải: Nội dung diễn giải của Chứng từ giảm trừ công nợ.

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu chi

Nhấn chọn tab Phiếu chi, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
• Người nhận: Người nhận tiền.
• Nhân viên bán hàng: Chọn nhân viên bán hàng hoặc nhấn “Thêm mới” để thêm mới nhân viên nhanh.
• Nội dung chi tiền: Nội dung chi tiền của phiếu chi.

Trường hợp 3: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Ủy nhiệm chi

Nhấn chọn tab Ủy nhiệm chi, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
• Số tài khoản chi: Số tài khoản tiền gửi thanh toán.
• Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền.
• Nhân viên bán hàng: Chọn nhân viên bán hàng hoặc nhấn “Thêm mới” để thêm mới nhân viên nhanh.
• Nội dung chi tiết: Nội dung chi tiền của ủy nhiệm chi.

3. Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Có hóa đơn)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn.
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn.
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn mua hàng từ NCC.

Bước 5: Khai báo hàng hóa, dịch vụ, thuế

1. Thông tin Hàng hóa

Tại tab Hàng hóa, nhấn vào nút “Thêm dòng”, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính.
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc).
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính.

2. Áp dụng chiết khấu

Trường hợp 1: Không có chiết khấu

Không cần nhập thông tin chiết khấu.

Trường hợp 2: Chiết khấu theo % hóa đơn

• Nhập % chiết khấu theo hóa đơn.
• Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

Trường hợp 3: Chiết khấu theo số tiền

• Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ.
• Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

3. Khai báo thuế/giảm thuế (Nếu có hóa đơn)

Nhập thông tin khai báo thuế:

• Nhóm ngành nghề: Chọn nhóm ngành nghề.
• Nếu thuộc chính sách giảm thuế: Tích Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.
• Tiền thuế GTGT giảm trừ: Nhập khi tích chọn Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.

Bước 6: Hoàn tất

Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán.
• Xác nhận thông tin khách hàng và hàng hóa.

Hoàn tất hành động

Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác, Nhấn Ghi sổ để lên báo cáo.

Sau khi hoàn tất

Sau khi thực hiện thành công, hệ thống sẽ:

Tự động tạo chứng từ liên quan

• Giảm trừ công nợ: Phát sinh chứng từ giảm trừ công nợ khách hàng.
• Hoàn tiền ngay: Sinh Phiếu chi (tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (tiền gửi).

Cập nhật dữ liệu hệ thống

• Cập nhật công nợ phải trả với khách hàng (Giảm trừ công nợ).
• Cập nhật dòng tiền mặt/tiền gửi (Hoàn tiền ngay).