Quản lý danh sách nhân viên trên phần mềm Sapo Accounting

Trang Danh sách nhân viên giúp bạn quản lý tập trung thông tin nhân viên trong hộ kinh doanh. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng xem, tìm kiếm, lọc và thực hiện các thao tác quản lý nhân viên một cách thuận tiện và hiệu quả.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Nhân viên. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm nhân viên trên phần mềm. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn thêm mới nhân viên tại đây.

Bước 1: Truy cập trang danh sách nhân viên

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Danh mục. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Đối tượng trong menu con.
Tại màn hình Danh mục > Đối tượng vừa hiển thị, bạn nhấp chọn tab Nhân viên trên thanh menu đầu trang.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách nhân viên.

Bước 2: Các thao tác trên màn danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý nhân viên.

1. Tùy chọn trường hiển thị

Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu).
Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị xuất hiện:
- Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
- Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin:

Trường thông tin	Mô tả
Mã nhân viên (cố định)	Mã định danh duy nhất của nhân viên trong hệ thống.
Tên nhân viên (cố định)	Họ và tên đầy đủ của nhân viên.
Giới tính	Giới tính của nhân viên (Nam/Nữ/Khác).
Ngày sinh	Ngày, tháng, năm sinh của nhân viên.
Số CCCD	Số Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân.
Ngày cấp CCCD	Ngày cấp Căn cước công dân.
Nơi cấp CCCD	Nơi cấp Căn cước công dân.
Số hộ chiếu	Số hộ chiếu (nếu có).
Chức danh	Chức vụ của nhân viên trong hộ kinh doanh.
Tên đơn vị	Đơn vị/phòng ban mà nhân viên đang làm việc.
Lương thỏa thuận	Mức lương đã thỏa thuận (nếu có).
Số tài khoản	Số tài khoản ngân hàng của nhân viên.
Tên ngân hàng	Tên ngân hàng nơi nhân viên mở tài khoản.
Trạng thái	Trạng thái làm việc (Đang làm việc, Nghỉ việc).

2. Tìm kiếm nhân viên

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã nhân viên, tên nhân viên, hoặc số CCCD để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

3. Lọc theo trạng thái

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái (bên cạnh thanh tìm kiếm) và chọn:
- Đang làm việc: Lọc các nhân viên đang còn làm việc.
- Nghỉ việc: Lọc các nhân viên đã nghỉ việc.
Sau khi chọn, nhấn nút Lọc màu xanh để áp dụng.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả nhân viên".

4. Thêm nhân viên

Để thêm một nhân viên mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm nhân viên (ở góc trên bên phải màn hình).
Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết về cách Thêm mới nhân viên tại đây.

5. Thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều nhân viên trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả nhân viên đang hiển thị trên trang.

Bạn có thể thực hiện các hành động sau:

Làm việc:
- Nhấp vào nút Làm việc để chuyển trạng thái các nhân viên đã chọn (thường là từ "Nghỉ việc") sang "Đang làm việc".
- Hệ thống hiển thị pop-up Xác nhận cho nhân viên làm việc trở lại.
- Nội dung thông báo: "Bạn đã chọn [số] nhân viên. Sau khi xác nhận, các nhân viên này sẽ được chuyển sang trạng thái "Đang làm việc" và có thể sử dụng trên các chứng từ/ danh mục mới. Bạn có muốn tiếp tục không?".
- Nhấp Xác nhận để hoàn tất.
Nghỉ việc:
- Nhấp vào nút Nghỉ việc để chuyển trạng thái các nhân viên đã chọn sang "Nghỉ việc".
- Hệ thống hiển thị pop-up Xác nhận nghỉ việc.
- Nội dung thông báo: "Bạn đã chọn [số] nhân viên. Sau khi xác nhận, các nhân viên này sẽ được chuyển sang trạng thái "Nghỉ việc" và bạn sẽ không thể chọn chúng trên các chứng từ/ danh mục mới. Bạn có muốn tiếp tục không?".
- Nhấp Xác nhận để hoàn tất.

6. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng nhân viên trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin nhân viên. Bạn có thể xem hướng dẫn Sửa thông tin nhân viên chi tiết tại đây.
Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để mở rộng menu:
- Đổi trạng thái: Cho phép bạn chuyển trạng thái của nhân viên giữa Đang làm việc và Nghỉ việc.
- Nhân bản: Tạo một bản sao nhân viên mới với các thông tin tương tự để bạn chỉnh sửa.

7. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số nhân viên tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 7 trên tổng 7).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng nhân viên hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.