Xem và phân tích Báo cáo S2-HKD: Sổ chi tiết vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá trên Sapo Accounting

Báo cáo S2-HKD (Sổ chi tiết vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá) giúp bạn theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mặt hàng. Bài viết này hướng dẫn bạn cách xem, lọc và phân tích báo cáo để đối soát số lượng, giá trị kho hàng một cách chính xác.

Bước 1: Truy cập báo cáo S2-HKD

1. Tại menu chức năng bên trái, bạn chọn Báo cáo.
2. Trong danh sách báo cáo, bạn tìm và nhấp vào S2-HKD: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
3. Hệ thống sẽ tự động hiển thị báo cáo với kỳ báo cáo mặc định là "Tháng này".

Bước 2: Đọc và phân tích báo cáo

Báo cáo S2-HKD có hai cấp độ xem: Bảng tổng quan và Sổ chi tiết theo hàng hóa.

1. Xem bảng tổng quan

Màn hình chính hiển thị danh sách tất cả hàng hóa có phát sinh nhập, xuất, hoặc tồn trong kỳ bạn đã chọn. Các cột thông tin chính bao gồm:

• Tên hàng hóa: Tên sản phẩm, vật tư, dụng cụ.
• Nhập (Số lượng, Thành tiền): Tổng số lượng và tổng giá trị nhập kho của mặt hàng đó trong kỳ.
• Xuất (Số lượng, Thành tiền): Tổng số lượng và tổng giá trị xuất kho của mặt hàng đó trong kỳ.
• Tồn (Số lượng, Thành tiền): Số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ của mặt hàng.
• Tổng: Dòng đầu tiên (in đậm) tổng hợp toàn bộ giá trị Nhập, Xuất, Tồn của tất cả hàng hóa được liệt kê.

2. Xem sổ chi tiết theo hàng hóa

Để xem lịch sử giao dịch chi tiết của một mặt hàng cụ thể, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên (>) ở đầu dòng hàng hóa đó.

Một bảng chi tiết sẽ mở ra bên dưới, mô phỏng đúng "Sổ chi tiết vật tư" theo chế độ kế toán, bao gồm:

• Số dư đầu kỳ: Hiển thị số lượng và giá trị tồn kho của mặt hàng này trước khi bắt đầu kỳ báo cáo.
• Danh sách chứng từ phát sinh: Liệt kê chi tiết từng giao dịch nhập hoặc xuất trong kỳ, bao gồm:
  • Chứng từ (Số hiệu, Ngày tháng): Số hiệu và ngày ghi sổ của chứng từ (ví dụ: NK000010).
  • Diễn giải: Ghi chú của giao dịch (ví dụ: Mua hàng của Chi Giang NCC...).
  • Đơn vị tính, Đơn giá: Thông tin của hàng hóa tại thời điểm giao dịch.
  • Nhập / Xuất / Tồn: Hiển thị số lượng và giá trị của từng giao dịch riêng lẻ và tính toán số tồn kho ngay sau giao dịch đó.
• Cộng phát sinh trong kỳ: Dòng này tổng cộng toàn bộ cột "Nhập" và "Xuất" của tất cả các giao dịch phát sinh trong kỳ (trùng với số liệu ở bảng tổng quan).
• Số dư cuối kỳ: Số lượng và giá trị tồn kho cuối cùng của mặt hàng sau khi cộng/trừ tất cả phát sinh, được tính bằng: (Số dư đầu kỳ + Cộng phát sinh Nhập - Cộng phát sinh Xuất).

Bước 3: Thao tác chức năng

1. Lọc dữ liệu

Để xem dữ liệu theo nhu cầu cụ thể, bạn có thể sử dụng các bộ lọc ở đầu trang:

• Kỳ báo cáo: Cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:

  • Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
  • Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm (từ Tháng 1 đến Tháng 12).
  • Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
  • Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/MM/yyyy) đến ngày (dd/MM/yyyy) mong muốn.
  • Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu báo cáo.
• Kho: Nhấn chọn vào Kho, thực hiện tìm kiếm, tích chọn vào một hoặc nhiều kho hàng, nhấn nút Lọc để hoàn tất.

• Nhóm HHDV: Cho phép bạn lọc báo cáo theo một hoặc nhiều nhóm hàng hóa, dịch vụ. Khi nhấp vào, một danh sách các nhóm sẽ hiển thị:

  • Bạn có thể tìm kiếm nhanh tên nhóm bằng cách nhập vào ô Tìm kiếm nhóm hàng hóa.
  • Tích chọn vào một hoặc nhiều nhóm bạn muốn xem.
  • Nhấn nút Lọc màu xanh để áp dụng lựa chọn.

2. Tìm kiếm dữ liệu

Để tìm nhanh một mặt hàng hoặc chứng từ, bạn nhập từ khóa vào ô Tìm kiếm theo số hiệu chứng từ và diễn giải (nằm ngay trên bảng dữ liệu).

3. Lấy lại dữ liệu

Trong trường hợp bạn vừa thực hiện ghi sổ một chứng từ mới và muốn báo cáo cập nhật ngay lập tức mà không cần tải lại trang:

1. Tại góc trên bên phải màn hình báo cáo, bạn nhấp vào biểu tượng Lấy lại dữ liệu.
2. Hệ thống sẽ tải lại báo cáo với số liệu mới nhất tại thời điểm bạn thao tác.

4. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số nhóm khách hàng, nhà cung cấp tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 17 trên tổng 17).
• Hiển thị: Để thay đổi số lượng nhóm khách hàng, nhà cung cấp hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
• Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.

Bước 4: Xem chi tiết chứng từ gốc

Từ bảng sổ chi tiết, khi bạn muốn kiểm tra chứng từ gốc của một giao dịch:

1. Tại cột Số hiệu, bạn nhấp trực tiếp vào số hiệu chứng từ có màu xanh (ví dụ: NK000010).
2. Hệ thống sẽ tự động mở một tab mới, hiển thị toàn bộ thông tin chi tiết của chứng từ gốc (ví dụ: Phiếu nhập kho NK000010) để bạn đối chiếu.