Tổng quan về chuyển công nợ trên Sapo Accounting

Chuyển công nợ là nghiệp vụ chuyển khoản công nợ còn lại từ một đối tượng sang đối tượng khác cùng nhóm. Nghiệp vụ này thay đổi đối tượng chịu trách nhiệm thanh toán nhưng không làm phát sinh thêm doanh thu, chi phí hoặc dòng tiền.

1. Trường hợp áp dụng

Bạn có thể sử dụng tính năng chuyển công nợ trong các trường hợp:

• Chuyển công nợ của khách mua hàng COD sang đơn vị vận chuyển sau khi giao hàng và đối soát thành công.
• Chuyển nghĩa vụ thanh toán từ khách hàng hoặc nhà cung cấp này sang một đối tượng khác theo thỏa thuận.
• Bàn giao khoản tạm ứng chưa hoàn giữa các nhân viên.
• Chuyển khoản phải thu khác sang đối tượng tiếp nhận nghĩa vụ.

2. Các nghiệp vụ chuyển công nợ

Sapo Accounting Hộ kinh doanh hỗ trợ:

• Chuyển nợ khách hàng sang khách hàng khác.
• Chuyển nợ nhà cung cấp sang nhà cung cấp khác.
• Chuyển nợ tạm ứng từ nhân viên sang nhân viên khác.
• Chuyển nợ phải thu khác sang đối tượng phải thu khác.

Đối tượng chuyển và đối tượng nhận phải đang hoạt động, thuộc cùng nhóm và không được trùng nhau. Phần mềm không hỗ trợ chuyển chéo giữa các nhóm đối tượng.

3. Quy trình chuyển công nợ

Bước 1: Tạo phiếu chuyển công nợ

Bạn chọn nghiệp vụ, đối tượng nhận và các chứng từ còn công nợ cần chuyển. Số tiền chuyển là toàn bộ công nợ còn lại của từng chứng từ đã chọn và không sửa được.

Bước 2: Lưu và ghi sổ phiếu

Sau khi kiểm tra thông tin, bạn lưu phiếu. Tùy theo cấu hình ghi sổ, phiếu có thể ở trạng thái Chưa ghi sổ hoặc được ghi sổ ngay.

Nếu phiếu ở trạng thái Chưa ghi sổ, bạn cần nhấn Ghi sổ để hoàn tất việc chuyển công nợ.

Bước 3: Thanh toán công nợ

Sau khi phiếu được ghi sổ, công nợ không còn hiển thị tại đối tượng chuyển mà được ghi nhận cho đối tượng nhận. Khi thu tiền, trả tiền hoặc đối trừ, bạn chọn đối tượng nhận công nợ.

4. Các trạng thái phiếu chuyển công nợ

• Chưa ghi sổ: Phiếu có thể được sửa hoặc xóa và chưa làm thay đổi công nợ của các đối tượng.
• Đã ghi sổ: Công nợ đã được chuyển sang đối tượng nhận. Muốn sửa hoặc xóa phiếu, bạn cần bỏ ghi trước.

Nếu đối tượng nhận đã thanh toán hoặc đối trừ khoản công nợ được chuyển, bạn phải hủy đối trừ chứng từ liên quan trước khi bỏ ghi phiếu.

5. Phân biệt với bù trừ công nợ và đối trừ chứng từ

• Chuyển công nợ: Chuyển khoản công nợ từ một đối tượng sang đối tượng khác trong cùng nhóm.
• Bù trừ công nợ: Cấn trừ các khoản phải thu và phải trả theo nghiệp vụ phát sinh.
• Đối trừ chứng từ: Đánh dấu chứng từ nào đã thanh toán cho chứng từ nào.

Bạn cần chọn đúng nghiệp vụ để công nợ được ghi nhận cho đúng đối tượng.