Sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng là những sản phẩm được sản xuất, nhập kho và bán theo từng lô cụ thể, với thời gian sử dụng xác định. Các sản phẩm này thường cần theo dõi để đảm bảo chất lượng và tránh hàng hóa hết hạn.
Trường hợp ứng dụng:
- Ngành thực phẩm: Sữa, nước giải khát, thực phẩm đóng gói, bánh kẹo...
- Ngành dược phẩm: Thuốc, vitamin, thực phẩm chức năng...
- Ngành mỹ phẩm: Kem dưỡng da, son môi, sản phẩm chăm sóc cá nhân...
- Ngành hóa chất: Sơn, keo, chất tẩy rửa...
Điều kiện tiên quyết
- Tài khoản cần được phân quyền: Xem sản phẩm, Tạo sản phẩm, Sửa sản phẩm, Xuất nhập file.
Xem hướng dẫn phân quyền tại đây. - Đã bật tính năng Quản lý sản phẩm theo lô - hạn sử dụng tại Cấu hình > Quản lý kho & sản phẩm.
1. Bật tính năng quản lý lô - HSD
Trước khi sử dụng, bạn cần kích hoạt tính năng quản lý Lô - HSD như sau:
- Bước 1: Tại menu bên trái màn hình quản trị, chọn Cấu hình > tại khối Thiết lập cửa hàng, chọn Quản lý kho & Sản phẩm.
- Bước 2: Tại màn hình Quản lý kho & Sản phẩm, khối Thông tin quản lý kho, tick vào ô trống trước mục Quản lý sản phẩm theo lô - hạn sử dụng.
2. Truy cập màn hình thêm mới sản phẩm
Có 4 cách để thêm mới sản phẩm có Lô - HSD trên Sapo:
Cách 1: Thêm tại màn hình Danh sách sản phẩm
- Bước 1: Tại menu bên trái màn hình admin, chọn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm.
- Bước 2: Nhấn nút Mũi tên cạnh nút Thêm sản phẩm ở góc trên bên phải màn hình.
- Bước 3: Chọn Thêm sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng > Hệ thống chuyển về trang nhập liệu chi tiết sản phẩm.
Cách 2: Thêm tại màn hình Danh sách sản phẩm (cách khác)
- Bước 1: Tại menu bên trái, chọn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm.
- Bước 2: Chọn Thêm sản phẩm ở góc trên bên phải màn hình > Hệ thống chuyển về trang nhập liệu.
- Bước 3: Tại khối Hình thức quản lý, tick chọn Sản phẩm lô - HSD.
Cách 3: Thêm tại màn hình Quản lý lô sản phẩm
- Bước 1: Tại menu bên trái, chọn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm.
- Bước 2: Tại menu ngay bên dưới tiêu đề trang Danh sách sản phẩm, chọn Lô - HSD.
- Bước 3: Hệ thống chuyển về trang Quản lý lô sản phẩm > bấm Thêm phiếu nhập hàng.
- Bước 4: Hệ thống chuyển về giao diện đơn nhập hàng.
Cách 4: Thêm tại màn hình Quản lý kho
- Bước 1: Tại menu bên trái, chọn Sản phẩm > Quản lý kho.
- Bước 2: Tại menu ngay bên dưới tiêu đề trang Danh sách sản phẩm, chọn Lô - HSD.
- Bước 3: Hệ thống chuyển về trang Quản lý lô sản phẩm > bấm Thêm phiếu nhập hàng.
- Bước 4: Hệ thống chuyển về giao diện đơn nhập hàng.
3. Nhập thông tin sản phẩm lô - HSD
Tại khối Thông tin chung của giao diện Thêm mới sản phẩm, nhập các thông tin cơ bản như sau:
| Thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Tên sản phẩm | Đặt tên rõ ràng, dễ nhận diện. |
| Mã SKU | Mã định danh sản phẩm (không trùng lặp, không chứa ký tự đặc biệt, khoảng cách). Nếu để trống, hệ thống sẽ tự động tạo mã. |
| Barcode | Mã vạch của sản phẩm, hỗ trợ quét khi bán hàng. Quy tắc: Từ 3 đến 15 ký tự, không chứa ký tự đặc biệt hoặc khoảng trắng (định dạng code 128). Nếu để trống, hệ thống sẽ lấy tự động từ SKU. |
| Khối lượng | Nhập trọng lượng sản phẩm. |
| Đơn vị tính | Chọn đơn vị đo lường của sản phẩm (VD: cái, hộp, kg,...). |
| Mô tả sản phẩm | Nhấn Thêm mô tả để nhập thông tin chi tiết về sản phẩm. |
4. Thiết lập giá sản phẩm
Tại khối Giá sản phẩm, điền các thông tin về giá của sản phẩm:
- Giá bán lẻ: Giá mà bạn sẽ bán cho những khách hàng mua đơn lẻ.
- Giá bán buôn: Giá dành cho khách hàng mua với số lượng lớn.
- Giá nhập: Giá gợi ý khi bạn nhập hàng từ nhà cung cấp. Giá nhập thực tế có thể thay đổi theo từng lần nhập hàng.
Nếu cần áp dụng chính sách giá đặc biệt, bạn có thể bật tính năng Hiển thị thêm chính sách giá để bổ sung các chính sách giá khác như giá đại lý, giá VIP...
Thêm mới chính sách giá: Nếu chưa có chính sách giá sẵn, bạn có thể bấm Thêm chính sách giá để tạo mới ngay tại màn hình sản phẩm.
Xem thêm hướng dẫn Thêm chính sách giá.
5. Thêm ảnh sản phẩm
Tại khối Ảnh sản phẩm, bạn có thể thêm hình ảnh minh họa cho sản phẩm theo hai cách:
- Kéo thả ảnh vào ô hình ảnh.
- Bấm nút Tải ảnh từ thiết bị, sau đó chọn hình ảnh từ máy tính hoặc điện thoại của bạn > Bấm Open để hoàn tất.
Lưu ý:
- Dung lượng ảnh không được vượt quá 2MB.
- Định dạng ảnh hỗ trợ: JPEG, PNG.
- Nên sử dụng hình ảnh rõ nét, có nền trắng để sản phẩm trông chuyên nghiệp hơn.
6. Khởi tạo kho hàng
Đối với sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng, hệ thống chưa hỗ trợ khởi tạo kho ngay khi thêm sản phẩm. Sau khi tạo sản phẩm thành công, bạn cần thực hiện bước nhập hàng để đưa sản phẩm vào kho và sẵn sàng quản lý.
Các bước nhập hàng vào kho:
- Truy cập Quản lý kho.
- Chọn Lô - HSD để vào trang Quản lý lô sản phẩm.
- Bấm Thêm phiếu nhập hàng.
- Nhập thông tin lô hàng, ngày hết hạn và số lượng.
- Bấm Lưu để hoàn tất.
Xem thêm hướng dẫn Tạo đơn nhập hàng.
7. Cập nhật thông tin bổ sung
- Loại sản phẩm
- Bước 1: Nhấp vào ô Chọn loại sản phẩm để xổ danh sách xuống.
- Bước 2: Chọn loại sản phẩm có sẵn trong danh sách hoặc nhập từ khóa vào ô tìm kiếm.
- Bước 3: Nếu loại sản phẩm chưa có, bấm nút (+) Thêm mới loại sản phẩm.
- Bước 4: Nhập tên loại sản phẩm vào popup hiển thị.
- Bước 5: Bấm Thêm loại sản phẩm để hoàn tất.
- Nhãn hiệu
- Bước 1: Nhấp vào ô Chọn nhãn hiệu để mở danh sách.
- Bước 2: Chọn nhãn hiệu có sẵn hoặc nhập từ khóa tìm kiếm.
- Bước 3: Nếu chưa có nhãn hiệu mong muốn, bấm nút (+) Thêm mới nhãn hiệu.
- Bước 4: Nhập tên nhãn hiệu vào popup hiển thị.
- Bước 5: Bấm Thêm nhãn hiệu để hoàn tất.
Lưu ý:
- Nhãn hiệu không có danh sách quản lý riêng.
- Nhãn hiệu không thể xóa. Nếu muốn thay đổi, cần chỉnh sửa sản phẩm liên quan sang nhãn hiệu khác.
- Tags
Tags giúp phân loại sản phẩm để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
- Bước 1: Nhập nội dung tag vào ô Tags.
- Bước 2: Nhấn Enter hoặc dấu phẩy (,) để ghi nhận tag.
Lưu ý:
- Tag không có danh sách quản lý riêng.
- Nếu muốn xóa tag, cần xóa trên từng sản phẩm chứa tag đó.
- Trạng thái sản phẩm
Bật hoặc tắt trạng thái Cho phép bán để kiểm soát việc tìm kiếm và tạo đơn hàng cho sản phẩm.
- Thuế
- Bước 1: Bật tính năng Áp dụng thuế để hệ thống tự động đề xuất thuế.
- Bước 2: Chọn thông tin thuế cho Giá sản phẩm, Thuế đầu vào, Thuế đầu ra.
Xem thêm hướng dẫn Thiết lập chính sách thuế và áp dụng chính sách thuế.
- Bảo hành
Lưu ý: Sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng chưa hỗ trợ bảo hành.
- Cảnh báo lô sắp hết hạn
- Bước 1: Bật tính năng Cảnh báo lô sắp hết hạn.
- Bước 2: Nhập số ngày cần nhận cảnh báo trước khi lô sản phẩm hết hạn.
- Bước 3: Hệ thống sẽ gửi thông báo để chủ động xử lý hàng hóa.
8. Hoàn tất (nếu sản phẩm không có phiên bản)
Nếu sản phẩm không có nhiều phiên bản (không có biến thể về màu sắc, kích cỡ...), bạn có thể hoàn tất quy trình bằng cách:
- Nhấn nút Lưu ở góc trên hoặc góc dưới bên phải màn hình.
- Sản phẩm sẽ được lưu và hiển thị trong danh sách sản phẩm quản lý theo lô - hạn sử dụng.
Nếu sản phẩm có nhiều phiên bản (biến thể), hãy tiếp tục với bước Thêm thuộc tính cho sản phẩm nhiều phiên bản bên dưới.
9. Thêm thuộc tính cho sản phẩm có nhiều phiên bản
Nếu sản phẩm có nhiều phiên bản (biến thể như màu sắc, kích cỡ...), bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Tại khối Thuộc tính, bật nút thuộc tính để tạo các phiên bản khác nhau.
- Bước 2: Nhập Tên thuộc tính (ví dụ: màu sắc, kích cỡ) và các giá trị tương ứng (ví dụ: đen, trắng, size S, size M).
- Bước 3: Nhập từng giá trị thuộc tính và nhấn Enter hoặc nhấn dấu phẩy (,) để ghi nhận dữ liệu.
Lưu ý:
- Tối đa có thể tạo 3 thuộc tính cho một sản phẩm.
- Tổng số lượng phiên bản không vượt quá 100.
Xem thêm hướng dẫn Thêm mới sản phẩm có nhiều phiên bản.
10. Nhập thông tin cho từng phiên bản
Sau khi tạo phiên bản sản phẩm, bạn cần nhập thông tin chi tiết cho từng phiên bản:
- Bước 1: Tại khối Phiên bản, cập nhật các thông tin quan trọng:
- Mã SKU riêng cho từng phiên bản.
- Barcode (nếu có).
- Giá nhập và các chính sách giá cho từng phiên bản.
- Khối lượng của từng phiên bản sản phẩm.
- Bước 2: Nếu có phiên bản không cần quản lý, bạn có thể bỏ tick chọn để vô hiệu hóa.
- Bước 3: Nhấn nút Lưu ở góc trên hoặc góc dưới bên phải màn hình để hoàn tất.
Lưu ý:
- Sau khi thêm thành công, sản phẩm sẽ được phân loại là sản phẩm có lô - hạn sử dụng.
- Phân loại này không thể thay đổi sau khi lưu.
Mọi thắc mắc chưa được giải quyết vui lòng tạo ticket hoặc liên hệ tổng đài 1900 6750 để được tư vấn và giải đáp.
