Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật, giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn thực hiện toàn bộ quy trình từ cấu hình ban đầu, tạo hóa đơn nháp, phát hành và ký số trên Sapo một cách nhanh chóng và chính xác.

1. Tạo hóa đơn điện tử nháp

Sau khi kết nối thành công, bạn có thể tạo hóa đơn nháp trên hai giao diện:

1.1. Tạo trên màn hình Tạo đơn và Giao hàng

Cách 1:

Khi tạo đơn hàng, tích chọn mục Phát hành hóa đơn điện tử (ở trên thanh tìm kiếm khách hàng, sau đó bấm Tạo đơn và duyệt.

Cách 2:

Nếu không chọn phát hành hóa đơn ngay, sau khi tạo đơn bạn có thể nhấn Tạo hóa đơn điện tử.

Lúc này, hệ thống sẽ tạo một hóa đơn điện tử nháp cho đơn hàng, bạn có thể xem trước hóa đơn bằng cách click vào nút Tại đây ở mục Hóa đơn điện tử trong đơn hàng.

Hoặc bạn có thể kiểm tra những đơn hàng đã tạo hóa đơn điện tử nháp bằng cách sử dụng bộ lọc trên trang danh sách đơn hàng sau đó vào đơn hàng để tiếp tục kiểm tra và phát hành hóa đơn điện tử

1.2. Tạo trên màn hình Bán tại quầy 

Khi tạo đơn bán hàng, tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử (ở trên nút Thanh toán)

Hệ thống hiển thị popup xác nhận thời điểm phát hành, cho phép chọn:

• Phát hành ngay:
  • Hệ thống sẽ hiển thị tiếp cửa sổ để bạn chọn Đơn vị phát hành và Ký hiệu hóa đơn
  • Nhấn Tiếp tục để gửi yêu cầu phát hành
  • Bạn có thể xem trước hóa đơn. Sau đó nhấn Phát hành để phát hành hóa đơn. Lúc này, hệ thống hiển thị cửa sổ xác nhận ký số, nhấn OK để thực hiện ký và hoàn tất phát hành hóa đơn.
• Phát hành sau:
  • Hệ thống sẽ tắt cửa sổ và lưu lại đơn hàng cần được phát hành hóa đơn
  • Bạn có thể phát hành hóa đơn điện tử cho đơn hàng sau đó tại màn hình Danh sách đơn hàng

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi tạo hóa đơn nháp:

• Bước 1: Vào chi tiết đơn hàng, ở mục Hóa đơn điện tử, nhấn Tại đây hoặc ở thanh menu bên trái phần Đơn hàng, chọn mục Hóa đơn điện tử > Tìm kiếm theo mã hóa đơn, mã đơn hàng, mã tra cứu, tên khách hàng để truy cập mã hóa đơn cần điều chỉnh thông tin
• Bước 2: Tại đây bạn có thể điều chỉnh thông tin trước khi phát hành (nếu cần), sau đó chọn đơn vị phát hành, ký hiệu hóa đơn và nhấn Lưu và phát hành.
• Bước 3: Sau khi nhấn Phát hành, hệ thống hiển thị cửa sổ Phát hành hóa đơn điện tử

• Bạn có thể chọn lại chứng thư số khi ký điện tử hoặc lựa chọn gửi hóa đơn cho người nhận qua email tại bước này
• Nhấn Phát hành để gửi yêu cầu phát hành, thực hiện bước ký.

Bạn có thể theo dõi tình trạng phát hành hóa đơn điện tử tại màn hình chi tiết đơn hàng.