Cài đặt ký số trên Sapo Invoice

Để lập được hóa đơn điện tử, người dùng phải sử dụng chữ ký số để ký lên hóa đơn. Người dùng thực hiện cấu hình trên Sapo Invoice theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập màn Thiết lập ký số

Truy cập Sapo Invoice, trên trang quản trị, thanh menu bên trái chọn Cấu hình, chọn Thiết lập ký số

Bước 2: Thiết lập ký số

Tại màn Thiết lập ký số bạn có thể lựa chọn tích hợp hình thức ký số, bật tính năng Cài đặt tự động gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

1. Ký số trực tiếp qua USB TOKEN

Tại mục Ký số trực tiếp qua USB TOKEN, bạn thực hiện bật tính năng ký số trực tiếp qua USB bằng cách nhấn chọn hình tròn để thanh trượt bên phải màn hình chuyển đổi sang màu xanh dương.

Cài đặt công cụ SAPO.KYSO để ký số tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế và phát hành hóa đơn điện tử.

2. Kết nối dịch vụ chữ ký số từ xa

Tại mục Dịch vụ chữ ký số từ xa, bạn chọn Kết nối

Trên màn popup Kết nối chữ ký số từ xa nhập thông tin Serial chứng thư số và Tên đăng nhập

Tích chọn đồng ý với chính sách bảo vệ quy định cá nhân & Quy định sử dụng của Sapo

Chọn Kết nối để hoàn thành kết nối

Lưu ý:

Nhập đúng thông tin kết nối chữ ký số
Kết nối tối đa 3 tài khoản chữ ký số từ xa
Kiểm tra danh sách chứng thư số đã kết nối
Sapo Invoice đang hỗ trợ chữ ký số từ xa của nhà cung cấp EASY CA

3. Kết nối Chữ ký số HSM

Tại mục Chữ ký số HSM, chọn Kết nối

Trên màn popup Kết nối chữ ký số HSM nhập thông tin Serial chứng thư số và Mã pin

Tích chọn đồng ý với chính sách bảo vệ quy định cá nhân & Quy định sử dụng của Sapo

Chọn Kết nối để hoàn thành kết nối

Lưu ý:

Nhập đúng thông tin kết nối chữ ký số
Kết nối tối đa 3 tài khoản chữ ký số từ xa
Kiểm tra danh sách chứng thư số đã kết nối
Sapo Invoice đang hỗ trợ chữ ký số HSM của nhà cung cấp EASY CA, HILO CA

4. Mục Cài đặt tự động

Mục "Cài đặt tự động" cho phép bạn tự động hóa việc gửi hóa đơn điện tử đã được khởi tạo từ máy tính tiền đến Cơ quan Thuế. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ các quy định về thời hạn gửi dữ liệu hóa đơn.

Bước 1: Kích hoạt tính năng tự động gửi hoá đơn đến CQT

Tại mục Cài đặt tự động bạn tích chọn vào ô vuông "Tự động gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế".
Khi được tích chọn, hệ thống sẽ tự động tổng hợp tất cả các hóa đơn được phát hành trong ngày từ máy tính tiền và gửi dữ liệu này đến Cơ quan Thuế theo lịch trình thiết lập, giúp bạn giảm thiểu đáng kể thao tác thủ công.

Bước 2: Thiết lập các thông tin để gửi Cơ quan Thuế

Chọn Chữ ký số sử dụng:
- Tại trường Chữ ký số*, bạn nhấn vào ô, tìm kiếm và chọn tài khoản chữ ký số mà bạn muốn sử dụng để ký và gửi hóa đơn tự động.
- Lưu ý: Tính năng này chỉ hỗ trợ chữ ký số loại HSM (Hardware Security Module) và chữ ký số từ xa (Remote Signing) đang hoạt động và đã hoàn tất đăng ký tờ khai sử dụng với Cơ quan Thuế.
Thiết lập thời gian gửi tự động:
- Tại trường Thời gian*, bạn nhấn vào ô và tích chọn một hoặc nhiều khung giờ cố định trong ngày để hệ thống sẽ tự động thực hiện việc gửi hóa đơn đến Cơ quan Thuế.
- Quan trọng: Bạn cần chủ động gửi thủ công các hóa đơn phát hành sau khung giờ tự động cuối cùng đến Cơ quan Thuế ngay trong ngày, để tránh bị phạt do chuyển dữ liệu quá thời hạn quy định.
Nhập Email nhận thông báo:
- Tại trường "Email nhận thông báo", bạn nhập địa chỉ email mà bạn muốn nhận thông báo về trạng thái của quá trình gửi hóa đơn tự động.
- Email này sẽ giúp bạn theo dõi việc đồng bộ dữ liệu hóa đơn có thành công hay không và kịp thời xử lý nếu có lỗi.

Bước 3: Lưu thiết lập

Sau khi hoàn tất việc cấu hình các mục trên, bạn nhấn nút Lưu ở góc trên bên phải màn hình để áp dụng các thay đổi đã thiết lập.