Ghi chi phí nhanh trên ứng dụng Sapo 6870

Tính năng Ghi chi phí nhanh trên ứng dụng Sapo 6870 giúp bạn ghi lại từng khoản chi của cửa hàng ngay khi phát sinh, kèm ảnh chứng từ, để theo dõi chi phí hằng ngày, hằng tháng mà không cần ghi sổ tay.

Bạn chỉ cần qua 2 màn hình: nhập số tiền, chọn loại chi phí và lưu. Mọi khoản chi được lưu thành lịch sử chi tiền của cửa hàng. Lợi ích của tính năng:

Ghi chi ngay tại chỗ: nhập số tiền như bấm máy tính, cộng nhiều hóa đơn trong một lần nhập.
Lưu chứng từ cùng khoản chi: chụp tối đa 5 ảnh hóa đơn, phiếu mua hàng cho mỗi khoản chi, mở lại xem khi cần xuất trình.
Biết rõ tiền đi đâu: phân loại khoản chi theo 8 loại chi phí, lọc theo ngày và loại chi phí, xem Tổng chi theo khoảng thời gian.
Theo dõi cả khoản chi bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản: biết rõ đã chi từ tài khoản ngân hàng nào.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn đã cài đặt và đăng nhập vào phiên bản mới nhất của ứng dụng Sapo 6870. Xem hướng dẫn cài đặt và đăng nhập tại đây.
Nếu khoản chi được trả bằng chuyển khoản: bạn nên thêm trước tài khoản ngân hàng dùng để chuyển tiền. Xem hướng dẫn cấu hình và quản lý phương thức thanh toán QR tại đây.
Để chụp hoặc tải ảnh chứng từ, ứng dụng cần được cấp quyền truy cập Camera và Ảnh trên điện thoại.

1. Ghi một khoản chi

Bước 1: Truy cập tính năng Ghi chi phí nhanh

Tại màn hình Tổng quan, trong mục Tính năng chính, bạn nhấn chọn Ghi chi phí nhanh.
Hoặc nhấn Xem tất cả để mở danh sách Tất cả tính năng, rồi chọn Ghi chi phí nhanh.

Bước 2: Nhập số tiền

Tại màn hình Ghi chi phí nhanh, bạn dùng bàn phím số trên màn hình để nhập số tiền chi (đơn vị: đồng).

a. Nhập số tiền hoặc phép tính

Bạn có thể nhập thẳng số tiền hoặc thực hiện phép tính cộng, trừ, nhân, chia bằng các phím (+), (−), (×), (÷). Nhấn = để xem kết quả phép tính.

Ví dụ: bạn trả 3 hóa đơn nhập hàng 1.250.000đ, 830.000đ và 415.000đ, bạn nhập 1250000+830000+415000, hệ thống tự tính và hiển thị tổng 2.495.000đ.

b. Chọn cách nhập số tiền

Nhấn biểu tượng cài đặt ở góc trên bên phải màn hình. Hộp thoại Cách nhập số tiền hiển thị.
Chọn một trong hai cách nhập:
- Tiêu chuẩn: nhập đúng số tiền thực tế. Ví dụ: 10.000 đồng thì nhập 10000.
- Rút gọn (bỏ .000): bỏ bớt phần nghìn để nhập nhanh hơn. Ví dụ: 10.000 đồng thì nhập 10.
Nhấn Lưu thay đổi. Hệ thống thông báo “Đổi chế độ tính thành công”.

Lưu ý:

Cách nhập bạn chọn được ghi nhớ cho những lần sau.
Khi chọn Rút gọn (bỏ .000), màn hình nhập số tiền hiển thị Đơn vị: nghìn đồng và bàn phím không còn phím 000.
Cách nhập số tiền (Tiêu chuẩn hoặc Rút gọn) dùng chung cho cả màn hình Ghi chi phí nhanh và màn hình Ghi doanh thu nhanh. Đổi cách nhập ở màn hình này thì màn hình kia cũng áp dụng theo. Xem hướng dẫn Ghi doanh thu nhanh tại đây.

Sau khi nhập xong, bạn nhấn Tiếp theo.

Lưu ý:

Số tiền phải lớn hơn 0. Nếu kết quả bằng 0 hoặc nhỏ hơn 0, hệ thống không cho chuyển sang bước tiếp theo và hiển thị thông báo “Giá trị chi phí phải > 0. Vui lòng kiểm tra lại.” để bạn kiểm tra lại.
Nếu kết quả có số lẻ thập phân, hệ thống hiển thị thông báo Làm tròn tiền gồm giá trị bạn đã tính và giá trị sau khi làm tròn. Ví dụ: giá trị tính nhanh là 650,000.12đ, hệ thống ghi nhận giá trị là 650,000đ. Bạn nhấn Xác nhận để tiếp tục với số tiền đã làm tròn, hoặc nhấn Quay lại để sửa phép tính.

Bước 3: Nhập thông tin khoản chi

Tại màn hình Thông tin khoản chi, bạn kiểm tra số tiền và điền các thông tin sau:

Trường thông tin	Mô tả
Số tiền	Hiển thị số tiền bạn đã nhập ở Bước 2. Muốn sửa, bạn nhấn vào số tiền (biểu tượng bút chì), hộp thoại Chỉnh sửa số tiền hiển thị, bạn nhập lại số tiền theo đơn vị đồng rồi nhấn Lưu. Số tiền là số nguyên, lớn hơn 0 (bắt buộc), tối đa 99.999.999.999đ.
Loại chi phí*	Bắt buộc, chọn 1. Nhấn để chọn một trong các loại chi phí có sẵn: Nhập hàng, Lương, Mặt bằng, Điện, Nước, Internet, Giao hàng, Khác. Bạn có thể nhập vào ô Tìm kiếm loại chi phí để tìm nhanh. Không tạo được loại chi phí mới.
Ngày chi tiền*	Bắt buộc, mặc định là ngày hôm nay. Nếu ghi bù khoản chi của ngày trước, bạn nhấn để chọn lại ngày (ứng dụng mở bộ chọn ngày của điện thoại). Ứng dụng không cho chọn ngày trong tương lai.
Ghi chú	Không bắt buộc. Nhập nội dung khoản chi, tối đa 155 ký tự. Ví dụ: “Tiền điện tháng 10”. Nếu bạn để trống, hệ thống tự lưu ghi chú bằng tên loại chi phí đã chọn.
Phương thức thanh toán	Bắt buộc, chọn 1. Mặc định là Tiền mặt. Nếu khoản chi được trả qua ngân hàng, bạn chọn Chuyển khoản và thực hiện thêm các thao tác bên dưới.
Ảnh chứng từ	Không bắt buộc. Nhấn Camera để chụp ảnh hoặc Tải ảnh lên để chọn ảnh có sẵn trong máy (hóa đơn, phiếu mua hàng, biên nhận...). Hỗ trợ ảnh JPEG hoặc PNG, tối đa 5 ảnh cho mỗi khoản chi.

Khi chọn phương thức thanh toán Chuyển khoản:

Nhấn vào Tài khoản chuyển tiền (bắt buộc) và chọn tài khoản ngân hàng đã dùng để chuyển tiền. Danh sách gồm các tài khoản ngân hàng đã thêm trong ứng dụng, mỗi tài khoản hiển thị số tài khoản, tên chủ tài khoản và tên ngân hàng. Bạn có thể nhập số tài khoản hoặc tên vào ô Tìm kiếm tài khoản để tìm nhanh.
Nếu chưa có tài khoản cần dùng, bạn nhấn + Thêm mới ở góc trên danh sách. Ứng dụng chuyển đến trang Ngân hàng - Thanh toán QR trong cài đặt ứng dụng, bạn làm theo hướng dẫn thêm tài khoản ngân hàng. Thêm xong, ứng dụng quay về màn Thông tin khoản chi và tự chọn tài khoản vừa thêm.

Lưu ý:

Ô Tài khoản chuyển tiền chỉ hiển thị khi bạn chọn Chuyển khoản; khi đó bạn bắt buộc chọn 1 tài khoản.
Tài khoản ngân hàng thêm qua nút + Thêm mới trong danh sách Tài khoản chuyển tiền được lưu vào phương thức thanh toán của cửa hàng. Ngược lại, tài khoản ngân hàng đã thêm ở phương thức thanh toán hiển thị trong danh sách Tài khoản chuyển tiền.

Khi thêm ảnh chứng từ:

Ứng dụng mở camera hoặc thư viện ảnh của điện thoại khi bạn nhấn Camera hoặc Tải ảnh lên.
Nhấn vào một ảnh đã thêm để xem phóng to, xóa hoặc thay bằng ảnh khác: nhấn biểu tượng thùng rác để xóa, nhấn Chọn lại để thay bằng ảnh khác, nhấn Hoàn tất khi xong.
Lướt trái/phải để xem lần lượt các ảnh.

Mẹo:

Ghi khoản chi ngay khi trả tiền và chụp luôn hóa đơn để không bị sót chứng từ.
Khoản chi không thuộc loại nào có sẵn, bạn chọn Khác và ghi rõ nội dung ở Ghi chú để dễ tra cứu sau này.

Bước 4: Lưu khoản chi

Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, bạn nhấn Lưu khoản chi.
Hệ thống thông báo “Đã lưu chi phí thành công” và quay về màn hình Ghi chi phí nhanh với số tiền đặt lại về 0, sẵn sàng để bạn ghi khoản chi tiếp theo.
Nếu muốn bỏ khoản chi đang nhập, bạn nhấn Hủy, rồi nhấn Huỷ trên thông báo xác nhận. Các thông tin đã nhập ở màn Thông tin khoản chi sẽ không được lưu.

Lưu ý:

Nếu chưa nhập số tiền, chưa chọn Loại chi phí, hoặc chọn Chuyển khoản mà chưa chọn Tài khoản chuyển tiền, ứng dụng sẽ không lưu khoản chi và hiển thị thông báo nhắc bạn bổ sung.

2. Xem lịch sử và tổng chi

Bước 1: Mở màn hình Lịch sử ghi nhận

Tại màn hình Ghi chi phí nhanh, bạn nhấn nút Lịch sử ở cuối màn hình (bên trái nút Tiếp theo).

Bước 2: Xem danh sách và tổng chi

Tổng chi ở đầu màn hình cho biết tổng số tiền của các khoản chi đang hiển thị trong danh sách, hiển thị màu đỏ, đơn vị đồng. Chưa lọc thì tổng chi là tổng Số tiền của toàn bộ khoản chi đã ghi; khi lọc, tổng chi là tổng Số tiền của các khoản chi thỏa điều kiện lọc đang áp dụng. Khi bạn lọc theo ngày, khoảng thời gian đang xem hiển thị ngay sau chữ Tổng chi.
Danh sách khoản chi sắp xếp theo ngày chi tiền, khoản chi gần nhất ở trên cùng. Mỗi dòng hiển thị loại chi phí ở đầu dòng, ngày giờ chi tiền (định dạng ngày/tháng/năm - giờ:phút) và số tiền (đơn vị đồng).
Bạn cuộn xuống để xem thêm các khoản chi cũ hơn, hoặc kéo danh sách xuống để làm mới dữ liệu.
Muốn ghi thêm khoản chi, bạn nhấn nút + Thêm chi phí ở góc dưới bên phải màn hình. Ứng dụng mở thẳng màn Thông tin khoản chi: bạn nhấn vào Số tiền để nhập số tiền, điền các thông tin như Bước 3 ở mục 1 rồi nhấn Lưu khoản chi. Lưu xong, ứng dụng quay về Lịch sử ghi nhận và cập nhật lại danh sách, Tổng chi.

Bước 3: Lọc khoản chi

Nhấn biểu tượng Bộ lọc ở góc trên bên phải màn hình.
Tại mục Ngày chi tiền, nhấn dấu + và chọn 1 khoảng thời gian: Hôm qua, Hôm nay, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần trước, Tuần này, Tháng trước, Tháng này. Chọn Tùy chọn nếu muốn tự chọn ngày bắt đầu (Từ) và ngày kết thúc (Đến). Nhấn Hoàn tất.
Tại mục Loại chi phí, nhấn dấu + và chọn một hoặc nhiều loại chi phí cần xem. Nhấn Hoàn tất.
Nhấn Lọc để áp dụng. Danh sách và Tổng chi cập nhật theo điều kiện đã chọn. Khi đang lọc, biểu tượng Bộ lọc chuyển sang màu xanh.

Lưu ý:

Muốn bỏ lọc, bạn mở lại Bộ lọc, bỏ các điều kiện đã chọn (hoặc nhấn Xóa tất cả), rồi nhấn Lọc.

Mẹo:

Cuối tháng, bạn lọc Ngày chi tiền Tháng này và Tháng trước theo từng loại chi phí để so sánh, phát hiện khoản chi tăng bất thường.

3. Xem chi tiết và cập nhật khoản chi

Bước 1: Mở màn hình Chi tiết khoản chi

Tại màn hình Lịch sử ghi nhận, bạn nhấn vào khoản chi cần xem để mở màn hình Chi tiết khoản chi. Màn hình hiển thị: số tiền, loại chi phí, ngày chi tiền, phương thức thanh toán, tài khoản chuyển tiền (nếu chi bằng chuyển khoản), ghi chú và ảnh chứng từ. Nhấn vào một ảnh chứng từ để xem phóng to.

Trường thông tin	Mô tả	Sửa sau khi lưu
Số tiền	Số tiền của khoản chi, đơn vị đồng.	Không
Loại chi phí	Loại của khoản chi.	Không
Ngày chi tiền	Ngày giờ chi tiền, định dạng ngày/tháng/năm giờ:phút.	Không
Phương thức thanh toán	Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.	Không
Tài khoản chuyển tiền	Tài khoản ngân hàng đã chuyển tiền, chỉ hiển thị khi chi bằng chuyển khoản. Hiển thị theo dạng mã ngân hàng - số tài khoản - tên chủ tài khoản.	Không
Ghi chú	Văn bản tự do, tối đa 155 ký tự. Xóa trống thì hệ thống lưu ghi chú bằng tên loại chi phí.	Có
Ảnh chứng từ	Ảnh chứng từ đã lưu kèm khoản chi, định dạng JPEG, PNG, tối đa 5 ảnh, tính cả ảnh đã có.	Có (thêm, xóa)

Bước 2: Cập nhật khoản chi

Bạn sửa Ghi chú và thêm, xóa Ảnh chứng từ (tối đa 5 ảnh, tính cả ảnh đã có).
Nhấn Lưu khoản chi. Hệ thống thông báo “Lưu thành công”.

Lưu ý:

Số tiền, Loại chi phí, Ngày chi tiền và Phương thức thanh toán không sửa được sau khi lưu. Nếu nhập sai các thông tin này, bạn xóa khoản chi và ghi lại khoản chi mới.
Nếu đã sửa mà chưa lưu, khi bạn nhấn Hủy hoặc quay lại, ứng dụng hỏi xác nhận “Huỷ cập nhật chi phí”. Nhấn Huỷ để bỏ thay đổi, hoặc Đóng để tiếp tục chỉnh sửa.

4. Xóa khoản chi

Tại màn hình Chi tiết khoản chi, bạn nhấn biểu tượng thùng rác ở góc dưới bên trái.
Trên thông báo “Xóa chi phí?”, bạn nhấn Xóa chi phí để xác nhận. Thông báo hiển thị nội dung: “Bạn có chắc chắn muốn xóa chi phí này? Thao tác này không thể khôi phục.”
Hệ thống thông báo “Xóa thành công” và quay về màn hình Lịch sử ghi nhận, danh sách và Tổng chi được cập nhật lại.

Lưu ý:

Khoản chi đã xóa không khôi phục được.

5. Thông báo lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách khắc phục
Giá trị chi phí phải > 0. Vui lòng kiểm tra lại.	Kết quả phép tính bằng 0 hoặc nhỏ hơn 0 khi nhấn Tiếp theo.	Sửa lại phép tính để kết quả lớn hơn 0.
Vui lòng nhập số tiền	Số tiền bằng 0 khi nhấn Lưu khoản chi, thường gặp khi mở bằng nút + Thêm chi phí ở màn hình Lịch sử ghi nhận.	Nhấn vào Số tiền và nhập số tiền của khoản chi.
Vui lòng chọn loại chi phí	Chưa chọn Loại chi phí khi nhấn Lưu khoản chi.	Nhấn Loại chi phí và chọn 1 loại.
Vui lòng chọn tài khoản chuyển tiền	Chọn Chuyển khoản nhưng chưa chọn Tài khoản chuyển tiền.	Chọn tài khoản trong danh sách, hoặc nhấn + Thêm mới để thêm tài khoản ngân hàng.
Chỉ được chọn tối đa 5 ảnh	Tổng số ảnh chứng từ vượt quá 5.	Xóa bớt ảnh hoặc chọn ít ảnh hơn.
Có lỗi xảy ra	Lưu, cập nhật hoặc xóa khoản chi không thành công.	Kiểm tra kết nối mạng rồi thử lại. Nếu vẫn lỗi, liên hệ bộ phận hỗ trợ của Sapo.

Trợ lý Sapo