Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Xem, thao tác tại màn danh sách thông báo hóa đơn sai sót trên ứng dụng Sapo 6870

Màn hình Thông báo hóa đơn lập sai là trung tâm để bạn quản lý, theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc báo cáo sai sót hóa đơn điện tử đến Cơ quan Thuế và khách hàng.

Điều kiện tiên quyết:
  • Bạn đang sử dụng phiên bản ứng dụng Sapo 6870 mới nhất.

Bước 1: Truy cập màn thông báo hoá đơn sai sót

  • Tại khu vực Tính năng chính của ứng dụng Sapo 6870, bạn chọn Xử lý hóa đơn lập sai.
  • Tại màn hình Xử lý hóa đơn lập sai, bạn chọn Thông báo hoá đơn sai sót.

Bước 2: Xem thao tác trên màn thông báo hoá đơn sai sót

1. Xem tổng quan

Tại màn hình chính, bạn có thể xem danh sách tất cả các thông báo sai sót đã được tạo. Mỗi mục trong danh sách cung cấp các thông tin tổng quan bao gồm:

  • Số thông báo: Mã định danh của thông báo (ví dụ: TB00290).
  • Ngày tạo và loại thông báo: Thời gian tạo và loại (ví dụ: Thông báo của NNT).
  • Trạng thái: Tình trạng hiện tại của thông báo (ví dụ: Chưa gửi CQT, CQT tiếp nhận...).

Khi nhấn vào biểu tượng ... ở mỗi dòng hoá đơn, các tùy chọn sẽ hiển thị tùy thuộc vào trạng thái của thông báo đó:

  • Gửi thông báo: Tùy chọn này xuất hiện khi thông báo ở trạng thái Chưa gửi CQT, cho phép bạn gửi thông báo đến Cơ quan Thuế.
  • Xem Nhật ký truyền nhận: Tùy chọn này xuất hiện khi thông báo đã được gửi đi, cho phép xem lịch sử gửi và phản hồi từ Cơ quan Thuế.

2. Tìm kiếm và Lọc

Để nhanh chóng tìm thấy thông báo cần xử lý, bạn có thể sử dụng các công cụ:

2.1. Tìm kiếm:
  • Nhập từ khóa (như Số thông báo) vào ô tìm kiếm để tìm chính xác thông báo bạn muốn.
2.2. Bộ lọc:
  • Nhấn vào biểu tượng phễu cạnh ô tìm kiếm để mở các tùy chọn lọc nâng cao
  • Trên màn Bộ lọc khác cho phép bạn lọc danh sách theo các tiêu chí như:
    • Ngày thông báo: Chọn ngày, mốc thời gian được đề xuất sẵn hoặc tuỳ chọn lại khoảng thời gian phù hợp > Nhấn Lọc để hoàn tất
    • Loại thông báo: Chọn 1 trong 2 loại thông báo Thông báo của NNT và Thông báo của NNT theo thông báo rà soát của CQT > Nhấn Lọc để hoàn tất
    • Trạng thái: Chọn 1 hoặc nhiều trạng thái sau: Chưa gửi CQT, Chờ CQT phản hồi, CQT tiếp nhận, Thông điệp không hợp lệ, Thông báo không hợp lệ, CQT không tiếp nhận > Nhấn Lọc để hoàn tất
  • Bạn có thể kết hợp nhiều trường lọc với nhau để tìm kiếm ra mã thông báo đầy đủ, sát nhất với yêu cầu của mình.
2.3. Lưu bộ lọc:
  • Sau khi đã thiết lập các điều kiện lọc mong muốn, bạn có thể nhấn Lưu bộ lọc để sử dụng nhanh cho những lần sau.
  • Trên pop-up hiển thị, bạn thể lựa chọn:
    • Lưu bộ lọc mới: Chọn tùy chọn này, sau đó nhập tên gợi nhớ cho bộ lọc vào ô Nhập tên bộ lọc.
    • Lưu vào bộ lọc đã có (nếu có): Chọn để cập nhật lại một bộ lọc bạn đã lưu trước đó.
  • Nhấn Lưu để hoàn tất.

3. Gửi email giải trình sai sót cho khách hàng

Tính năng này cho phép bạn gửi một email chuyên nghiệp đến khách hàng để giải trình về sai sót trên hóa đơn, đồng thời có thể kết hợp tạo luôn thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT để gửi Cơ quan Thuế.

  • Tại trên cùng màn hình danh sách, nhấn vào biểu tượng ba chấm (...) và chọn Gửi thông báo.
  • Hệ thống sẽ chuyển đến màn hình Chọn hóa đơn gửi thông báo cho khách hàng.
  • Hệ thống đã đề xuất chọn loại thông báo là Thông báo giải trình, bạn có thể tuỳ chỉnh lại sang Thông báo HĐ lập sai
  • Chọn tab loại hoá đơn cần thông báo sai sót: Hóa đơn có mã, Hóa đơn có mã từ máy tính tiền, Hóa đơn không mã
  • Sử dụng ô tìm kiếm hoặc bộ lọc Ngày hóa đơn để tìm nhanh hóa đơn cần gửi email thông báo
  • Tích chọn vào một hoặc nhiều hóa đơn có sai sót cần thông báo cho khách hàng.
  • Nhấn Tiếp tục.
  • Tại màn hình Gửi thông báo giải trình sai sót cho khách hàng:
    • Email người nhận: Nhập địa chỉ email của khách hàng. Bạn có thể gửi tới tối đa 10 email, mỗi email cách nhau bằng phím Enter.
    • Lý do: Nhập nội dung giải trình về sai sót đã xảy ra.
    • Tệp đính kèm (Tùy chọn): Nhấn Tải lên nếu bạn muốn đính kèm các tài liệu liên quan.
    • Tích vào ô Lập thông báo hóa đơn đã lập sai (mẫu 04/SS-HĐĐT): Khi bạn chọn mục này, sau khi nhấn Gửi, hệ thống sẽ vừa gửi email cho khách hàng, vừa tự động tạo một thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT tương ứng với các hóa đơn đã chọn để bạn có thể gửi lên Cơ quan Thuế.
  • Nhấn Gửi để hoàn tất.
  • Trên màn thông báo về việc tự động tạo thông báo sai sót thành công bạn nhấn Xem thông báo để xem chi tiết và thực hiện các thao tác chỉnh sửa nếu có trước khi gửi CQT. Xem thêm hướng dẫn Xem chi tiết thông báo hoá đơn lập sai tại đây.

4. Lập thông báo HĐ lập sai (gửi Cơ quan Thuế)

Đóng