Lập và gửi thông báo sai sót Hóa đơn điện tử (Mẫu 04/SS-HĐĐT) trên ứng dụng Sapo 6870

Khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót và bạn cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới Cơ quan Thuế. Sapo 6870 giúp bạn lập và gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, đúng quy định.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn đang sử dụng phiên bản ứng dụng Sapo 6870 mới nhất.

I. Tạo thông báo cho hóa đơn điện tử sai sót trên Sapo 6870

Bước 1: Truy cập màn hình và tạo thông báo mới

Tại khu vực Tính năng chính của ứng dụng Sapo 6870, bạn chọn Xử lý hóa đơn lập sai.
Tại màn hình Xử lý hóa đơn lập sai, bạn chọn Thông báo hoá đơn sai sót.
Trong màn Thông báo hoá đơn sai sót, bạn nhấn chọn + Lập thông báo HĐ lập sai để bắt đầu.

Bước 2: Nhập thông tin chung cho thông báo

Tại màn hình Lập thông báo sai sót, bạn điền các thông tin:

Số thông báo
Bạn có thể tự điền hoặc để trống, hệ thống sẽ tự động sinh mã theo định dạng TBxxxxx.
Loại thông báo:
- Thông báo của NNT: Tích chọn nếu bạn (Người nộp thuế) chủ động phát hiện sai sót.
- Thông báo của NNT theo thông báo rà soát của CQT: Tích chọn nếu bạn lập thông báo này theo yêu cầu từ Cơ quan Thuế và nhập 2 thông tin bắt buộc sau:
  - Số thông báo rà soát của CQT*: Đây là số hiệu của văn bản/thông báo mà Cơ quan Thuế đã gửi.
  - Ngày thông báo rà soát của CQT*: Là ngày phát hành của thông báo đó.

Các thông tin CQT tiếp nhận, Người nộp thuế, Mã số thuế hệ thống sẽ tự động lấy theo thông tin thiết lập hoá đơn.

Bước 3: Thêm các hóa đơn cần thông báo sai sót

Bạn kéo xuống dưới, nhấn vào nút + Thêm hóa đơn.
Trên màn hình Chọn hóa đơn lập thông báo sai sót, bạn thực hiện:
- Chọn tab loại hoá đơn cần thông báo sai sót: Hóa đơn có mã, Hóa đơn có mã từ máy tính tiền, Hóa đơn không mã
- Sử dụng ô tìm kiếm hoặc bộ lọc Ngày hóa đơn để tìm nhanh hóa đơn cần xử lý.
- Tích vào ô vuông trước một hoặc nhiều hóa đơn bạn muốn đưa vào thông báo.
Sau khi chọn xong, nhấn nút Tiếp tục ở dưới cùng.

Bước 4: Hoàn tất và Gửi thông báo

Sau khi thêm hóa đơn, hệ thống sẽ quay lại màn hình Lập thông báo sai sót với danh sách các hóa đơn đã chọn.

Loại áp dụng HĐĐT: Hệ thống mặc định là Hóa đơn điện tử NĐ123. Bạn có thể nhấn vào để chọn lại (nếu cần) từ các tùy chọn trỏ xuống.

Tên loại hóa đơn	Văn bản pháp luật	Đặc điểm	Trạng thái
Hóa đơn điện tử	Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Là HĐĐT có mã hoặc không có mã của Cơ quan Thuế. Định dạng XML là gốc.	Đang áp dụng (Bắt buộc)
Hóa đơn đặt in	Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Là hóa đơn giấy được in theo mẫu, chỉ được sử dụng trong một số trường hợp đặc biệt được CQT cho phép.	Trường hợp đặc biệt, hạn chế
Hóa đơn xác thực	Quyết định 1209/QĐ-BTC	Là HĐĐT có mã xác thực và mã QR của Cơ quan Thuế. Đây là hình thức thí điểm trước đây.	Hết hiệu lực
Hóa đơn (tự phát hành)	Nghị định 51/2010/NĐ-CP	Doanh nghiệp tự phát hành HĐĐT, không cần mã của Cơ quan Thuế, áp dụng trên tinh thần tự nguyện.	Hết hiệu lực

Lý do sai sót: Tại dòng "Lý do", bạn nhập nội dung sai sót cho từng hóa đơn (ví dụ: "Sai đơn giá", "Sai địa chỉ người mua").
Nơi lập và Ngày lập: Điền đầy đủ thông tin Nơi lập và chọn Ngày lập thông báo.
Lưu và Gửi:
- Nhấn Lưu: Để lưu thông báo dưới dạng bản nháp và gửi sau.
- Nhấn Lưu & Gửi: Để ký số và gửi thông báo ngay lập tức đến Cơ quan Thuế.

Bước 5: Theo dõi trạng thái thông báo

Sau khi gửi, bạn có thể quay lại màn hình danh sách Thông báo hóa đơn lập sai để theo dõi trạng thái chi tiết phản hồi từ Cơ quan Thuế.

Trạng thái	Mô tả
Chưa gửi CQT	Thông báo đã được tạo trên hệ thống nhưng chưa gửi đi, đang ở trạng thái bản nháp. Bạn có thể chỉnh sửa, xóa hoặc thực hiện gửi thông báo này.
Chờ CQT phản hồi	Thông báo đã được gửi thành công đến cổng của Cơ quan Thuế và đang trong hàng đợi xử lý. Cần chờ đợi kết quả phản hồi cuối cùng.
CQT tiếp nhận	Thành công. Cơ quan Thuế đã nhận và chấp nhận hợp lệ thông báo sai sót của bạn. Quá trình thông báo đã hoàn tất.
Thông điệp không hợp lệ	Lỗi kỹ thuật. Tệp dữ liệu (XML) bị lỗi cấu trúc hoặc sai định dạng theo quy định của Tổng cục Thuế. Bạn nên thử gửi lại hoặc liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ.
Thông báo không hợp lệ	Lỗi nội dung. Dữ liệu bên trong thông báo bị sai (ví dụ: sai mã số thuế, số hóa đơn không tồn tại...). Bạn cần kiểm tra, sửa lại nội dung cho chính xác và gửi lại.
CQT không tiếp nhận	Bị từ chối. Thông báo bị Cơ quan Thuế từ chối vì một lý do nghiệp vụ (ví dụ: hóa đơn này đã được báo cáo sai sót trước đó). Cần xem chi tiết lý do CQT trả về để xử lý.