Tính năng này giúp bạn tự động hóa và đơn giản hóa quy trình lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người nộp thuế. Giờ đây, bạn có thể nhanh chóng tạo lập, ký số và gửi chứng từ đến người nộp thuế và Cơ quan Thuế, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

Bước 1: Truy cập màn hình Lập chứng từ

• Trên menu quản trị Sapo Invoice, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Lập chứng từ.
• Tại màn hình danh sách, nhấn nút + Lập chứng từ ở góc trên bên phải.

Bước 2: Lựa chọn Mẫu số và Ký hiệu

• Tại góc trên bên phải màn hình, bạn chọn Ký hiệu từ danh sách thả xuống.
• Đây là các mẫu bạn đã tạo từ trước. Xem lại hướng dẫn tạo mẫu chứng từ ở đây.

Bước 3: Điền thông tin chi tiết cho chứng từ

1. Thông tin tổ chức trả thu nhập

• Các thông tin này (Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Điện thoại) sẽ được hệ thống tự động lấy từ thông tin doanh nghiệp của bạn đã thiết lập từ cấu hình hồ sơ hoá đơn điện tử.
• Xem thêm hướng dẫn cấu hình hồ sơ hoá đơn điện tử tại đây.

2. Thông tin cá nhân, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

• Mã số thuế:
  • Bạn tìm kiếm và chọn thông tin người nộp thuế. Xem thêm hướng dẫn thêm mới người nộp thuế tại đây.
  • hoặc thêm mới bằng cách nhập mã số thuế của người nộp thuế. Sau khi nhập, bạn có thể nhấn nút Lấy thông tin, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin như Họ và tên, Địa chỉ từ cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế.
• Họ và tên: (Bắt buộc) Ghi đầy đủ họ tên người nộp thuế.
• Cư trú: Tích chọn Cá nhân cư trú hoặc Cá nhân không cư trú.
• Địa chỉ, Điện thoại liên hệ (bắt buộc): Điền đầy đủ thông tin của người nộp thuế.
• Quốc tịch, Email, Số CMND/CCCD...: Điền đầy đủ các thông tin tương ứng.

3. Thông tin thuế thu nhập cá nhân khấu trừ

• Khoản thu nhập: (Bắt buộc) Ghi rõ loại thu nhập (ví dụ: Thu nhập từ tiền lương, tiền công...).
• Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: (Bắt buộc) Nhập tổng số tiền BHXH, BHYT, BHTN...
• Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: (Bắt buộc) Nhập số tiền đóng góp hợp lệ.
• Thời điểm trả thu nhập: (Bắt buộc) Chọn Từ tháng, Đến tháng và Năm trả thu nhập.
• Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ, Tổng thu nhập tính thuế, Số thuế TNCN đã khấu trừ: (Bắt buộc) Nhập chính xác các giá trị số tiền tương ứng.

Bước 4: Lưu nháp hoặc Phát hành

Sau khi đã điền đầy đủ và kiểm tra kỹ thông tin, bạn có các lựa chọn ở góc trên cùng bên phải:

• Nhấn nút Hủy để hủy bỏ thao tác, không lưu lại chứng từ.
• Nhấn nút Lưu để lưu lại với trạng thái "CT mới" và “Chưa phát hành”. Bạn có thể quay lại danh sách để chọn lại chứng từ và thực hiện chỉnh sửa hoặc phát hành sau. Xem thêm hướng dẫn xem danh sách chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại đây.
• Nhấn nút Lưu & Phát hành để lưu và phát hành luôn.

Bước 5: Ký số và Hoàn tất phát hành

Bước này được thực hiện ngay sau khi bạn nhấn Lưu & Phát hành (ở bước 4 hoặc khi phát hành một chứng từ nháp).

1. Kết nối Chữ ký số

• Đảm bảo USB Token đã được cắm vào máy tính và công cụ Sapo KySo đang chạy.
• Đối với chữ ký số HSM, đảm bảo bạn đã cấu hình và đăng nhập thành công.
• Đối với chữ ký số từ xa, đảm bảo bạn đã cấu hình và thực hiện đăng nhập app ký số thành công.

2. Xác nhận và Ký số

• Một cửa sổ (pop-up) ký số sẽ hiển thị.
• Tại mục Chứng thư số, bạn chọn đúng tên chứng thư số của doanh nghiệp mình.
• Nhấn nút Phát hành để xác nhận.

Sau khi ký thành công, hệ thống sẽ tự động gửi chứng từ đã ký đến Cơ quan Thuế. Quá trình phát hành hoàn tất.

Bước 6: Theo dõi trạng thái chứng từ

Sau khi phát hành, bạn quay lại màn hình danh sách để theo dõi trạng thái.

• CT hợp lệ: Chứng từ đã được Cơ quan Thuế chấp nhận.
• CT không hợp lệ: Chứng từ bị từ chối. Bạn cần truy cập mục Lịch sử truyền nhận để xem chi tiết lý do và thực hiện các thủ tục xử lý chứng từ sai sót (lập chứng từ điều chỉnh, thay thế).