Lập tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT trên Sapo 6870

Bài viết này hướng dẫn bạn cách lập tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp trên ứng dụng Sapo 6870. Tính năng này giúp bạn hoàn tất thủ tục với Cơ quan Thuế (CQT) một cách nhanh chóng, tiện lợi ngay trên điện thoại.

Bước 1: Truy cập màn hình Lập tờ khai

• Tại thanh công cụ dưới cùng của ứng dụng Sapo 6870, bạn chọn mục Cài đặt.
• Trong màn hình Cài đặt, bạn tìm đến nhóm tính năng Hoá đơn điện tử và chọn dòng Lập tờ khai.
• Màn hình Danh sách tờ khai sẽ hiển thị các tờ khai đã tạo trước đó (nếu có).
• Để tạo một tờ khai mới, bạn nhấn vào nút [+] Lập tờ khai.

Bước 2: Điền thông tin chung của Tờ khai

Tại màn hình Lập tờ khai, bạn cần điền các thông tin cơ bản ở phần đầu.

1. Loại tờ khai*: Đây là trường thông tin quan trọng nhất bạn cần xác định đúng ngay từ đầu.

Trường hợp 1: Chọn "Đăng ký mới"

• Bạn chọn mục này khi đây là lần đầu tiên doanh nghiệp của bạn thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế qua Sapo.
• Ví dụ: Công ty bạn mới thành lập, hoặc trước đây dùng hóa đơn giấy và bây giờ bắt đầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Trường hợp 2: Chọn "Thay đổi thông tin"

• Bạn chọn mục này khi đã đăng ký thành công và đang sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng nay có sự thay đổi thông tin cần cập nhật lại với Cơ quan Thuế.
• Các ví dụ thay đổi phổ biến:
  • Thay đổi địa chỉ kinh doanh, email, số điện thoại liên hệ.
  • Bổ sung thêm một loại hóa đơn mới để sử dụng (ví dụ: trước chỉ dùng Hóa đơn GTGT, nay cần thêm Hóa đơn bán hàng).
  • Thay đổi phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
  • Gia hạn hoặc thay đổi thông tin Chữ ký số.

2. Ngày lập:

• Hệ thống sẽ tự động điền ngày hiện tại. Bạn có thể nhấn vào biểu tượng lịch để chọn lại ngày khác nếu cần.

3. Nơi lập*:

• Bạn cần điền địa danh nơi bạn lập tờ khai, thường là tỉnh/thành phố của doanh nghiệp (ví dụ: Hà Nội). Đây là trường thông tin bắt buộc.

4. Thông tin Người nộp thuế & Cơ quan thuế:

• Các thông tin như Tên công ty, Mã số thuế và Cơ quan thuế quản lý được hệ thống tự động điền dựa trên hồ sơ bạn đã cung cấp cho Sapo tại phần Hồ sơ hoá đơn, giúp đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian nhập liệu.
• Xem thêm cấu hình hồ sơ hoá đơn điện tử tại đây.

Bước 3: Khai báo thông tin người đại diện và thông tin liên hệ

Đây là các mục thông tin pháp lý và liên lạc quan trọng mà Cơ quan Thuế yêu cầu để xác thực và gửi thông báo.

1. Thông tin Người đại diện theo pháp luật

Bạn cần cung cấp chính xác thông tin của người đại diện hợp pháp cho doanh nghiệp theo giấy phép đăng ký kinh doanh.

• Người đại diện*: Nhập đầy đủ họ và tên của người đại diện.
• Điện thoại người đại diện*: Nhập số điện thoại của người đại diện.
• Căn cước công dân / Số hộ chiếu: Nhập một trong hai loại giấy tờ tùy thân này (không bắt buộc).
• Quốc tịch: Hệ thống mặc định là "Việt Nam", bạn có thể chọn lại nếu cần.
• Ngày sinh*: Chọn ngày sinh chính xác của người đại diện.
• Giới tính*: Chọn giới tính là "Nam" hoặc "Nữ".

2. Thông tin Người liên hệ

Đây là thông tin của người sẽ trực tiếp làm việc và nhận các thông báo từ Cơ quan Thuế về vấn đề hóa đơn điện tử (thường là kế toán).

• Người liên hệ*: Nhập đầy đủ họ và tên người phụ trách.
• Địa chỉ liên hệ*: Ghi rõ địa chỉ để nhận thư từ, công văn khi cần.
• Điện thoại liên hệ*: Số điện thoại của người phụ trách.
• Thư điện tử (Email)*: Địa chỉ email của người phụ trách.

Bước 4: Lựa chọn Hình thức hóa đơn và Gửi dữ liệu

Ở bước này, bạn sẽ đưa ra những lựa chọn nền tảng, quyết định cách thức hóa đơn của bạn được cơ quan thuế quản lý.

1. Lựa chọn Hình thức hóa đơn*

Đây là lựa chọn bắt buộc, xác định xem hóa đơn của bạn có cần mã của Cơ quan Thuế (CQT) trước khi phát hành hay không.

• Có mã của cơ quan thuế: Lựa chọn phổ biến nhất. Mỗi hóa đơn bạn tạo sẽ được gửi đến CQT để cấp một mã duy nhất trước khi bạn gửi cho khách hàng.
• Có mã của cơ quan thuế (Khởi tạo từ máy tính tiền): Dành riêng cho các mô hình kinh doanh bán lẻ (nhà hàng, siêu thị...) sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với CQT.
• Không có mã của cơ quan thuế: Chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn, thuộc lĩnh vực đặc thù (điện, nước, viễn thông...) và đã được CQT cho phép sử dụng hình thức này.

2. Khai báo Hình thức gửi dữ liệu (Nếu có)

Đây là mục không bắt buộc. Bạn chỉ cần khai báo nếu doanh nghiệp mình thuộc các trường hợp đặc biệt sau:

• Mục a: Dành cho các doanh nghiệp được miễn phí dịch vụ HĐĐT có mã (ví dụ: doanh nghiệp ở địa bàn kinh tế khó khăn).
• Mục b: Dành cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã ở trên, để khai báo cách thức gửi dữ liệu đến CQT.

Bước 5: Khai báo Phương thức chuyển và Loại hóa đơn sử dụng

Đây là những thiết lập cuối cùng để hoàn tất nội dung đăng ký trên tờ khai.

1. Lựa chọn Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử*

Bạn cần chọn cách thức dữ liệu hóa đơn được gửi đến Cơ quan Thuế.

• Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: Gửi toàn bộ dữ liệu của từng hóa đơn một.
• Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Gửi một file tổng hợp dữ liệu của nhiều hóa đơn theo định kỳ.

2. Đăng ký các Loại hóa đơn sẽ sử dụng*

Đây là mục bắt buộc, bạn phải đăng ký các loại hóa đơn mà doanh nghiệp mình sẽ phát hành trong tương lai.

• Bạn cần tích chọn ít nhất một loại hóa đơn để đăng ký.
• Các lựa chọn phổ biến nhất là Hóa đơn GTGT (dành cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ) và Hóa đơn bán hàng (dành cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp).
• Hãy chọn đúng và đủ các loại hóa đơn mà bạn đã đăng ký với cơ quan thuế quản lý.

Bước 6: Khai báo và thêm chứng thư số sử dụng

Đây là bước bắt buộc và cực kỳ quan trọng để đăng ký với Cơ quan Thuế chữ ký số (CKS) mà bạn sẽ dùng để ký tờ khai và phát hành hóa đơn điện tử.

1. Thêm chứng thư số vào tờ khai

• Tại mục Danh sách chứng thư số sử dụng*, bạn sẽ thấy hướng dẫn và lưu ý quan trọng từ hệ thống.
• Để bắt đầu, bạn nhấn vào nút [+] Thêm chứng thư.
• Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các chứng thư số hợp lệ đang được kết nối với thiết bị của bạn.
• Bạn chọn đúng chứng thư số HSM mà doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng.

2. Kiểm tra thông tin và chọn hình thức đăng ký

Sau khi chọn, thông tin của chứng thư số sẽ được tự động điền vào một thẻ mới trên tờ khai. Bạn cần kiểm tra lại và cấu hình hình thức đăng ký.

• Kiểm tra lại các thông tin tự động điền:
  • Tên tổ chức chứng thực.
  • Số sê-ri chứng thư.
  • Thời hạn sử dụng.
• Lựa chọn Hình thức đăng ký*: Bạn nhấn vào trường này và chọn đúng mục đích:
  • Thêm mới: Nếu đây là lần đầu bạn đăng ký CKS này với Cơ quan Thuế.
  • Gia hạn: Nếu CKS này đã được đăng ký trước đó và nay bạn gia hạn thêm thời gian sử dụng.
  • Ngừng sử dụng: Nếu bạn muốn báo với Cơ quan Thuế rằng CKS này sẽ không còn được dùng để phát hành hóa đơn nữa.

Bạn có thể lặp lại thao tác [+] Thêm chứng thư để đăng ký nhiều chứng thư số cùng một lúc nếu doanh nghiệp có nhu cầu.

Bước 7: Khai báo các tổ chức liên quan

Đây là bước cuối cùng để bạn khai báo các đơn vị cung cấp dịch vụ và các đơn vị phụ thuộc (nếu có) liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử của mình.

1. Khai báo Tổ chức cung cấp dịch vụ (T-VAN)*

Đây là nơi bạn khai báo Sapo là đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho bạn. Đây là mục bắt buộc.

• Tại mục Tổ chức cung cấp dịch vụ*, bạn nhấn vào nút [+] Thêm tổ chức cung cấp.
• Tìm và chọn "CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAPO". Thông tin về Tên và Mã số thuế thường sẽ được hệ thống tự động điền.
• Bạn cần điền thêm Thời gian hiệu lực của hợp đồng và Ghi chú nếu cần.

2. Khai báo Thông tin đơn vị truyền nhận*

• Tương tự như trên, đây là nơi bạn khai báo đơn vị chịu trách nhiệm truyền dữ liệu hóa đơn của bạn lên Cơ quan Thuế. Mục này cũng là bắt buộc.
• Đối với hầu hết người dùng Sapo, đơn vị cung cấp dịch vụ cũng chính là đơn vị truyền nhận.
• Bạn thực hiện thao tác tương tự như mục 1: Nhấn [+] Thêm đơn vị truyền nhận và chọn thông tin của CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAPO.

3. Khai báo Đơn vị hạch toán phụ thuộc (Không bắt buộc)

Mục này chỉ dành cho các doanh nghiệp có mô hình công ty mẹ - con, hoặc có nhiều chi nhánh, đơn vị phụ thuộc cần được cấp quyền tra cứu hóa đơn của tổng công ty.

• Nếu doanh nghiệp của bạn không có chi nhánh hoặc không có nhu cầu này, bạn có thể bỏ qua hoàn toàn mục này.
• Nếu có, bạn nhấn vào [+] Thêm đơn vị hạch toán và điền đầy đủ thông tin của các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc theo hướng dẫn.

Bước 8: Hoàn tất và Gửi tờ khai

Sau khi đã điền và kiểm tra lại toàn bộ thông tin, bạn kéo xuống cuối màn hình và lựa chọn một trong các thao tác sau:

• Lưu và gửi: Lưu và chuyển ngay sang bước ký số để gửi tờ khai đến Cơ quan Thuế.
• Lưu: Lưu tờ khai dưới dạng bản nháp. Bạn có thể quay lại chỉnh sửa và gửi sau.
• Hủy: Hủy bỏ toàn bộ thông tin vừa nhập trên tờ khai.

Nếu bạn chọn Lưu và gửi, ứng dụng sẽ yêu cầu bạn thực hiện ký số để xác thực tờ khai. Hãy làm theo các hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất việc ký và gửi.

Bước 9: Theo dõi trạng thái Tờ khai

• Sau khi gửi, bạn sẽ được đưa trở lại màn hình Danh sách tờ khai. Tại đây, bạn có thể theo dõi trạng thái xử lý của tờ khai vừa nộp. Khi CQT xử lý xong, kết quả cũng sẽ được gửi về email bạn đã đăng ký.