Cài đặt tự động xuất và gửi hoá đơn điện tử lên CQT trên ứng dụng Sapo 6870

Để tối ưu hóa quy trình bán hàng và đảm bảo tuân thủ quy định của Cơ quan Thuế, ứng dụng Sapo 6870 cung cấp các cài đặt tự động hoá mạnh mẽ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập các tuỳ chọn mặc định khi xuất hoá đơn và lên lịch gửi dữ liệu lên Cơ quan Thuế tự động, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

Bước 1: Truy cập màn hình cài đặt Hoá đơn điện tử

• Tại thanh công cụ nằm ngang phía dưới chân ứng dụng Sapo 6870, bạn chọn mục Cài đặt.
• Trong màn hình Cài đặt, bạn tìm đến nhóm tính năng Hoá đơn điện tử và chọn dòng Xuất hóa đơn tự động.

Bước 2: Cài đặt Thông tin mặc định trên hóa đơn

Tại màn hình Hoá đơn điện tử, bạn sẽ thấy các tuỳ chọn giúp tự động hoá việc xuất hoá đơn ngay tại thời điểm bán hàng.

1. Chữ ký số mặc định

• Nhấp vào dòng "Chữ ký số mặc định" để chọn một chữ ký số sẽ được tự động sử dụng mỗi khi bạn xuất hoá đơn. Việc này giúp bạn không cần phải chọn lại chữ ký cho mỗi lần xuất.
• Trên cửa sổ Chọn hình thức ký số, bạn bấm chọn chữ ký số từ nhà cung cấp đã kết nối hoặc Không ký số khi phát hành hoá đơn.

2. Ký hiệu mặc định

• Nhấp vào dòng Ký hiệu mặc định để chọn mẫu số và ký hiệu hoá đơn mặc định, ví dụ 2C26MFH. Hệ thống sẽ luôn ưu tiên sử dụng ký hiệu này khi tạo hoá đơn mới.

3. Tên khi không lấy hóa đơn

• Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với các trường hợp xuất hóa đơn mà không có thông tin người mua, trên hóa đơn phải hiển thị nội dung "Bán cho người tiêu dùng" tại mục Tên người mua.

• Vì vậy, trên Sapo 6870, hệ thống mặc định hiển thị "Bán cho người tiêu dùng" tại trường Tên người mua khi khách hàng không cung cấp thông tin để lấy hóa đơn.

Bước 3: Cài đặt cấu hình xuất hóa đơn khi bán hàng

1. Luôn xuất hoá đơn khi thanh toán

• Hệ thống đã mặc định bật, bạn có thể điều chỉnh lại bằng nhấn chọn vào công tắc để tắt/bật.
• Khi bạn bật công tắc này, Sapo 6870 sẽ tự động tạo và phát hành một hoá đơn điện tử ngay sau khi một đơn hàng được thanh toán thành công.

2. Người mua không lấy hoá đơn

• Bạn có thể nhấn vào công tắc để tắt/ bật cấu hình này.
• Khi bạn bật công tắc này, bất cứ hóa đơn điện tử nào không có thông tin xuất hóa đơn sẽ được coi là người mua không lấy hóa đơn, và có tên mặc định là "Bán cho người tiêu dùng".

3. Tự động tính lại giá trị

• Bạn có thể nhấn vào công tắc để tắt/ bật cấu hình này.
• Khi bạn bật công tắc này, hệ thống tự động điều chỉnh đơn giá và chiết khấu để tổng thanh toán trên đơn hàng khớp với hóa đơn điện tử.

Bước 4: Cài đặt tạo và gửi hóa đơn tự động lên cơ quan thuế

1. Tự động gửi lên cơ quan thuế

• Đây là tính năng quan trọng giúp bạn gửi dữ liệu hoá đơn trong ngày lên CQT một cách tự động để tránh bị phạt.
• Nhấp vào mục Tự động gửi lên cơ quan thuế. Hệ thống mở ra trang thông tin "Tự động gửi hóa đơn"
• Tại màn hình Tự động gửi hoá đơn, bạn cần cấu hình các thông tin sau:
  • Chữ ký số (bắt buộc): Chọn chữ ký số sẽ được dùng để ký và gửi toàn bộ các hoá đơn trong ngày đi từ danh sách
  • Email nhận thông báo: Nhập địa chỉ email của bạn để nhận các thông báo về kết quả của phiên gửi tự động (thành công hay thất bại).
  • Thời gian (bắt buộc): Chọn 1 trong 2 lựa chọn sau
    • Trong vòng 5 phút sau khi phát hành
    • Chọn một mốc thời gian cố định trong ngày. Đến đúng thời gian này, hệ thống sẽ tự động tổng hợp và gửi tất cả hoá đơn đã phát hành nhưng chưa gửi đi trong ngày lên CQT.
• Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn Cập nhật để hoàn tất cài đặt.
• Nếu không muốn sử dụng cấu hình tự động này nữa, thay vì nhấn nút Cập nhật, bạn có thể nhấp vào dòng Tự động gửi lên cơ quan thuế và nhấn nút Hủy tự động (nút ở dưới cùng, cạnh nút Cập nhật).

2. Tự động tạo hóa đơn điều chỉnh

• Bật tùy chọn này lên, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn điều chỉnh khi bạn "Hủy đơn hàng" đối với những đơn hàng đã phát hành HDDT thành công.
• Tại đây, bạn có thể sửa "Lý do" điều chỉnh hóa đơn mặc định để hệ thống sử dụng khi tự động tạo hóa đơn điều chỉnh cho đơn hàng, ví dụ "Sai thông tin hàng hóa".