Cấu hình email hóa đơn đầu vào trên Sapo Invoice

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) do bên bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ xuất cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân mua. Đây là căn cứ pháp lý để kế toán ghi nhận chi phí và thuế GTGT đầu vào, đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động sau:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào với điều kiện hợp lệ.
• Ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Quản lý tài chính, dòng tiền và chứng minh tính minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cấu hình này giúp:

• Tự động nhận hóa đơn điện tử (file XML, PDF) từ nhà cung cấp.
• Dễ dàng quản lý, phân loại và lưu trữ hóa đơn đầu vào.
• Chuẩn hóa quy trình đối chiếu và kê khai thuế GTGT đầu vào.

Bước 1: Truy cập cấu hình hoá đơn đầu vào

• Truy cập Sapo Invoice, trên thanh menu bên trái tại màn quản trị, chọn Cấu hình.
• Trong màn Cấu hình, bạn chọn Hóa đơn đầu vào.

Bước 2: Nhập thông tin Cấu hình đọc hóa đơn đầu vào từ email

Trên màn cấu hình hoá đơn đầu vào, bạn nhập các thông tin:

• Email: Nhập email nhận hóa đơn đầu vào
• Mật khẩu ứng dụng: nhập mật khẩu ứng dụng
• Host: Nhập Host (Tra cứu thông tin theo bảng bên dưới)
• Giao thức: 
  • IMAP 
  • POP3 
• Port: Nhập cổng Port tương ứng với Giao thức của email (Tra cứu thông tin theo bảng bên dưới)
• Sử dụng SSL: Mặc định tích chọn bảo mật SSL

Thông tin cấu hình máy chủ cho một số nhà cung cấp email phổ biến bạn có thể thực hiện tra cứu lấy thông tin và điền vào các mục trên:

Bước 3: Hoàn tất cấu hình

• Chọn Lưu để lưu thành công cấu hình
• Sau khi cấu hình thành công Email hóa đơn đầu vào, hệ thống tự truy xuất hóa đơn đầu vào qua email.
• Để kiểm tra các hóa đơn đã được truy xuất thành công, tại màn hình trang quản trị, trên thanh menu bên trái bạn chọn Danh sách hóa đơn đầu vào.
  • Hóa đơn hợp lệ: Hóa đơn nhập lên đúng định dạng yêu cầu bắt buộc được đánh dấu là hóa đơn hợp lệ.
  • Hóa đơn không hợp lệ: Hóa đơn nhập lên sai định dạng các trường thông tin, sai mẫu ký hiệu…. Hệ thống đánh dấu hóa đơn không hợp lệ. Bạn thực hiện bấm vào xem hoá đơn để kiểm tra lại chi tiết.
• Bạn có thể xem thêm hướng dẫn Quản lý danh sách hóa đơn đầu vào trên Sapo Invoice tại đây