Lập chứng từ thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN sai sót

Khi phát hiện chứng từ điện tử đã phát hành có sai sót nghiêm trọng (ví dụ: sai MST, số tiền), bạn cần lập một chứng từ mới để thay thế. Sapo Invoice cung cấp công cụ giúp bạn thực hiện quy trình này chính xác, tuân thủ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Lưu ý:

Hướng dẫn này áp dụng khi chứng từ đã phát hành hợp lệ nhưng phát hiện có sai sót nghiêm trọng về:

Mã số thuế của Người nộp thuế.
Số CMND/CCCD/Hộ chiếu của Người nộp thuế.
Số tiền trên chứng từ.

Trong các trường hợp này, bạn bắt buộc phải lập Chứng từ thay thế.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Chứng từ điện tử > Thông báo CT lập sai.
Xem hướng dẫn phân quyền trên Sapo Invoice tại đây.

1. Lập chứng từ thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN sai sót

Bước 1: Tìm và chọn Chứng từ gốc cần thay thế

Trên menu quản trị, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Thay thế chứng từ.
Tại màn hình danh sách, nhấn nút + Lập chứng từ thay thế.
Trên cửa sổ "Chọn chứng từ thay thế", bạn thực hiện:
- Tìm nhanh chứng từ bằng cách nhập một trong các thông tin của chứng từ gốc vào ô tìm kiếm, Số chứng từ, Tên khách hàng/Công ty, Mã số thuế, Số CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc nhấn chọn vào bộ lọc Ngày lập và chọn một ngày hoặc khoảng thời gian cụ thể mà chứng từ gốc đã được tạo.
- Bấm chọn vào dòng chứng từ cần thay thế.
Chọn Lập chứng từ ở góc dưới bên phải để xác nhận và chuyển sang bước tiếp theo của quy trình. Nếu muốn hủy bỏ thao tác và đóng cửa sổ này, bạn nhấn Hủy.

Lưu ý:

Hệ thống chỉ cho phép tạo một yêu cầu điều chỉnh (hoặc thay thế) cho một chứng từ gốc tại một thời điểm.
Nếu chứng từ gốc đã có một phiên bản điều chỉnh/thay thế khác đang ở trạng thái chưa được xử lý (ví dụ: đang là bản nháp), bạn sẽ không thể tạo thêm một yêu cầu mới. Bạn cần phải hoàn tất hoặc xóa bỏ yêu cầu cũ trước khi thực hiện lại.

Bước 2: Điền thông tin cho Chứng từ thay thế

Hệ thống sẽ mở ra màn hình "Lập chứng từ thay thế", với các thông tin đã được sao chép từ chứng từ gốc.

Tại đây, bạn cần:

Chỉnh sửa lại các thông tin bị sai trên chứng từ (ví dụ: nhập lại đúng số tiền, mã số thuế...).
Kiểm tra dòng chữ "Thay thế cho chứng từ mẫu số..., ký hiệu..., số..." được hệ thống tự động thêm vào.
Tại trường Lý do thay thế (bắt buộc), bạn nhập vào nội dung giải trình rõ ràng về việc thay thế.

Bước 3: Lưu và Phát hành Chứng từ thay thế

Sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ nội dung, bạn có các lựa chọn ở cuối trang:

Lưu: Lưu lại chứng từ thay thế dưới dạng bản nháp để kiểm tra hoặc phát hành sau.
Lưu & Phát hành: Tiến hành ký số và gửi ngay chứng từ thay thế đến Cơ quan Thuế.

Sau khi chứng từ thay thế được CQT chấp nhận (trạng thái "CT hợp lệ"), chứng từ gốc sẽ tự động được cập nhật trạng thái thành "Bị thay thế".

Lưu ý:

Chứng từ thay thế lần 1 bị sai sót thì phải lập chứng từ thay thế mới để thay cho chứng từ thay thế hợp lệ trước đó.

Bước 4: Theo dõi lịch sử truyền nhận

Sau khi ký nộp tờ khai sang Cơ quan thuế, bạn theo dõi trạng thái tờ chứng từ tại danh sách chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Hoặc nhấn xem Nhật ký truyền nhận để theo dõi quá trình truyền nhận chứng từ lập sai với Cơ quan thuế. Xem hướng dẫn hướng dẫn tra cứu lịch sử truyền nhận chứng từ điện tử lập sai tại đây.