Tra cứu lịch sử truyền nhận thông báo chứng từ điện tử lập sai trên Sapo Invoice

Tính năng "Lịch sử truyền nhận" giúp bạn theo dõi toàn bộ quá trình gửi và nhận phản hồi từ Cơ quan Thuế (CQT) đối với các "Thông báo về chứng từ điện tử (CTĐT) lập sai" (Mẫu 04/SS-CTĐT). Việc này đảm bảo bạn có thể xác nhận trạng thái của thông báo và xử lý kịp thời các trường hợp không được CQT chấp nhận.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Chứng từ điện tử > Thông báo CT lập sai, Lịch sử truyền nhận.
Xem hướng dẫn phân quyền trên Sapo Invoice tại đây.

1. Giải thích các trạng thái của Thông báo

Khi tra cứu lịch sử, bạn sẽ gặp các trạng thái phổ biến sau:

Trạng thái	Ý nghĩa
CQT tiếp nhận	Cơ quan thuế đã nhận được và chấp nhận thông báo sai sót. Thông báo này có hiệu lực, được ghi nhận trên hệ thống của CQT.
CQT không tiếp nhận	Thông báo gửi đi không được tiếp nhận vào hệ thống CQT (có thể do sai định dạng file, sai thông tin thông báo, lỗi kỹ thuật khi truyền nhận…). Người nộp thuế cần kiểm tra và gửi lại thông báo.
Chờ CQT phản hồi	Thông báo đã được gửi đi thành công, nhưng Cơ quan thuế chưa trả kết quả. Trạng thái tạm thời trong quá trình chờ hệ thống CQT phản hồi.
Thông điệp không hợp lệ	Thông báo gửi đi không đúng định dạng chuẩn (XML, cấu trúc dữ liệu) mà CQT quy định. Người nộp thuế kiểm tra lỗi và gửi lại thông báo.
Thông báo không hợp lệ	Thông báo đã được tiếp nhận nhưng nội dung có sai sót hoặc không đúng quy định. Người nộp thuế kiểm tra điều chỉnh và gửi lại thông báo.

2. Xem lịch sử truyền nhận Thông báo CTĐT lập sai với Cơ quan Thuế

Cách 1: Tra cứu tại màn hình Lịch sử truyền nhận

Đây là phương pháp tra cứu tập trung và đầy đủ nhất.

Bước 1: Truy cập Lịch sử truyền nhận

Từ menu Sapo Invoice, trên menu bên trái bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Lịch sử truyền nhận.

Bước 2: Chọn loại lịch sử cần xem

Tại màn hình lịch sử truyền nhận, bên cạnh tiêu đề Lịch sử truyền nhận: Tờ khai đăng ký bạn nhấn vào mũi tên trỏ xuống.
Trong các lựa chọn hiển thị bạn chọn Thông báo CTĐT lập sai.

Bước 3: Tìm kiếm và lọc danh sách

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả các thông báo đã gửi đi. Để tìm kiếm nhanh, bạn có thể:

Sử dụng thanh tìm kiếm: Nhập Số thông báo, Tên người nộp thuế... vào ô tìm kiếm.
Sử dụng bộ lọc:
- Trạng thái: Chọn một hoặc nhiều trạng thái (ví dụ: CQT không tiếp nhận) để xem các thông báo tương ứng.
- Ngày lập: Chọn một khoảng thời gian để giới hạn kết quả tra cứu.

Bước 4: Xem chi tiết nhật ký truyền nhận

Để xem chi tiết quá trình xử lý của một thông báo, bạn nhấn vào biểu tượng hai mũi tên ngược chiều (⇄) ở cuối dòng thông báo đó.
Một cửa sổ chi tiết sẽ hiện ra, hiển thị từng bước thời gian và thông điệp phản hồi từ Cơ quan Thuế.

Bước 5: Tải file thông điệp (XML) để kiểm tra lỗi

Trong cửa sổ chi tiết nhật ký, mỗi thông điệp CQT trả về sẽ có biểu tượng tải xuống.
Nếu thông báo bị từ chối, bạn có thể nhấn vào đây để tải file XML chứa nội dung lỗi chi tiết, từ đó xác định nguyên nhân và cách khắc phục.

Cách 2: Tra cứu nhanh từ màn hình Thông báo CTĐT lập sai

Nếu đang ở màn hình danh sách thông báo, bạn có thể xem nhanh lịch sử của một thông báo cụ thể mà không cần chuyển màn hình.
Truy cập Chứng từ khấu trừ thuế > Thông báo CTĐT lập sai.
Tại dòng thông báo cần theo dõi, nhấn vào biểu tượng ba chấm (...) ở cuối dòng.
Chọn Nhật ký truyền nhận để xem chi tiết quá trình gửi nhận với Cơ quan Thuế.
Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại đây.