Khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho một hóa đơn đã phát hành có sai sót, việc ghi nhận chính xác nội dung điều chỉnh là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và sự khớp đúng với sổ sách kế toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh trong Sapo Invoice cho từng trường hợp cụ thể: điều chỉnh tăng giá trị, điều chỉnh giảm giá trị, và điều chỉnh các thông tin không liên quan đến tiền.

1. Điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn

Trường hợp này áp dụng khi hóa đơn gốc ghi sai các thông tin như đơn giá hàng hóa, số lượng hàng hóa, tiền thuế, thành tiền, hoặc tiền chiết khấu nhỏ hơn so với giá trị đúng. Do đó, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh để tăng giá trị các mục này.

Ví dụ: Hóa đơn gốc ghi đơn giá hàng hóa là 236.000đ, nhưng đơn giá đúng phải là 300.000đ.

• Cần lập hóa đơn điều chỉnh tăng đơn giá hàng hóa thêm 64.000đ (300.000đ - 236.000đ).
• Việc tăng đơn giá sẽ dẫn đến tăng thành tiền, tăng tiền thuế và tăng tổng tiền thanh toán tương ứng.

Cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh tăng:

Tại dòng hàng hóa/dịch vụ cần điều chỉnh trong mục Thông tin hàng hoá/dịch vụ:

• Đơn giá: Nhập phần đơn giá tăng thêm (ví dụ: 64.000).
• Thành tiền: Hệ thống có thể tự động tính toán dựa trên đơn giá tăng và số lượng, hoặc bạn cần nhập giá trị thành tiền tăng thêm.
• Thuế suất GTGT: Giữ nguyên thuế suất như hóa đơn gốc (nếu thuế suất không sai).
• Tiền thuế GTGT: Hệ thống sẽ tính toán lại dựa trên thành tiền tăng thêm và thuế suất, hoặc bạn nhập giá trị tiền thuế tăng thêm.
• Tổng cộng: Các mục tổng cộng tiền hàng, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán trên hóa đơn điều chỉnh sẽ thể hiện tổng giá trị tăng thêm so với hóa đơn gốc.

Lý do điều chỉnh: Ghi rõ ràng, ví dụ: "Điều chỉnh tăng đơn giá cho mặt hàng X từ 236.000đ lên 300.000đ.

2. Điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn

Trường hợp này áp dụng khi hóa đơn gốc ghi sai các thông tin như đơn giá hàng hóa, số lượng hàng hóa, tiền thuế, thành tiền, hoặc tiền chiết khấu cao hơn so với giá trị đúng. Do đó, bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh để giảm giá trị các mục này.

Ví dụ: Hóa đơn gốc ghi sai số lượng hàng hóa là 100 sản phẩm, nhưng số lượng đúng thực tế chỉ là 90 sản phẩm.

• Cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa đi 10 sản phẩm.
• Việc giảm số lượng sẽ dẫn đến giảm thành tiền, giảm tiền thuế và giảm tổng tiền thanh toán tương ứng.

Cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh giảm:

Tại dòng hàng hóa/dịch vụ cần điều chỉnh:

• Số lượng: Nhập phần số lượng giảm đi dưới dạng số âm (ví dụ: -10).
• Đơn giá: Giữ nguyên như hóa đơn gốc (nếu đơn giá không sai).
• Thành tiền: Hệ thống sẽ tự động tính toán giá trị thành tiền giảm đi (sẽ là số âm) dựa trên số lượng giảm và đơn giá, hoặc bạn cần nhập giá trị thành tiền giảm (là số âm).
• Thuế suất GTGT: Giữ nguyên thuế suất như hóa đơn gốc.
• Tiền thuế GTGT: Hệ thống sẽ tính toán lại giá trị tiền thuế giảm đi (sẽ là số âm).
• Các mục tổng cộng tiền hàng, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán trên hóa đơn điều chỉnh sẽ thể hiện tổng giá trị giảm đi (là số âm) so với hóa đơn gốc.

Lý do điều chỉnh: Ghi rõ ràng, ví dụ: "Điều chỉnh giảm số lượng cho mặt hàng Y từ 100 sản phẩm xuống còn 90 sản phẩm."

3. Điều chỉnh thông tin không liên quan đến tiền

Trường hợp này áp dụng khi các sai sót trên hóa đơn gốc không ảnh hưởng đến giá trị tiền tệ, ví dụ như sai tên hàng hóa, sai thông tin người mua (tên, địa chỉ - nhưng không sai MST), sai đơn vị tính, v.v.

3.1. Điều chỉnh tên hàng hóa

Ví dụ: Hóa đơn gốc ghi sai tên hàng hóa là "Trà nho táo", trong khi tên đúng phải là "Trà đào cam sả".

Cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh:

Tại phần chi tiết hàng hóa/dịch vụ:

• Chọn Tính chất HHDV (Hàng hóa dịch vụ) là Ghi chú/diễn giải
• Tại cột Tên hàng hóa/dịch vụ, bạn nhập nội dung điều chỉnh. Ví dụ: "Điều chỉnh tên hàng hóa từ Trà nho táo thành Trà đào cam sả."

Lý do điều chỉnh: Ghi rõ "Điều chỉnh tên hàng hóa từ Trà nho táo thành Trà đào cam sả”

Kết quả: Hóa đơn điều chỉnh sẽ hiển thị dòng thông tin mô tả sự thay đổi tên hàng hóa.

3.2. Điều chỉnh thông tin người mua hàng (Ví dụ: Sai địa chỉ, tên công ty - không sai Mã số thuế)

Ví dụ: Hóa đơn gốc ghi sai địa chỉ người mua.

Cách ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh:

• Tại phần thông tin người mua trên hóa đơn điều chỉnh: Nhập lại toàn bộ thông tin người mua một cách chính xác (bao gồm cả tên, địa chỉ đúng, và các thông tin khác nếu có).
• Tại phần chi tiết hàng hóa/dịch vụ:
  • Chọn Tính chất HHDV là "Ghi chú/diễn giải".
  • Tại cột Tên hàng hóa/dịch vụ, bạn nhập nội dung điều chỉnh. Ví dụ: “Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [Địa chỉ cũ] thành [Địa chỉ mới]."
• Lý do điều chỉnh: Ghi rõ: “Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [Địa chỉ cũ] thành [Địa chỉ mới]."