1. Lập hóa đơn điều chỉnh với hóa đơn được phát hành từ Sapo Invoice

Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có mã Cơ quan Thuế (CQT) đã được cấp mã, hóa đơn không có mã CQT đã chuyển đầy đủ nội dung đến CQT, hóa đơn không có mã CQT đã chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đến CQT.

Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có mã của CQT đã được cấp mã, đã gửi cho người mua có sai sót về:

• Sai sót trong thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị hóa đơn, nhưng không thay đổi bản chất giao dịch.

• Thông tin trên hóa đơn gốc bị sai như tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng.

• Hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng…

• Hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót 

Thực hiện theo các bước dưới đây để lập hóa đơn điều chỉnh:

• Bước 1: Tại mục Xử lý hóa đơn, bạn chọn Điều chỉnh hóa đơn

• Bước 2: Chọn Loại hóa đơn, chọn Hóa đơn điều chỉnh và chọn Lập hóa đơn

Tìm hóa đơn bị sai dựa vào số hóa đơn , ngày hóa đơn ,mã số thuế

• Bước 3: Nhập nội dung hóa đơn điều chỉnh và gửi cơ quan thuế cấp mã. 
  • Nhấn “Lưu” để lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã lập hoặc nhấn “Lưu và phát hành” để phát hành ngay hóa đơn đã lập.
  • Xem chi tiết các trường hợp điều chỉnh hóa đơn và cách nhập số liệu điều chỉnh tại đây.

Lưu ý: Chọn Tự động tính toán hệ thống sẽ tự động tính toán dữ liệu điều chỉnh theo công thức 

Trên hóa đơn điều chỉnh hiển thị dòng thông tin điều chỉnh cho hóa đơn nào 

• Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua 

  • Nếu bạn muốn tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi nhận được mã của cơ quan thuế, tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng:

• • Hoặc bạn có thể tải hóa đơn về gửi trực tiếp cho khách hàng 

Lưu ý: 

• Hóa đơn điều chỉnh có trạng thái HĐ điều chỉnh trên danh sách hóa đơn, Hóa đơn mới bị điều chỉnh có trạng thái HĐ bị điều chỉnh

• Nếu có sai sót cần điều chỉnh hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, vui lòng lập hóa đơn điều chỉnh mới cho hóa đơn bị điều chỉnh (căn cứ quyết định 1447/QĐ-TCT)

• Đối với trường hợp điều chỉnh nhiều lần cho một hóa đơn, cần lập hóa đơn điều chỉnh sao cho tổng giá trị của hóa đơn gốc và các hóa đơn điều chỉnh cộng lại bằng với giá trị đúng.

• Hóa đơn điều chỉnh không làm thay đổi hoặc thay thế hóa đơn gốc mà chỉ bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin cho hóa đơn đã phát hành

2. Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn phát hành từ hệ thống khác Sapo Invoice 

• Bước 1: Tại mục Xử lý hóa đơn, chọn Điều chỉnh hóa đơn, chọn Điều chỉnh HĐ trên hệ thống khác 

• Bước 2: Khai báo các thông tin trên hóa đơn điều chỉnh

Điền thông tin , chọn lý do, kiểm tra kỹ nội dung trước khi phát hành 

• Bước 3: Phát hành Hóa đơn điều chỉnh

  • Nhấn “Lưu” để lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã lập hoặc nhấn “Lưu và phát hành” để phát hành ngay hóa đơn đã lập.

• • Trên hóa đơn điều chỉnh hiển thị dòng thông tin thay thế cho hóa đơn nào 

• • Hóa đơn bị điều chỉnh trên hệ thống khác có trạng thái bị điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh có trạng thái điều chỉnh trên danh sách hóa đơn thay thế

Lưu ý: Trường hợp nếu hai bên có thỏa thuận cần lập biên bản trước khi thay thế hóa đơn, kế toán có thể thực hiện theo cách bước sau: 

1. Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (nếu hai bên có thỏa thuận từ trước). Xem hướng dẫn tại đây

2. Gửi thông báo HĐĐT có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến CQT (nếu CQT yêu cầu) với hình thức xử lý là “Điều chỉnh” và ghi rõ lý do sai sót. Xem hướng dẫn tại đây

3. Lập hóa đơn điều chỉnh gửi CQT cấp mã để gửi người mua.

(Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; Điều 7, khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC)

Trên đây là hướng dẫn Lập hóa đơn điều chỉnh.