Khi hóa đơn điện tử đã phát hành và gửi cho người mua được phát hiện có sai sót nhưng không làm thay đổi bản chất giao dịch (ví dụ: sai sót về thuế suất, tiền thuế, tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế, hoặc một số sai sót về quy cách hàng hóa), việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh là giải pháp phù hợp để sửa chữa những thông tin chưa chính xác đó. Sapo Invoice cung cấp công cụ giúp bạn thực hiện quy trình này một cách chính xác, tuân thủ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch của bạn.

Các trường hợp áp dụng lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng cho hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế (CQT) đã được cấp mã, hoặc hóa đơn không có mã của CQT đã gửi đầy đủ nội dung đến CQT (hoặc đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đến CQT), và đã gửi cho người mua, nhưng phát hiện có sai sót về:

• Sai sót trong thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị hóa đơn, nhưng không thay đổi bản chất giao dịch.
• Thông tin trên hóa đơn gốc bị sai như tên, địa chỉ của khách hàng (nhưng không sai mã số thuế).
• Hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng…
• Hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót.

1. Lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn sai sót phát hành từ Sapo Invoice

Phần này áp dụng khi hóa đơn gốc bị sai sót được phát hành từ phần mềm Sapo Invoice.

Bước 1: Truy cập màn thay thế hoá đơn

• Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Thay thế hóa đơn.

Bước 2: Chọn hoá đơn

Trên màn hình Thay thế hóa đơn, bạn thao tác:

• Chọn Loại hóa đơn: Nhấn chọn tab Có mã hoặc Không mã.
• Bạn có thể tìm kiếm hóa đơn gốc dựa trên các tiêu chí như: Số hóa đơn, Tên, Mã số thuế người mua trên thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc Ngày hoá đơn > Nhấn chọn dòng hoá đơn cần thay thế
• Nhấn nút Lập hóa đơn để chuyển sang bước nhập nội dung cho hóa đơn thay thế.

Bước 3: Nhập nội dung hoá đơn

Giao diện lập hóa đơn mới (hóa đơn thay thế) sẽ xuất hiện.

• Bạn tiến hành nhập nội dung điều chỉnh cho hóa đơn. Cách nhập liệu sẽ phụ thuộc vào loại sai sót. Để biết cách nhập số liệu điều chỉnh cho từng trường hợp cụ thể (ví dụ: điều chỉnh thuế suất, điều chỉnh tiền hàng), bạn vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại đây
• Lý do điều chỉnh: Nhập lý do điều chỉnh hóa đơn tại mục Thông tin giao dịch
• Tại mục Thông tin hàng hoá/dịch vụ tùy chọn Tự động tính toán. Nếu bạn tích chọn tính năng này, hệ thống sẽ hỗ trợ bạn tính toán dữ liệu điều chỉnh một cách tự động dựa trên thông tin bạn cung cấp.
• Kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ nội dung của hóa đơn điều chỉnh một lần nữa trước khi phát hành.

Bước 4: Lưu và phát hành hóa đơn điều chỉnh

Sau khi đã nhập và kiểm tra xong:

• Nhấn nút Lưu: Để lưu trữ lại thông tin hóa đơn điều chỉnh đã lập dưới dạng bản nháp.
• Nhấn nút Lưu và phát hành: Để tiến hành các bước ký số và phát hành ngay hóa đơn điều chỉnh đã lập. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn ký số bằng USB token hoặc HSM.

Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua

Sau khi hóa đơn điều chỉnh được phát hành thành công và (nếu là hóa đơn có mã) được CQT cấp mã:

• Nếu bạn muốn hệ thống tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử điều chỉnh cho khách hàng, bạn có thể tích chọn tùy chọn "Gửi hóa đơn cho khách hàng" (nếu có) và đảm bảo thông tin email của khách hàng là chính xác.
• Hoặc bạn có thể tải file PDF của hóa đơn điều chỉnh về máy tính và gửi trực tiếp cho khách hàng.

2. Lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn phát hành từ hệ thống khác Sapo Invoice

Phần này áp dụng khi hóa đơn gốc bị sai sót được phát hành từ một phần mềm hoặc hệ thống khác (không phải Sapo Invoice), và bạn muốn sử dụng Sapo Invoice để lập hóa đơn điều chỉnh.

Bước 1: Truy cập chức năng điều chỉnh hóa đơn từ hệ thống khác

• Tại mục Xử lý hóa đơn, bạn chọn Điều chỉnh hóa đơn.
• Sau đó, bạn nhấn vào mũi tên bên cạnh nút + Lập hóa đơn điều chỉnh và chọn Điều chỉnh HĐ trên hệ thống khác.

Bước 2: Khai báo thông tin trên hóa đơn điều chỉnh

Giao diện lập hóa đơn điều chỉnh sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn cần nhập thủ công toàn bộ thông tin cho hóa đơn điều chỉnh, bao gồm:

• Thông tin của hóa đơn gốc bị điều chỉnh: Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập của hóa đơn gốc.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Nội dung điều chỉnh: Ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng/giảm hoặc thông tin đúng cần sửa.
• Chọn lý do điều chỉnh.
• Kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ nội dung bạn vừa nhập.

Bước 3: Phát hành Hóa đơn điều chỉnh

• Nhấn nút Lưu để lưu bản nháp.
• Nhấn nút Lưu và phát hành để ký số và phát hành hóa đơn điều chỉnh.