Tính năng lập và phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo Invoice giúp bạn tự động hóa và đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn. Giờ đây bạn có thể nhanh chóng tạo lập, ký số và gửi hóa đơn (bao gồm hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn từ máy tính tiền) đến khách hàng và Cơ quan Thuế chỉ với vài cú nhấp chuột. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành mà còn đảm bảo tính chính xác, tuân thủ pháp luật, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tính chuyên nghiệp cho cửa hàng của bạn.

1. Lập và phát hành hoá đơn điện tử thông thường

1.1. Lập hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập chức năng tạo hóa đơn mới.

• Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn mục Hóa đơn > trên màn Danh sách hoá đơn chọn nút + Thêm mới

Bước 2: Nhập thông tin hoá đơn

• Trên màn Thêm mới hóa đơn tại khung thông tin loại hoá đơn góc trên bên phải màn hình, bạn chọn bấm và chọn Ký hiệu hoá đơn đã thêm từ trước. Xem thêm bài viết Tạo mẫu hóa đơn trên Sapo Invoice
• Ngày lập hóa đơn: Hệ thống Sapo Invoice sẽ tự động lấy ngày hiện tại.
• Thông tin người bán: Hệ thống Sapo Invoice sẽ tự động lấy.

• Thông tin người mua:

  • Mã số thuế người mua: bạn bấm chọn để tìm hoặc thêm mới người mua. Nếu khách hàng đã có trong danh bạ, Sapo Invoice có thể tự động điền các thông tin còn lại.
  • Tên đơn vị: Tên công ty/tổ chức của người mua.
  • Địa chỉ: Địa chỉ của người mua.
  • Người mua hàng: Tên người trực tiếp giao dịch (nếu có).
  • Số điện thoại, Email: Thông tin liên hệ của người mua.

  Mẹo:

  • Khi sử dụng Sapo Invoice, nếu bạn nhập Mã số thuế của khách hàng đã có trong hệ thống, phần mềm sẽ cho phép bạn tự động lấy thông tin còn lại (Tên đơn vị, Địa chỉ) mà không cần nhập lại, giúp tiết kiệm thời gian.

• Thông tin giao dịch:

  • Hình thức thanh toán: Chọn hình thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản, TM/CK,...).
  • Loại tiền: Chọn loại tiền tệ giao dịch (VND, USD,...).
  • Tên ngân hàng, Tài khoản ngân hàng: (Nếu áp dụng)

• Thông tin hàng hóa / dịch vụ:

  • Chọn hình thức chiết khấu tại mục Hình thức CK: Nếu có chiết khấu, bạn có thể khai báo tại đây.
  • Thêm các sản phẩm/dịch vụ vào hóa đơn.
    • Cách 1: Tại khung tìm kiếm bạn tìm kiếm theo tên hoặc mã SKU, quét mã Barcode của sản phẩm
    • Cách 2: Bấm chọn nút Chọn nhiều > trên popup Chọn nhiều mặt hàng, dịch vụ bạn tích chọn các mặt hàng > chọn Áp dụng
  • Tuỳ chỉnh trường thông tin hiển thị
    • Bạn có thể thiết lập các thông tin mở rộng để khai báo khi lập hoá đơn nhưng không hiển thị lên hoá đơn phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp
    • Tại mục hàng hoá/dịch vụ, bạn bấm chọn biểu tượng bánh răng cạnh nút Chọn nhiều, trên màn Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách
    • Tại khung bên trái Thêm mục hiển thị bạn có thể tích chọn ô vuông trước các trường thông tin muốn hiển thị
    • Tại khung bên phải Cột hiển thị bạn có thể tích vào dấu X cạnh các trường muốn bỏ hiển thị.
    • Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập hoặc nhấn Quay về mặc định quay lại theo các trường thiết lập sẵn ban đầu
  • Tùy chọn tính chất HHDV
    • Ở cột Tính chất HHDV, tại dòng sản phẩm đã thêm bạn có thể bấm vào mũi tên trỏ xuống và tuỳ chọn một trong các HHDV sau: Hàng hoá, dịch vụ, Khuyến mãi, Chiết khấu thương mại, Ghi chú diễn giải
    • Hoặc bấm chọn nút Thêm dòng ở dưới bảng danh sách sản phẩm để thực hiện tùy chọn tính chất HHDV
  • Nhập đầy đủ các thông tin sản phẩm, Thuế suất GTGT (%)

  Lưu ý:

  • Bạn có thể khai báo các loại tính chất hàng hóa dịch vụ và chọn nhiều hàng hóa/dịch vụ khác nhau trên cùng một hóa đơn.

Bước 3: Lưu hoặc Lưu và phát hành hóa đơn.

Sau khi đã nhập đầy đủ và kiểm tra kỹ các thông tin:

• Nhấn nút Lưu: Để lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã lập dưới dạng bản nháp. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc phát hành sau.
• Nhấn nút Lưu và phát hành: Để tiến hành các bước ký số và phát hành ngay hóa đơn đã lập.

1.2. Phát hành hóa đơn điện tử

2. Lập và phát hành hoá đơn từ máy tính tiền

2.1. Lập hóa đơn từ máy tính tiền

Bước 1: Truy cập chức năng tạo hóa đơn từ máy tính tiền.

• Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn mục Hóa đơn > chọn Hóa đơn từ máy tính tiền.
• Trên màn hình danh sách hóa đơn từ máy tính tiền, bạn nhấn nút + Thêm mới.

Bước 2: Chọn Ký hiệu mẫu hóa đơn và điền thông tin hóa đơn.

• Chọn Ký hiệu mẫu hóa đơn: Chọn mẫu hóa đơn từ máy tính tiền đã được bạn tạo và đăng ký trước đó.
• Điền thông tin hóa đơn tương tự hướng dẫn ở tạo hoá đơn thông thường

Bước 3: Lưu hoặc Lưu và Phát hành hóa đơn.

• Nhấn Lưu: Để lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã lập dưới dạng bản nháp.
• Nhấn Lưu và phát hành: Để phát hành ngay hóa đơn đã lập. (Quy trình phát hành hóa đơn máy tính tiền sẽ khác với hóa đơn thông thường khi có thể phát hành trực tiếp không qua bước ký số tại thời điểm này, mà ký số khi gửi dữ liệu tổng hợp cuối ngày).

2.2. Phát hành hóa đơn từ máy tính tiền

2.3. Gửi dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền đến cơ quan thuế để cấp mã

Theo quy định, dữ liệu hóa đơn từ máy tính tiền cần được gửi đến Cơ quan Thuế theo định kỳ để được cấp mã.

Bước 1: Truy cập chức năng gửi dữ liệu.

• Tại màn hình danh sách hóa đơn từ máy tính tiền (Hóa đơn > Hóa đơn từ máy tính tiền), bạn tìm và nhấn vào nút Gửi dữ liệu MTT đến CQT ở góc trên bên phải

Bước 2: Chọn hình thức ký số và gửi dữ liệu.

• Trên popup Gửi dữ liệu máy tính tiền đến CQT, hệ thống sẽ tự động lọc các hóa đơn đã phát hành và đủ điều kiện để gửi đi.
• Bạn cần chọn Hình thức ký số (USB token/HSM) để ký vào bảng tổng hợp dữ liệu hoặc từng hóa đơn theo yêu cầu của CQT.
• Nhấn nút Gửi để gửi dữ liệu đến Cơ quan Thuế.
• Trên màn Xác nhận ký số bạn thực hiện theo hướng dẫn để hoàn tất.

Bước 3: Theo dõi kết quả từ Cơ quan Thuế

Sau khi gửi dữ liệu thành công:

• Trường hợp hóa đơn hợp lệ: Cơ quan Thuế cấp mã cho các hóa đơn. Hệ thống Sapo Invoice cập nhật Mã của Cơ quan Thuế và trạng thái hóa đơn thành "Hóa đơn hợp lệ"
• Trường hợp hóa đơn không hợp lệ: Cơ quan Thuế từ chối cấp mã và gửi lý do. Hệ thống Sapo Invoice cập nhật trạng thái hóa đơn thành "Hóa đơn không hợp lệ"