Sau khi đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được Cơ quan Thuế chấp nhận, đơn vị thực hiện lập hóa đơn mới như sau:

I. LẬP VÀ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SAPO INVOICE

1. Lập hóa đơn điện tử 

• Bước 1: Tại mục Hóa đơn, bạn chọn Hóa đơn > Chọn Thêm mới 

 

• Bước 2: Chọn Loại hóa đơn (mẫu hóa đơn đã tạo phù hợp trước đó) 

 

• Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin hóa đơn cần lập 

• • Ngày lập hóa đơn: Hệ thống tự động lấy ngày hiện tại

• • Thông tin người mua: Mã số thuế người mua, Tên đơn vị, Địa chỉ, Người mua hàng, Số điện thoại, Email (Chọn khách hàng từ danh sách hoặc thêm mới khách hàng chưa có)

  • Thông tin giao dịch: Hình thức thanh toán, Loại tiền, Tên ngân hàng, Tài khoản ngân hàng 

  • Thông tin hàng hóa / dịch vụ: Hình thức CK

 

• • Khi sử dụng Sapo Invoice, phần mềm sẽ cho phép bạn tự động lấy thông tin của khách hàng (Tên đơn vị, Địa chỉ) mà không cần phải nhập lại, tiết kiệm thời gian thao tác.

 

• • Có thể khai báo các loại tính chất hàng hóa dịch vụ và chọn nhiều hàng hóa dịch vụ

 

 Lưu ý:

• • Sau khi lập hóa đơn điện tử, có thể Tra cứu, tìm kiếm và thực hiện các chức năng như Xem/Sửa/Xóa…hóa đơn trên danh sách.

  • Có thể thiết lập các thông tin mở rộng để khai báo khi lập hóa đơn nhưng không hiển thị lên hóa đơn phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp.

 

• Bước 4: Nhấn “Lưu” để lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã lập hoặc nhấn “Lưu và phát hành” để phát hành ngay hóa đơn đã lập.

 

Lưu ý: 

• • Có thể xem trước hóa đơn để kiểm tra thông tin chi tiết trước khi phát hành, bạn chọn Lưu, chọn Xem trước 

 

 

• • Hóa đơn đã phát hành không được chỉnh sửa thông tin.

 

2. Phát hành hóa đơn điện tử

2.1. Cách 1:  Phát hành hóa đơn điện tử ngay khi lập hóa đơn.

• Bước 1: Sau khi lập hóa đơn điện tử (đã hướng dẫn chi tiết ở Mục 1), nhấn Lưu và Phát hành.

 

• Bước 2: Ký số và phát hành hóa đơn 

• • Kết nối chữ ký số : USB token hoặc Chữ ký số HSM đã đăng ký 

  • Chọn Hình thức ký số 

  • Chọn Phát hành

 

• Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu cần)

• • Nếu bạn muốn tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi nhận được mã của cơ quan thuế, tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng:

 

• • Hoặc bạn có thể tải hóa đơn về gửi trực tiếp cho khách hàng 

Lưu ý: 

•  Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng , hàng hóa , thuế suất trước khi phát hành hóa đơn .

• Chữ ký số cần còn hiệu lực để phát hành 

• Gửi đúng địa chỉ email khách hàng

• Nếu đã phát hành , phát hiện sai sót thì cần xử lý hóa đơn theo đúng quy định

• Có thể gửi email hóa đơn cho nhiều email, các email được ngăn cách bằng cách nhấn enter. 

Sau khi phát hành thành công, hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế chờ cấp mã.

• Trường hợp hóa đơn  đủ điều kiện-CQT chấp nhận cấp mã, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả cấp mã của cơ quan thuế, hệ thống đồng thời cập nhật Mã của cơ quan thuế trạng thái hóa đơn thành Đã cấp mã

 

• Trường hợp hóa đơn không đủ điều kiện -CQT từ chối chấp nhận cấp mã và gửi về thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử – hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn thành Từ chối cấp mã.

 

Để kiểm tra chi tiết nội dung thông báo của Thuế, có thể xem chi tiết tại Lịch sử truyền nhận với cơ quan thuế. Xem tại đây

 

2.2. Cách 2: Phát hành hóa đơn điện tử trên danh sách hóa đơn đã lập 

• Bước 1: Vào Danh mục Hóa đơn >> Danh sách hóa đơn

• Bước 2: Lọc và Chọn hóa đơn đã lập Chưa phát hành > Chọn Phát hành hóa đơn 

 

• Bước 3: Thực hiện các bước tiếp theo tương tự như bước 2, 3 ở cách 1.

 

II. LẬP VÀ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN MÁY TÍNH TIỀN

1. Lập hóa đơn máy tính tiền 

• Bước 1: Tại mục Hóa đơn, bạn chọn Hóa đơn từ máy tính tiền > Chọn Thêm mới 

 

• Bước 2: Chọn Ký hiệu mẫu hóa đơn cần lập và điền đầy đủ thông tin hóa đơn cần lập 

• • Thông tin người mua: Mã số thuế người mua, Tên đơn vị, Địa chỉ, Người mua hàng, Số điện thoại, Email 

  • Thông tin giao dịch: Hình thức thanh toán, Loại tiền, Tên ngân hàng, Tài khoản ngân hàng 

  • Thông tin hàng hóa / dịch vụ: Hình thức CK

 

• Bước 3: Nhấn “Lưu” để lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã lập hoặc nhấn “Lưu và phát hành” để phát hành ngay hóa đơn đã lập.

2. Hướng dẫn phát hành hóa đơn máy tính tiền 

2.1. Cách 1: Phát hành hóa đơn điện tử trên danh sách hóa đơn đã lập 

• Bước 1: Chọn hóa đơn đã lập cần phát hành > Chọn Phát hành hóa đơn 

• Bước 2: Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu cần)

Nếu bạn muốn tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi nhận được mã của cơ quan thuế, tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng:

 

Lưu ý: 

• Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng , hàng hóa , thuế suất trước khi phát hành hóa đơn

• Chữ ký số cần còn hiệu lực để phát hành 

• Gửi đúng địa chỉ email khách hàng

• Nếu đã phát hành , phát hiện sai sót thì cần xử lý hóa đơn theo đúng quy định

• Có thể gửi email hóa đơn cho nhiều email, các email được ngăn cách bằng cách nhấn enter. 

• Bước 3: Phát hành hóa đơn 

Hóa đơn được phát hàng trạng thái hóa đơn thành đã phát hành. 

 

2.2. Cách 2: Phát hành hóa đơn điện tử ngay lúc lập hóa đơn.

Sau khi lập hóa đơn điện tử (đã hướng dẫn chi tiết ở Mục 1), nhấn Lưu và Phát hành.

 

Hóa đơn được phát hàng trạng thái hóa đơn thành Đã phát hành. 

3. Hướng dẫn gửi dữ liệu máy tính tiền đến cơ quan thuế để cấp mã

• Bước 1: Tại màn danh sách hóa đơn máy tính tiền, bạn chọn Gửi dữ liệu MTT đến CQT 

 

• Bước 2: Hệ thống sẽ lọc các hóa đơn đã phát hành, bạn chọn Hình thức ký số và chọn Gửi để gửi dữ liệu đến cơ quan thuế cấp mã 

Sau khi gửi dữ liệu thành công, hóa đơn từ máy tính tiền được gửi lên cơ quan thuế chờ cấp mã.

• Trường hợp hóa đơn hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả cấp mã của cơ quan thuế, hệ thống đồng thời cập nhật Mã của cơ quan thuế trạng thái hóa đơn thành Hóa đơn hợp lệ 

• Trường hợp hóa đơn không hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả cấp mã của cơ quan thuế, hệ thống đồng thời cập nhật Mã của cơ quan thuế trạng thái hóa đơn thành Hóa đơn không hợp lệ 

Trên đây là hướng dẫn Lập và phát hành hóa đơn điện tử Sapo Invoice.