Gửi dữ liệu Hóa đơn máy tính tiền (MTT) đến Cơ quan Thuế (CQT) trên Sapo Invoice

Theo Điều 30, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hàng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong ngày.

Cách 1: Gửi dữ liệu thủ công

Bước 1: Truy cập danh sách hóa đơn

Tại menu bên trái của trang quản trị Sapo Invoice:

• Chọn mục Hóa đơn đầu ra.
• Chọn menu con HĐ từ máy tính tiền.

Màn hình sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn đã phát hành tại cửa hàng nhưng chưa được gửi dữ liệu lên CQT (Trạng thái hóa đơn là Đã phát hành nhưng cần chuyển dữ liệu đi).

Bước 2: Khởi tạo lệnh gửi dữ liệu

Tại màn hình danh sách "HĐ khởi tạo từ máy tính tiền":

• Nhìn lên góc trên bên phải màn hình.
• Bấm vào nút Gửi dữ liệu MTT đến CQT (Nút màu trắng, viền xanh, nằm cạnh nút "Nhập file").

Bước 3: Lựa chọn số lượng hóa đơn cần gửi

Màn hình sẽ hiển thị Popup "Gửi dữ liệu máy tính tiền đến CQT". Tại đây bạn cần thiết lập số lượng hóa đơn muốn gửi đi trong đợt này.

• Chọn số lượng:
  • Bấm vào ô Số lượng hóa đơn (Mặc định thường là "Tất cả hóa đơn").
  • Danh sách xổ xuống cho phép bạn chọn gửi theo lô: 20, 50, 100, 200, 500, 1000 hóa đơn hoặc Tất cả.
  • Khuyên dùng: Nếu số lượng hóa đơn tồn đọng quá lớn (hàng nghìn), nên chia nhỏ gửi theo lô (ví dụ 200-500) để đảm bảo đường truyền ổn định và ký số nhanh hơn.
• Kiểm tra chi tiết (Tùy chọn):
  • Danh sách bên dưới sẽ liệt kê các hóa đơn sẽ được gửi đi (gồm Ký hiệu, Ngày, Số hóa đơn, Tổng tiền).
  • Bạn có thể bấm vào biểu tượng Con mắt (cạnh cột Tổng tiền) để xem lại chi tiết nội dung từng hóa đơn nếu cần rà soát.

Bước 4: Chọn hình thức ký số và Ký gửi

Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần chọn đúng loại chữ ký số (CKS) mà đơn vị đang sử dụng. Tại phần Hình thức ký số dưới cùng popup, hãy tích chọn loại phù hợp:

Trường hợp 1: Ký số qua USB Token

• Thao tác:
  • Cắm USB Token vào máy tính đang thao tác.
  • Trên màn hình phần mềm, tích chọn ô tròn trước mục Ký số qua USB Token.
  • Bấm nút Gửi.
  • Phần mềm yêu cầu nhập mã PIN của USB Token (popup của phần mềm ký số hiện lên). Nhập mã PIN và xác nhận.
• Lưu ý: Máy tính phải được cài đặt bộ cài Driver của USB Token và công cụ ký số Sapo trước đó.

Trường hợp 2: Chữ ký số từ xa (Remote Signing)

(Ví dụ: SoftDream, Intrust, EasyCA...)

• Thao tác:
  • Tích chọn vào nhà cung cấp CKS từ xa bạn đang dùng (Ví dụ: Chữ ký số từ xa SoftDream).
  • Bấm nút Gửi.
  • Một màn hình Xác nhận ký số sẽ hiện ra kèm mã QR Code và đồng hồ đếm ngược (thường là 5 phút).
  • Mở ứng dụng chữ ký số trên điện thoại (ví dụ app EASYCA hoặc app của nhà cung cấp tương ứng).
  • Xác nhận ký trên điện thoại (bằng vân tay/FaceID hoặc mã OTP).
  • Sau khi xác nhận trên điện thoại, màn hình máy tính sẽ tự động đóng lại và thực hiện gửi.

Trường hợp 3: Chữ ký số HSM (Server)

(Thường dùng cho doanh nghiệp xuất lượng hóa đơn lớn, CKS được tích hợp sẵn trên server)

• Thao tác:
  • Tích chọn vào mục Chữ ký số HSM... (Ví dụ: HSM SoftDream, HSM HILO-CA).
  • Bấm nút Gửi.
  • Đặc điểm: Hệ thống sẽ tự động ký và gửi đi ngay lập tức mà không cần cắm USB hay xác nhận qua điện thoại (do đã cấu hình đấu nối trước đó).

Bước 5: Kiểm tra kết quả

Sau khi hoàn tất bước ký số:

• Nếu thành công: Hệ thống hiển thị thông báo màu xanh "Gửi thành công". Số lượng hóa đơn cảnh báo màu vàng ở trang chủ sẽ giảm xuống tương ứng.
• Trạng thái hoàn tất: Khi toàn bộ hóa đơn đã được gửi hết, nếu bạn bấm lại vào nút Gửi dữ liệu MTT đến CQT, hệ thống sẽ hiển thị popup thông báo: "Không có dữ liệu cần gửi đến CQT".
• Lúc này, bạn bấm Đóng. Quy trình hoàn tất, bạn đã hoàn thành nghĩa vụ gửi dữ liệu thuế trong ngày.

Cách 2: Gửi dữ liệu tự động (theo khung giờ)

Để tránh quên gửi dữ liệu trong ngày dẫn đến bị phạt, Sapo Invoice hỗ trợ tính năng tự động quét và gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền lên CQT theo các khung giờ được thiết lập sẵn.

Quy trình cài đặt:

Bước 1: Truy cập thiết lập ký số

• Tại trang quản trị Sapo Invoice, chọn Cấu hình (biểu tượng bánh răng góc dưới cùng bên trái).
• Chọn mục Thiết lập ký số.

Bước 2: Kích hoạt tính năng tự động

• Kéo xuống cuối màn hình Thiết lập ký số, tìm mục Cài đặt tự động.
• Tích chọn vào ô vuông: Tự động gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế.

Bước 3: Cấu hình thông tin gửi

Sau khi tích chọn, bảng cấu hình chi tiết sẽ hiện ra. Bạn cần điền đầy đủ các trường thông tin sau:

• Chữ ký số (*): Bấm vào danh sách thả xuống và chọn chữ ký số bạn muốn dùng để ký gửi dữ liệu (Ví dụ: Chữ ký số HSM HILO-CA...).
  • Lưu ý: Danh sách chỉ hiển thị các chữ ký số HSM hoặc ký số từ xa đang hoạt động và đã đăng ký tờ khai.
• Thời gian (*): Chọn các khung giờ bạn muốn hệ thống tự động thực hiện gửi dữ liệu (Ví dụ: 12:30, 17:00, 23:30).
  • Giới hạn: Bạn được chọn tối đa 3 khung giờ trong ngày.
• Email nhận thông báo: Nhập địa chỉ email của kế toán hoặc chủ cửa hàng. Sau mỗi lần hệ thống gửi dữ liệu tự động, kết quả (thành công/thất bại) sẽ được gửi về email này để bạn nắm bắt.

Bước 4: Lưu thiết lập

Sau khi điền đủ thông tin, bấm nút Lưu ở góc trên bên phải màn hình để hoàn tất.