Tra cứu lịch sử truyền nhận tờ khai sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN trên Sapo Invoice

Tính năng "Lịch sử truyền nhận" là công cụ giúp bạn theo dõi toàn bộ quá trình gửi nhận và phản hồi của Cơ quan Thuế (CQT) đối với các Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử. Việc này giúp bạn nắm bắt nhanh chóng trạng thái của tờ khai, đặc biệt là để xử lý kịp thời các tờ khai không hợp lệ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Chứng từ điện tử > Tờ khai, Lịch sử truyền nhận.
Xem hướng dẫn phân quyền trên Sapo Invoice tại đây.

1. Giải thích các trạng thái của Tờ khai

Khi tra cứu, bạn sẽ gặp các trạng thái sau từ Cơ quan Thuế:

Trạng thái	Ý nghĩa
CQT tiếp nhận	Tờ khai đã được gửi thành công. Cơ quan thuế đã tiếp nhận và đang trong quá trình xử lý.
CQT chấp nhận	Tờ khai đã được gửi thành công và Cơ quan thuế đã tiếp nhận, kiểm tra và xác nhận hợp lệ. Người nộp thuế được phép phát hành và sử dụng chứng từ điện tử theo đăng ký.
CQT không tiếp nhận	Tờ khai gửi đi không được tiếp nhận vào hệ thống CQT (có thể do sai định dạng file, sai chữ ký số, lỗi kỹ thuật khi truyền nhận…). Người nộp thuế cần kiểm tra và gửi lại tờ khai.
CQT không chấp nhận	Tờ khai đã được tiếp nhận nhưng nội dung có sai sót (sai thông tin người nộp thuế,...). Người nộp thuế cần điều chỉnh/bổ sung và gửi lại tờ khai.
Chờ CQT phản hồi	Tờ khai đã được gửi đi thành công, nhưng Cơ quan thuế chưa trả kết quả. Trạng thái tạm thời trong quá trình chờ hệ thống CQT phản hồi.
Thông điệp không hợp lệ	Dữ liệu (file XML) bạn gửi đi có lỗi về cấu trúc, không đúng định dạng quy định.

2. Xem lịch sử truyền nhận tờ khai sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN với Cơ quan Thuế

Cách 1: Tra cứu tại màn hình Lịch sử truyền nhận

Bước 1: Truy cập Lịch sử truyền nhận

Từ menu Sapo Invoice, bạn chọn Chứng từ khấu trừ thuế > Lịch sử truyền nhận.

Bước 2: Chọn loại lịch sử cần xem

Tại màn hình lịch sử truyền nhận, hệ thống đã mặc định hiển thị Tờ khai đăng ký.

Bước 3: Tìm kiếm và lọc danh sách

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả các tờ khai đã gửi. Để tìm kiếm nhanh, bạn có thể:

Sử dụng thanh tìm kiếm: Nhập Số tờ khai hoặc Mã thông điệp vào ô tìm kiếm.
Sử dụng bộ lọc:
- Trạng thái: Chọn một hoặc nhiều trạng thái để xem các tờ khai tương ứng > nhấn Lọc.
- Ngày lập: Chọn một khoảng thời gian để giới hạn kết quả > nhấn Lọc.

Bước 4: Xem chi tiết nhật ký truyền nhận

Để xem chi tiết quá trình xử lý của một tờ khai, bạn nhấp vào dòng tờ khai đó.
Một cửa sổ chi tiết sẽ hiện ra ở bên phải màn hình, hiển thị từng bước thời gian và thông điệp phản hồi từ Cơ quan Thuế.

Bước 5: Tải file thông điệp (XML) để kiểm tra lỗi

Trong cửa sổ chi tiết (ở Bước 4), mỗi thông điệp CQT trả về sẽ có biểu tượng tải xuống (hình mũi tên).
Nếu tờ khai không hợp lệ, bạn có thể nhấn vào đây để tải file XML chứa nội dung lỗi chi tiết để kiểm tra và khắc phục.

Cách 2: Tra cứu nhanh từ màn hình Lập tờ khai

Nếu bạn đang ở màn hình danh sách tờ khai, bạn có thể xem nhanh lịch sử của một tờ khai cụ thể.

Truy cập Chứng từ khấu trừ thuế > Lập tờ khai.
Tại dòng tờ khai cần theo dõi, nhấn vào biểu tượng ba chấm (...) ở cuối dòng.
Chọn Nhật ký truyền nhận để xem chi tiết.
Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại đây.