Tạo và phát hành hóa đơn điện tử trong chi tiết đơn hàng

Để tối ưu quy trình và đảm bảo tính chính xác, Sapo cho phép bạn tạo và phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) trực tiếp từ màn hình chi tiết của đơn hàng online tương ứng. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu lại thông tin, giảm thiểu sai sót và dễ dàng liên kết hóa đơn với đơn hàng gốc.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền Đơn hàng và Ứng dụng Sapo Invoice. Xem chi tiết bài hướng dẫn phân quyền nhân viên tại đây.
Tài khoản quản lý bán hàng của bạn đã kết nối hóa đơn điện tử Sapo Invoice. Xem chi tiết bài hướng dẫn kết nối tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình chi tiết đơn hàng

Tại trang quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng > chọn mã đơn hàng cần tạo hóa đơn điện tử

Bước 2: Yêu cầu hoá đơn

Tại màn chi tiết đơn hàng, bạn kéo xuống mục hoá đơn điện tử, trạng thái Chưa yêu cầu hoá đơn điện tử, bấm chọn Yêu cầu hoá đơn và nhập các thông tin trên popup “Xuất thông tin hoá đơn”

Trường thông tin	Mô tả & Hướng dẫn điền
Mã số thuế	Nhập Mã số thuế (MST) của khách hàng nếu là công ty, tổ chức hoặc hộ kinh doanh. Đối với khách hàng cá nhân không có MST thì có thể bỏ trống. Mẹo: Sau khi nhập MST hợp lệ, nhấn nút “Lấy thông tin” để hệ thống tự động tra cứu và điền thông tin Tên công ty và Địa chỉ từ cơ sở dữ liệu doanh nghiệp (nếu có).
Tên công ty	Nhập tên đầy đủ, chính thức của công ty/tổ chức/hộ kinh doanh của người mua như đã đăng ký. Trường này có thể được tự động điền sau khi nhấn "Lấy thông tin" từ MST.
Địa chỉ	Nhập địa chỉ đăng ký kinh doanh hoặc địa chỉ giao dịch chính thức của người mua. Trường này cũng có thể được tự động điền sau khi nhấn "Lấy thông tin" từ MST.
Tên người mua	Nhập họ và tên đầy đủ của người mua hàng. Đây có thể là tên cá nhân (nếu khách lẻ) hoặc tên người đại diện/người liên hệ của công ty.
Số điện thoại	Nhập số điện thoại liên lạc của người mua để tiện liên hệ hoặc bổ sung thông tin hóa đơn nếu cần.
Email nhận hóa đơn *	Nhập địa chỉ email mà khách hàng muốn nhận bản hóa đơn điện tử sau khi phát hành. Đây là trường bắt buộc, trừ khi bạn đánh dấu vào ô "Người mua không lấy hóa đơn".
Người mua không lấy hóa đơn	Đánh dấu (tick) vào ô này nếu người mua là khách lẻ và không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử chính thức (không cần kê khai thuế). Khi chọn ô này, trường Email nhận hóa đơn có thể không còn bắt buộc.

Nhấn Xác nhận để hoàn tất

Bước 3: Xem hoá đơn

Ngay khi hoàn thành Yêu cầu hoá đơn, mục hoá đơn điện tử chuyển sang trạng thái Hoá đơn điện tử chờ phát hành
Tại đây bạn có thể bấm vào biểu tượng bút chì cạnh Thông tin xuất hoá đơn điện tử để nhập các thông tin người nhận hoá đơn
Bấm Xem hoá đơn để xem chi tiết hoá đơn trước khi phát hành

Bước 4: Chọn ký hiệu và phát hành

Trên màn hình chi tiết hoá đơn bạn chọn Ký hiệu hóa đơn và nhập các thông tin khác trên hóa đơn (nếu cần)
Nhấn Lưu để lưu trữ lại thông tin hóa đơn đã lập hoặc nhấn Lưu & Phát hành để phát hành ngay hóa đơn đã lập.

Bước 5: Phát hành hoá đơn

Trên màn hình popup Phát hành hoá đơn, chọn hình thức ký số và chọn Phát hành để Phát hành hóa đơn điện tử
Tại đây bạn có thể tích chọn ô vuông trước Gửi hoá đơn cho khách hàng nếu muốn gửi hoá đơn cho khách

Lưu ý:

Với hoá đơn chưa có thông tin người mua, hệ thống sẽ thiết lập thông tin khách hàng là Người mua không lấy hoá đơn

Bước 6: Kiểm tra trạng thái hoá đơn

Khi phát hành hóa đơn thành công, hóa đơn được CQT cấp mã và trạng thái hóa đơn chuyển sang Đã cấp mã
Nếu hóa đơn đã phát hành Từ chối cấp mã, bạn truy cập vào Sapo Invoice để kiểm tra lý do