Cấu hình xác nhận hoàn hàng khi đơn bị hủy giao trên phần mềm Sapo OmniAI

Tính năng này giúp bạn chủ động kiểm soát việc hoàn kho khi đơn vị vận chuyển báo hủy đơn. Thay vì tự động cộng tồn kho, hệ thống sẽ chờ bạn xác nhận thủ công, giúp tránh lệch tồn kho do sai sót từ phía đối tác vận chuyển.

1. Thiết lập cấu hình xác nhận hoàn hàng

Để kích hoạt tính năng kiểm soát hoàn hàng thủ công, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập tính năng cấu hình vận chuyển

• Tại màn hình quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái, bạn chọn Cấu hình > chọn mục Cấu hình vận chuyển.

Bước 2: Cấu hình xác nhận hoàn hàng khi đơn bị hủy giao

Tại dòng "Tự động đồng bộ trạng thái Hủy giao hàng với ĐTVC tích hợp khi đơn ở trạng thái Chờ lấy hàng", bạn thực hiện tích chọn ô vuông để kích hoạt tính năng.

• BẬT: Khi đối tác vận chuyển gửi trạng thái "Hủy", Sapo sẽ tự động hủy đơn và cộng lại tồn kho ngay lập tức.
• TẮT: Khi đối tác vận chuyển gửi trạng thái "Hủy", đơn hàng trên Sapo sẽ chuyển sang trạng thái "Chờ xác nhận hoàn hàng". Tồn kho chưa được cộng lại cho đến khi bạn xác nhận.

Bước 3: Lưu thiết lập

• Nhấn Lưu để hoàn tất cài đặt.

2. Quy trình xử lý đơn "Chờ xác nhận hoàn hàng"

Tùy thuộc vào việc bạn BẬT hay TẮT cấu hình "Tự động đồng bộ trạng thái Hủy giao hàng", hệ thống Sapo sẽ có cơ chế xử lý tồn kho khác nhau khi đối tác vận chuyển báo hủy đơn.

Trường hợp 1: Bạn BẬT cấu hình tự động

Khi đối tác vận chuyển cập nhật trạng thái đơn hàng là "Hủy giao hàng" (trong lúc đơn đang ở trạng thái Chờ lấy hàng):

• Hệ thống Sapo: Tự động chuyển trạng thái đơn hàng sang Đã hủy.
• Tồn kho: Hệ thống lập tức cộng lại số lượng tồn kho của sản phẩm trong đơn hàng đó.

Ưu điểm: Tiết kiệm thao tác xử lý.

Rủi ro: Nếu đối tác vận chuyển cập nhật sai trạng thái (hàng thực tế vẫn đang đi giao nhưng báo hủy), kho sẽ bị lệch (dư tồn ảo).

Trường hợp 2: Bạn TẮT cấu hình tự động

Đây là quy trình giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hàng hóa. Khi đối tác vận chuyển báo "Hủy giao hàng", hệ thống sẽ không tự động hoàn kho ngay mà chuyển đơn hàng sang trạng thái "Chờ xác nhận hoàn hàng".

Lúc này, bạn cần thực hiện quy trình kiểm tra và xác nhận thủ công theo các bước sau:

• Tại màn hình quản trị, bạn truy cập vào Đơn hàng > Danh sách đơn hàng.
• Tại bộ lọc Trạng thái giao hàng, bạn chọn lọc các đơn có trạng thái "Chờ xác nhận hoàn hàng".
• Bạn tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa tại kho và xử lý theo 2 tình huống:

Tình huống A (Hàng thực sự đang ở kho):

• • Bạn mở đơn hàng và nhấn nút Xác nhận hoàn hàng.
  • Kết quả: Hệ thống chuyển đơn sang trạng thái "Đã hủy" và cộng lại tồn kho. Quy trình hoàn tất.

Tình huống B (Hàng đã được Shipper lấy đi nhưng hệ thống báo hủy nhầm):

• • Bạn KHÔNG thao tác hoàn hàng.
  • Kết quả: Tồn kho không bị cộng ảo, giúp bạn giữ đúng số lượng tồn thực tế. Bạn cần liên hệ ngay với đối tác vận chuyển để yêu cầu cập nhật lại đúng trạng thái vận đơn.