Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Tạo và phát hành hoá đơn điện tử khi bán hàng tại quầy (POS) trên Sapo OmniAI

Việc xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngay tại thời điểm bán hàng ở quầy (POS) không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật (đặc biệt với hóa đơn từ máy tính tiền) mà còn mang lại sự chuyên nghiệp và tiện lợi cho cả cửa hàng và khách hàng. Sapo cho phép bạn dễ dàng tạo và phát hành HĐĐT trực tiếp từ màn hình bán hàng POS, giúp quy trình diễn ra nhanh chóng và thông tin được đồng bộ chính xác.

Lợi ích khi sử dụng tính năng này

  • Tiết kiệm thời gian: Tạo HĐĐT song song với việc tạo đơn hàng
  • Giảm thiểu sai sót: Thông tin sản phẩm, khách hàng, giá trị đơn hàng được lấy trực tiếp từ đơn POS, hạn chế nhầm lẫn.
  • Tuân thủ quy định: Đặc biệt quan trọng đối với các cửa hàng thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Chuyên nghiệp hóa quy trình: Cung cấp hóa đơn điện tử ngay cho khách hàng có nhu cầu.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước để tạo và phát hành HĐĐT ngay khi bán hàng trên kênh POS của Sapo.

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Truy cập màn hình bán hàng POS và tạo đơn hàng

  • Trang quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái, chọn Kênh bán hàng -> POS.
  • Màn bán hàng kênh Bán tại quầy, thêm sản phẩm vào đơn, chọn khách hàng (nếu có), áp dụng chiết khấu, khuyến mãi, thêm ghi chú... như quy trình tạo đơn hàng thông thường trên POS.

Bước 2: Yêu cầu và nhập thông tin xuất hoá đơn điện tử

  • Sau khi đã thêm đầy đủ thông tin sản phẩm và các thông tin khác cho đơn hàng:
  • Tại màn Bán hàng, bạn bấm chọn Sapo Invoice ở góc dưới màn hình và nhập các thông tin trên popup “Xuất thông tin hoá đơn”
Trường thông tin Mô tả & Hướng dẫn điền
Đơn vị phát hành Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng. Hiện tại, mặc định và chủ yếu là Sapo Invoice.
Ký hiệu * Nhấp vào ô và chọn đúng Mẫu số - Ký hiệu hóa đơn điện tử mà bạn đã tạo, đăng ký và liên kết với chi nhánh này trước đó.
Mã số thuế Nhập Mã số thuế (MST) của khách hàng (nếu là công ty/tổ chức hoặc khách có yêu cầu). Nếu khách lẻ không có MST, bạn có thể bỏ trống.
Tên đơn vị Nhập tên đầy đủ, chính thức của công ty/tổ chức/hộ kinh doanh của người mua như đã đăng ký.
Địa chỉ Nhập địa chỉ đăng ký kinh doanh hoặc địa chỉ giao dịch chính thức của người mua.
Đây là trường bắt buộc khi bạn đã nhập thông tin Mã số thuế
Tên người mua Nhập họ tên đầy đủ của người mua hàng.
Số điện thoại Nhập số điện thoại liên lạc của người mua.
Số CMND/CCCD Nhập số Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người mua
Email nhận hóa đơn Nhập địa chỉ email khách hàng muốn nhận HĐĐT. Quan trọng để khách hàng nhận được hóa đơn.
Hình thức thanh toán Chọn hình thức thanh toán thực tế của đơn hàng (ví dụ: Tiền mặt, Chuyển khoản, TM/CK...).
Phát hành hóa đơn ngay sau khi thanh toán đơn hàng Xác nhận hóa đơn điện tử có được phát hành và cập nhật trạng thái thành “Đã phát hành” hay chỉ tạo hóa đơn điện tử ở trạng thái “Chưa phát hành”
  • Nhấn nút Lưu trên popup Thông tin xuất hóa đơn để ghi nhớ các thông tin bạn vừa nhập.

Bước 3: Hoàn tất thanh toán đơn hàng và tạo hoá đơn điện tử

  • Xác nhận Thanh toán và tạo đơn hàng. Sau khi tạo đơn hàng thành công, hóa đơn điện tử sẽ được tạo tự động theo thông tin đã nhập ở trên.
  • Nếu bạn đã tích chọn "Phát hành hóa đơn ngay khi thanh toán đơn hàng": Hóa đơn sẽ được tự động gửi đi ký số và phát hành. Bạn có thể kiểm tra trạng thái (Đã phát hành) trên Sapo Invoice.
  • Nếu bạn không tích chọn "Phát hành hóa đơn ngay khi thanh toán đơn hàng": Hóa đơn sẽ được tạo ở trạng thái Chưa phát hành trên Sapo Invoice. Bạn cần truy cập Sapo Invoice để thực hiện các bước phát hành tiếp theo.

Nếu có bật trường thông tin Hóa đơn điện tử trong Cấu hình mẫu in > Khi in hóa đơn bán hàng sẽ in kèm thông tin hóa đơn điện tử

Đóng